Finance & IT: Tipps für das Ausgabenmanagement

Obwohl sie beide den Erfolg des Unternehmens im Blick haben und damit dasselbe Ziel verfolgen, sprechen CIOs und CFOs oft unterschiedliche Sprachen. Deutlich wird das insbesondere bei der Analyse und Erfassung der Mitarbeiterausgaben. Eine Studie von Forrester Research vor einigen Jahren hat gezeigt, dass 64 Prozent denken, dass die Finanzabteilung ihren Fokus allein auf die Reduktion von Kosten und weniger auf die Usability und Employee Experience von Softwareanwendungen lege. Das stehe auf der Agenda der IT-Abteilung, die wiederum Kostensenkungen vernachlässige, sagen 61 Prozent.

Klar ist: Ein effizientes System für das Reisekostenmanagement muss einfach zu bedienen sein und eine vollständige Ausgabenübersicht liefern. Denn das Finanzmanagement ist auf eine vollständige, akkurate und zuverlässige Erfassung von Ausgaben angewiesen, um Budgets sorgfältig aussteuern zu können. Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Finanzmanagement ermöglicht integrierte und intelligente Lösungen, die auf den Arbeitsalltag und die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen.

Passende Tools fördern das Nutzererlebnis der Mitarbeiter, lassen sich leicht integrieren, steigern zugleich die Effizienz und reduzieren Kosten.

Mitarbeiterausgaben optimieren: Tipps für Finance und IT

1. Denksilos aufbrechen: Wie die IT Softwarelösungen zur Effizienz- und Performancesteigerung auswählt, ist für Finanzführungskräfte oftmals nicht unmittelbar ersichtlich. Führungskräften aus der IT hingegen liegen keine Informationen dazu vor, wie sich diese Lösungen auf die Workflows des Finanzmanagements auswirken. Nehmen sich beide Seiten Zeit, die Prioritäten des Anderen besser zu verstehen, identifizieren sie leichter Produkte, die gemeinsame Interessen bedienen. Versteht die IT beispielsweise Finanzanalyseprozesse und die Zielvorgaben der Finanzabteilung besser, können sie passgenauere Lösungen empfehlen. 
2. Reisekostenmanagement integrieren: Mitarbeiterausgaben sind eine relevante Größe für die Erfüllung von Zielvorgaben. Finanzmanagement und IT haben wertvolle, aber auch unterschiedliche Perspektiven bei der Bewertung der besten Option für das Reisekostenmanagement. Der erste Schritt einer wirkungsvollen Zusammenarbeit liegt im gemeinsamen Audit der aktuell genutzten Tools und Systeme. Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen werden hierbei schnell erkannt. Zudem gewährleistet dies die Integration in die IT-Landschaft des Unternehmens und die Verknüpfung mit den Systemen anderer Abteilungen wie IT, HR, Compliance und Risikomanagement. Mit einem vernetzten Ökosystem bekommen Unternehmen ein vollständiges Bild der Ausgaben. So können sie Sparpotenziale erkennen und die finanzielle Gesamtperformance des Unternehmens steigern. 
3. Umfassende Strategien entwerfen: Eine gemeinsame Strategie sollte sowohl die Bedürfnisse der IT als auch des Finanzmanagements erfüllen. Laut Forrester sind 75 Prozent der Unternehmen mit integrierten Finanz- und IT-Strategien zufriedener mit ihrem Reisekostenmanagement. Zieht man darüber hinaus Ergebnisse aus dem Audit hinzu und priorisiert gemeinsame Ziele, können Unternehmen nutzerfreundliche, innovative Tools identifizieren. Im Idealfall ermöglichen diese Finanzführungskräften zu jeder Zeit ein effizientes Ausgabenmanagement und unterstützen die IT darin, Innovation und Agilität im Unternehmen voranzutreiben. 
4. Ziehen Sie die Cloud in Betracht: Immer mehr Mitarbeiter arbeiten „remote“ und nicht mehr ausschließlich im Büro. Unternehmen müssen deshalb neue Wege einschlagen, um die Kontrolle über Kosten und Ausgaben zu behalten. Obendrein nutzen Mitarbeiter eine Vielzahl mobiler Endgeräte und haben genaue Erwartungen, wie Technologien funktionieren sollten. Skalierbare und flexible Cloud-Technologien sind für die Erfüllung dieser Anforderungen bedeutender denn je. Sie bieten Flexibilität, um die dringend benötigte Kontrolle und Transparenz für Sparpotenziale bei den Gesamtausgaben zu erzielen, indem sie Daten direkt von Reise- und Kreditkartenanbietern und praktisch jeder anderen Quelle erfassen. Besonders wichtig ist das für Geschäftsreisende, die in Restaurants, Flughäfen und Hotels auf der ganzen Welt bezahlen und diese Spesen einreichen. IT- und Finanzteams sollten in Cloud-Lösungen investieren, die sich schnell implementieren und skalieren lassen und APIs nutzen, damit der Datenfluss zwischen den Unternehmenstools reibungslos funktioniert.

Warum eine Cloud Software für die Digitalisierung der Reisekosten?

Wenn Finanz- und IT-Abteilungen also zusammenarbeiten, können Unternehmen die richtigen Tools zur Verbesserung von Transparenz und Compliance, zur Kostenkontrolle und zum Schutz von Daten finden. SAP Concur bringt beide Abteilungen zusammen: Unsere Cloud-basierten Lösungen für das Reise- und Reisekostenmanagement sind durchgängig integriert, so dass Finanzteams in Echtzeit alle Ausgaben kontrollieren können und so effizientere und sicherere IT-Prozesse geschaffen werden.