Integration in SAP S/4HANA: So geht‘s

Wenn Sie häufiger hier im Blog unterwegs sind, haben Sie es sicher schon gehört: Mit SAP-Concur-Lösungen für das Reisekostenmanagement können Finanzverantwortliche und HR-Leiter aus dem Business heraus schnell und einfach die wesentlichen Schritte hin zum Intelligent Enterprise machen. Aber was genau heißt denn „schnell und einfach“ im SAP-Umfeld? Drei Wochen statt drei Monate? Oder ist das zu optimistisch geschätzt?

Stellen Sie sich vor, Sie würden in genau diesem Moment mit der technischen Integration von SAP-Concur-Lösungen in Ihr SAP-S/4HANA-System beginnen. Wenn Sie diesen Artikel zu Ende gelesen haben, wären Sie fertig. Das jedenfalls behauptet Carl-Philipp Müller, Director SAP Cloud Services von SAP-Partner Nagarro ES. In seinem Webinar tritt er den Beweis dafür an:

Ihr Kompass zum Erfolg: Integriertes Kostenmanagement

Im dritten Webinar der Reihe „Ihr Kompass zum Erfolg“ berichtet unser Partner Nagarro ES anhand von Kundenbeispielen über Digitalisierungsmaßnahmen im Integrationsprozess der SAP-Concur-Lösungen.

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Babylonisches Sprachwirrwarr zwischen Business und IT

Nun ist Schnelligkeit natürlich wichtig – aber eben nicht alles. Gerade Führungskräfte jenseits der IT sind häufig besorgt, dass sie nicht über das nötige technische Verständnis verfügen, um die Weichen bei der Integration einer neuen Lösung in das Bestandssystem von Beginn an richtig zu stellen.

In der Tat haben es Entscheidungsträger aus Finanzwesen oder HR bei der technischen Implementierung ihrer neuen Lösung in der Regel mit einem Technical Consultant zu tun. Er oder sie ist bestens darin geschult, die Anbindung an SAP S/4HANA vorzunehmen und die Datenreplikation aus dem Bestandssystem einzurichten. „Aber beide Seiten sprechen unterschiedliche Sprachen“, so Müller. Welche Aggregationsebene darf es denn sein? Welche Kontierungsobjekte sollen eingerichtet oder wie soll die HR-Stammdatenreplikation vorgenommen werden?

Gefühlt kann der Implementierungscall zur regelrechten Prüfungssituation für den Kunden werden. Am Ende kann es zu Fehlkonfigurationen kommen, zu Missverständnissen, vor allem aber zu Frust. Letztlich kann dabei zwar nichts passieren, was sich im Nachhinein nicht wieder beheben ließe. Aber die Nacharbeit könnte dann doch wieder aufwendig werden – und unabhängig davon bleibt ein Gefühl von Unsicherheit, das jeder Entscheidende lieber vermeiden würde.

Best Practice für die schnelle Integration

Nagarro ES hat als Cloud- und ERP-Spezialist und Experte für Finanzsysteme deshalb eine Best Practice entwickelt. Sie soll die Einführung begleiten, Sorgen nehmen und vor allem sicherstellen, dass das Neusystem von Beginn an passend angebunden wird.

„Dazu setzen wir bei den Zielen an“, sagt Müller. „Wir bereiten den Kunden – in seiner Sprache –  auf den Implementierungscall vor. Dabei ermitteln wir zunächst, was er oder sie mit der neuen Lösung überhaupt erreichen will, wo also im Alltag der Schuh drückt.“ Je nach Unternehmensstruktur, Abrechnungs- oder Reporting-Anforderungen kann sich nämlich beispielsweise stark unterscheiden, welche Aggregationsebenen bei der Integration in SAP S/4HANA einzurichten sind. „Wir können hier klare Empfehlungen geben, weil wir die Systemwelt des Kunden schon kennen oder mit gezielten Fragen die wesentlichen Punkte in Erfahrung bringen.“

Über den Status quo hinausdenken

Es kommt noch ein Punkt hinzu: Die meisten Entscheider kennen die Optionen gar nicht, die sich ihnen mit SAP-Concur-Lösungen eröffnen. „Ich vergleiche das gern mit dem Mobiltelefon“, sagt Alexander Michnov, Head of Sales bei SAP Concur. „Früher konnte man mit einem Handy telefonieren und SMS schreiben. Das wars – und mehr hat man auch nicht erwartet. Mit SAP Concur geben wir dem Kunden plötzlich ein Smartphone an die Hand, das man völlig anders verwenden würde, weil damit viel mehr möglich ist.“

Heißt konkret: Die eigentliche Reisekostenabrechnung steht zwar im Kern der Anwendung. Aber der gesamte Prozess dahinter kann völlig neu gedacht werden. Die Reisenden können beispielsweise ihre Reise direkt im System vorbereiten, dabei vom Unternehmen freigegebene Hotels buchen. Das Beantragen der Reise, das Erfassen und Zuordnen von Belegen machen die Mitarbeitenden ebenfalls selbst. Per Single Sign-on werden die Kosten gleich automatisch dem richtigen Mitarbeitenden zugeordnet, die Auszahlung erfolgt schneller und zuverlässiger. Die Fakturierung an den Kunden läuft sowieso automatisch.

„Wir zeigen solche Möglichkeiten kundenindividuell auf und erklären, worauf bei der SAP-Concur-Integration zu achten ist, um sie voll auszuschöpfen“, sagt Nagarro-Berater Müller. „Und wir erleben es dann immer wieder, dass Finanz- oder auch HR-Verantwortliche sich plötzlich viel größere Ziele setzen. Sie denken wirklich im Sinne eines Intelligent Enterprise.“