Geschäftsreisetrends: Vier Prognosen für 2025

Künstliche Intelligenz hat in diesem Jahr viele neue Anreize und bahnbrechende Anwendungsfälle für das Geschäftsreisemanagement geschaffen. Auch 2025 steht die Welt der Geschäftsreisen vor spannenden Veränderungen: Neue Technologien, steigende Anforderungen und veränderte Rahmenbedingungen prägen die Branche und eröffnen neue Chancen. Doch was wird im kommenden Jahr für Unternehmen und Travel Manager besonders wichtig?

Auch wenn sich die genaue Entwicklung nicht vorhersagen lässt, zeichnen sich bereits erste Trends ab. Die Prognose von SAP Concur zeigt, worauf es 2025 ankommt.

1. Zurück ins Büro, zurück zu mehr Geschäftsreisen

Unternehmen holen Mitarbeitende zunehmend zurück ins Büro, dadurch gewinnen persönliche Meetings und Kundenbesuche weiter an Bedeutung und die Zahl der Geschäftsreisen steigt. Das stellt neue Anforderungen an das Geschäftsreisemanagement: Wie können Unternehmen ihre Budgets optimal nutzen und gleichzeitig Compliance und Kosteneffizienz sicherstellen?

Führungskräfte werden 2025 daher auf eine strikte Kosten- und Risikoüberwachung setzen, um das Beste aus den verfügbaren Ressourcen herauszuholen. Integrierte Lösungen für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Wird der gesamte Geschäftsreiseprozess über eine Plattform abgebildet, lassen sich Ausgaben leichter überwachen, Betrugsrisiken frühzeitig erkennen, Richtlinienverstöße aufzudecken und die Kosteneffizienz langfristig sichern.

2. Cybersicherheit im Fokus: Innovationen ohne Risiko

Unternehmen investieren zunehmend in Prozessautomatisierung und generative KI, um auch 2025 effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit diesen Innovationen steigen aber auch die Risiken von Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen.

Insbesondere der Wettbewerbsdruck macht Unternehmen dabei anfällig: Werden neue Systeme leichtfertig integriert und Mitarbeitende nicht geschult, steigt das Risiko von Datenlecks deutlich – auch auf Geschäftsreisen. Bereits heute werden fast drei von vier Reisende Opfer eines Cyberangriffs. Der Ausbau der Sicherheitsinfrastruktur wird daher immer mehr in den Fokus rücken. Nur Unternehmen, die den Spagat zwischen Fortschritt und Datensicherheit meistern, können langfristig und ohne wirtschaftliche Schäden innovativ bleiben.

3. KI zwischen Effizienz und Skepsis

Während der große Hype abflacht, wird KI zunehmend als praktisches Werkzeug eingesetzt, um wiederkehrende Aufgaben wie die Überprüfung von Ausgaben oder Betrugserkennung zuverlässig zu automatisieren. Travel Manager und Finanzverantwortliche verbringen dadurch weniger Zeit mit Routineaufgaben und können sich auf wichtige und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. So könnten schon bald vertrauenswürdige Transaktionen nicht mehr in der automatisierten Reisekostenabrechnung erscheinen. Umfangreiche Reisekostenabrechnungen werden durch Exception Reports ersetzt, die lediglich Abweichungen von der Reiserichtlinie hervorheben. Diese weisen die Prüfer nur auf Abweichungen von Richtlinien hin und beschleunigen so den Prüfprozess.

Trotz dieser Fortschritte bleibt die Skepsis: Zwar befürworten 96 % der Reisenden den Einsatz von KI-gestützten Systemen zur Unterstützung auf Geschäftsreisen, sehen die Technologie aber weniger als Komplettlösung an. Entscheidend für das kommende Jahr wird es sein, die wertvollsten Anwendungsfälle zu identifizieren und gezielt weiterzuentwickeln, um einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen und Mitarbeitende nicht zu überfordern.

4. Wachsende Nachfrage an ein verbessertes Reiseerlebnis

Mit der Zunahme von Geschäftsreisen und KI-Technologien steigen auch die Erwartungen der Mitarbeitenden. Echtzeit-Updates bei Störungen wie extremen Wetterereignissen oder geopolitischen Konflikten werden im kommenden Jahr unverzichtbar. Bereits heute müssen neun von zehn Reisenden aus der DACH-Region ihre Reise aufgrund von Unterbrechungen kurzfristig umplanen. Um die Mitarbeitenden nicht buchstäblich im Regen stehen zu lassen, stehen Arbeitgeber in der Pflicht, Technologien bereitzustellen, die die Mitarbeitenden rechtzeitig warnen und Alternativen empfehlen.

2025 markiert einen Wendepunkt in der Geschäftsreisebranche: Nach einem langen Hype rund um KI und digitale Innovationen rückt die praktische Umsetzung in den Vordergrund. Der Fokus liegt dabei auf einer Umsetzung, die Sicherheit, Innovation, Effizienz und ein verbessertes Reiseerlebnis vereint. Dabei geht es nicht um kurzfristige Optimierungen – nur Unternehmen, die sich auf gezielte Investitionen konzentrieren und nachhaltige Strategien verfolgen, werden langfristig erfolgreich sein.

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