Firmenkreditkarten: So behalten Sie den Ausgaben-Überblick

Bargeldloses Zahlen hat auch für Unternehmen viele Vorteile. Doch immer wieder werden Firmenkreditkarten versehentlich oder absichtlich missbraucht. In solchen Fällen können hohe Kosten entstehen – zum Schaden des Unternehmens. Zum Glück gibt es gute Wege, um Risiken erfolgreich im Griff zu behalten. Am besten, Sie folgen einfach unseren sieben Tipps.

Tipps für mehr Transparenz bei Firmenkreditkarten

Formulieren Sie Erwartungen

Unternehmen, die Kreditkarten ausgeben, sollten eine klare Spesenrichtlinie erstellen. Darin enthalten ist idealerweise eine jährliche Kartennutzungsvereinbarung, die alle Beschäftigten unterschreiben müssen. Legen Sie eindeutig fest, wie die Firmenkreditkarte verwendet werden soll – einschließlich der Pflichten der Benutzerin oder des Benutzers, der Arten von Ausgaben, die getätigt werden können, und der Kaufnachweise, die für jeden Artikel vorgelegt werden müssen. Legen Sie das Disziplinarverfahren bei Nichteinhaltung klar dar – und setzen Sie es im Fall des Falles auch durch.

Begrenzen Sie die Haftung

Legen Sie Ausgabenlimits für bestimmte Posten wie Hotelzimmer sowie allgemeine Ausgabenobergrenzen fest, um Ihre Verbindlichkeiten zu begrenzen. Überprüfen Sie die Limits regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie noch angemessen sind und nicht überschritten werden müssen. Anbieter von Firmenkreditkarten bieten auch eigene Tools an, um die Verwendung der Karten einzuschränken. Bei einigen können Sie sogar festlegen, zu welchen Zeiten und an welchen Wochentagen die Karten genutzt werden können. Und natürlich sollten Sie darauf achten, dass die Karten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gekündigt und eingezogen werden, wenn sie das Unternehmen verlassen.

Überwachen Sie die Ausgaben

Es ist sinnvoll, alle Ausgaben zu überwachen. Achten Sie auf Artikel, die für den persönlichen Gebrauch gekauft wurden oder auf Ausgaben für Artikel, die Kartennutzer zusätzlich zur Erstattung einreichen (so genanntes Double-Dipping).

Verlangen Sie Quittungen

Auch wenn Sie keine Quittungen für die Spesenabrechnung verlangen oder einen Grenzwert für die Anforderung von Quittungen festgelegt haben, sollten Sie dennoch auf Quittungen für alle Einkäufe bestehen. Vor allem dann, wenn Sie die Ihnen zustehende Mehrwertsteuer zurückfordern möchten.

Richten Sie Warnmeldungen ein

Ihr Kreditkartenanbieter kann Sie über verdächtige Aktivitäten oder Versuche, die Karte unsachgemäß zu verwenden, informieren. Richten Sie solche Warnmeldungen ein.

Genehmigen und kontrollieren Sie Ausgaben

Achten Sie darauf, dass Vorgesetzte oder verantwortliche Manager jede Kreditkartenabrechnung von Mitarbeitern ihres Teams abnicken müssen. Ernennen Sie zusätzlich eine Kontrollinstanz, die dafür verantwortlich ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Richtlinien einhalten. Mit gezielter Kostenkontrolle gewinnen Sie mehr Transparenz – was am Ende auch Ihren Beschäftigten wieder zugute kommen kann.

Stellen Sie auf die Digitalisierung der Ausgaben um

Durch die Automatisierung Ihrer Ausgaben und eine Kartenintegration fließen alle Transaktionen direkt in eine einzige Plattform ein, so dass Sie einen klaren, aktuellen Überblick über die Ausgaben aller Karteninhaber und Ausgabenkategorien erhalten. So lassen sich Ausgaben nicht erst dann überprüfen, wenn die Abrechnungen einmal im Monat eintreffen, sondern immer sofort. Der Wechsel von einem papierbasierten Ausgabenprozess zu einem automatisierten Vorgang gibt Ihnen so eine umfassendere und proaktive Kontrolle über Ihre Kosten.

Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten

Führungskräfte müssen bei der Ausarbeitung der Nutzungsbedingungen für Kreditkarten des Unternehmens die spezifischen Details ihrer Prozesse berücksichtigen. Tun sie dies nicht, entstehen leicht Unsicherheiten und Missverständnisse.