Firmenkarten statt Bargeld: Einsparungen ohne Nachteile

Es gibt viele Möglichkeiten, Einsparungen zu erzielen. Sie können zum Beispiel größere Meetings und Veranstaltungen zusammenlegen, Budgets für ganze Abteilungen einfrieren oder die Gehaltserhöhungen für Ihre Mitarbeitenden begrenzen. Doch jede Kürzung bringt immaterielle Kosten mit sich, die sich nachteilig auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit auswirken können. Wir möchten Ihnen deshalb eine bessere Lösung vorstellen.

Einsparungen können unangenehme Folgen haben – etwa in Bezug auf die Kundenzufriedenheit, die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden, das Angebot wettbewerbsfähiger Löhne oder fehlende Ressourcen für die Einführung von Innovationen auf dem Markt. Doch das muss nicht so sein. Denn es gibt einen Weg, der all das vermeidet: Stellen Sie Bargeldausgaben auf Firmenkarten um und gewinnen Sie eine bessere Kontrolle über die "unsichtbaren" Ausgaben.

Darum sollte Ihr Unternehmen die Verwendung von Bargeld einschränken

Bezahlen mit Karte ist billiger

Die Verwaltung von Bargeld ist aufwändig: manuelle Zählung des Bargelds, Überprüfung der Ausgaben, Bestätigung der Pauschalen und Eingabe der Ausgabenbeträge – all das erhöht die Kosten im Hintergrund. Wenn Ihre Mitarbeitenden beispielsweise Bargeldausgaben manuell eingeben müssen, können Fehler auftreten und nicht konforme Ausgaben übersehen werden. Bei der Bezahlung mit einer Firmenkarte entfallen solche Risiken, da die Transaktionsdaten direkt in Ihr Spesensystem gebucht werden.

Die Nachverfolgung großer Mengen an Bargeld ist schwierig

Wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Bargeld bezahlen, kann es schwierig sein, zu erkennen, welche Ausgaben getätigt wurden. Und wenn Sie nicht sehen können, was ausgegeben wird, können Sie die Ausgaben auch nicht eindämmen. Darüber hinaus besteht ein höheres Risiko, dass sie nicht mit den Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen. So kann Bargeld im Vergleich zu Firmenkarten viele Probleme verursachen:

• Es ist nicht rechenschaftspflichtig und kann leicht missbraucht werden.
• Es gibt weniger Dokumentation und weniger Daten.
• Die Nachverfolgung hoher Volumina ist für die Finanz- und Buchhaltungsteams schwierig.
• Die Validierung manuell erfasster Ausgaben ist zeitaufwändiger.

Betrügerische Ausgaben sind keine Seltenheit

Die Veruntreuung von Vermögenswerten ist eine der häufigsten Betrugsarten. Die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) hat in ihrem jüngsten Bericht für das Jahr 2022 herausgefunden, dass der durchschnittliche Verlust durch Betrug in einem Jahr 15.000 US-Dollar beträgt. Zudem dauert es durchschnittlich 12 Monate, um ihn aufzudecken – das bedeutet, der durchschnittliche Verlust pro Monat beträgt durchschnittlich 8.300 US-Dollar.

Firmenkarten erhöhen die Möglichkeiten für Einsparungen

Für den Einsatz von Firmenkarten hat sich die 80/20-Regel bewährt – mindestens 80% der Ausgaben sollten per Karte, nicht mehr als 20% mit Bargeld getätigt werden. Damit können Sie mehr Mitarbeitende von der Verwendung von Firmenkarten überzeugen, so dass Ihr Unternehmen eine bessere Kontrolle und Transparenz erhält. Auf diese Weise ist es auch einfacher, exakte, abgleichbare Ausgabendaten direkt in Ihre SAP Concur-Lösung zu integrieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Rascher Überblick über die Ausgaben: Firmenkartentransaktionen können innerhalb von Minuten in die Spesenabrechnungen übernommen werden, während es Wochen oder sogar Monate dauern kann, bis Bargeldbelege in einer Spesenabrechnung auftauchen.
• Höhere Qualität der Daten: Karten ermöglichen den Zugriff auf digitale Daten, die anhand von Bank- und Beleginformationen automatisch erfasst und gesendet werden. So lässt sich jederzeit überprüfen, woher die Ausgaben stammen.
• Höhere Firmenrabatte: Je mehr Karten Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können, desto mehr können Sie Skalenvorteile nutzen, um Ihre Unternehmensrabatte zu erhöhen.
• Bessere Möglichkeiten zur Verhinderung und Aufdeckung von Betrug: Mit mehr digitalen Werkzeugen zur automatischen Prüfung – wie Concur Detect by Oversight – können Sie betrügerische Ausgaben erkennen und bekämpfen.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen ihre Ausgaben nicht mit eigenem Bargeld begleichen, und es können Schwellenwerte für die belegpflichtigen Ausgaben mit der Firmenkarte festgelegt werden.

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Tipps zur Steigerung der Akzeptanz von Firmenkarten

Tatsächlich kann es eine Herausforderung sein, das Kaufverhalten Ihrer Mitarbeitenden zu ändern. Um die Akzeptanz von Firmenkarten zu fördern, hat es sich bewährt, diese Best Practices anzuwenden:

• Achten Sie darauf, dass alle Mitarbeitenden, die eine Unternehmenskarte haben sollten, auch eine haben.
• Bieten Sie Schulungen an, um Ihre Mitarbeitenden zu unterstützen und die Verwendung von Firmenkarten zu fördern.
• Erschweren Sie die Verwendung von Bargeld oder persönlichen Karten.
• Die Verwendung von Firmenkarten für die Buchung von Flug-, Auto- und Hotelausgaben vorschreiben.