KI im Unternehmen für mehr Effizienz, Produktivität und Wachstum

Finanzverantwortliche und andere Führungskräfte sind sich des Potenzials von KI für Unternehmen zur Maximierung von Effizienz, Produktivität und Wachstum bewusst. Über die Hälfte plant bereits Investitionen in KI für ihr Unternehmen. 61 % erhoffen sich dadurch eine höhere Effizienz, 64 % möchten so Routineaufgaben automatisieren und 67 % streben eine höhere Prognosegenauigkeit an. Als Problem stellt sich jedoch die Wissenslücke heraus: 58 % der CFOs bekennen, dass sie sehr wenig über den Einsatz von KI im Finanzwesen wissen. Lesen Sie dieses Whitepaper und erweitern Sie Ihr Wissen, z. B. zu folgenden Themen: 

• Höhere Produktivität bei Geschäftsreisen und Kreditorenbuchhaltung durch den Einsatz von KI im Unternehmen 
• Wettbewerbsvorteile durch KI-gestützte Lösungen für das Reisekostenmanagement und die Kreditorenbuchhaltung 
• Best Practices für die erfolgreiche Einführung von KI im Unternehmen 
• Schulung von Finanzteams im Umgang mit KI-Tools 
• Messung des ROI von Investitionen in KI für das Unternehmen 

Geschäftsreisen & Kreditorenbuchhaltung: KI-Produktivitätssteigerung

In Diskussionen über den Einsatz von KI in Unternehmen stehen oft strategische Themen wie die Rentabilität von Technologieinvestitionen und Fachkräftemangel im Fokus. Häufig ist von Effizienz, Genauigkeit und Kostensenkung die Rede. Doch wie sieht die Praxis bei spezifischen Anwendungsfällen aus? KI steigert in Unternehmen bereits konkret die Effizienz vieler Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und im Geschäftsreisemanagement. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie KI-Lösungen für Unternehmen die Produktivität in diesen Bereichen signifikant steigern können. 

So sorgt KI in Unternehmen für eine effiziente Kreditorenbuchhaltung  

Die Stärke von KI liegt in ihrer Fähigkeit, große Datenmengen zu analysieren, Muster zu erkennen und zu lernen, Empfehlungen zu geben und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Im Bereich Kreditorenbuchhaltung kann sie ihr volles Potenzial entfalten und bietet Vorteile bei folgenden Themen: 

• Betrugserkennung – automatische Überprüfung von Rechnungen, um Informationen zu erfassen, Muster zu erkennen und Anomalien aufzudecken 
• Cashflow-Optimierung – automatisierte Buchungen, verbesserte Prognosegenauigkeit und Sicherstellung pünktlicher Zahlungen 
• Skontooptionen – Identifizierung und Priorisierung skontofähiger Rechnungen 
• Automatisierte Steuerberechnungen für sämtliche Rechtssysteme – Berechnung von Mehrwertsteuern und steuerpflichtigen Arbeitgeberleistungen für Beschäftigte und Senkung des Risikos von Prüfungen 
• Entscheidungsfindung – Ausgabendaten in Echtzeit für mehr Wachstum und Rentabilität 

Beispiele für Auswirkungen von KI auf das Geschäftsreisemanagement 

Die verschiedenen KI-gestützten Funktionen verändern das Geschäftsreisemanagement grundlegend, vom maschinellen Lernen, das die Erfassung von Belegen und das Erstellen von Spesenabrechnungen vereinfacht, bis hin zu generativer KI (GenAI), die personalisierte Empfehlungen ausspricht. Zu den Anwendungsfällen gehören: 

• Genehmigungen vor Reiseantritt liefern genaue, anhand der Reiseparameter ermittelte Preisspannen, und garantieren den Reisenden und Reiseverantwortlichen Kostensicherheit und Richtlinieneinhaltung. 
• Personalisierte Empfehlungen basieren auf den Anforderungen der Reisenden bei den Themen Kosten und Nachhaltigkeit und werden von den Präferenzen der Reisenden abgeleitet. Dies verkürzt die Reiseplanung. 
• Anleitungen in Echtzeit während des Prozesses in Form von In-App-Chats für Buchungen und das Einreichen von Spesenabrechnungen sowie Empfehlungen und Informationen zu Sicherheitseinstufungen der bereisten Gegenden und Reiseunterbrechungen bieten den Reisenden wertvolle Unterstützung. 
• Umfassende Analysen und Einblicke für Reiseverantwortliche durchleuchten Daten, zeigen Einsparpotenziale auf und liefern Benchmarks für Verbesserungen. 

KI als Wettbewerbsvorteil für Unternehmen 

Unternehmen nutzen KI-Tools zur Produktivitätssteigerung und Problemlösung. Für Ihre Finanz-, Reise- und Ausgabenprozesse sehen Unternehmen ein Verbesserungspotenzial, das erhebliche Wettbewerbsvorteile bietet. Doch worin besteht der Wettbewerbsvorteil von KI im Unternehmen?  

SAP Concur umfasst eine Reihe von KI-gestützten Lösungen, die Unternehmen klare Wettbewerbsvorteile verschaffen, z. B. indem sie die Produktivität erhöhen, die Compliance verbessern, die Employee Experience steigern und das Wachstum fördern: 

• Concur Expense beschleunigt die Bearbeitung von Spesenabrechnungen durch eine höhere Effizienz und liefert wertvolle Daten für die Entscheidungsfindung. 
• Concur Travel erleichtert Reisenden den Buchungsvorgang und informiert sie basierend auf ihren Präferenzen und Unternehmensrichtlinien über die besten Buchungsoptionen. 
• Concur Request Assistant schätzt mithilfe von GenAI Reisekosten anhand von Daten, Reisezielen, Standorten und Präferenzen. Dadurch sparen Reisende Zeit, da sie nicht mehr selbst manuell Informationen aus verschiedenen Quellen abrufen müssen.  
• Mit ExpenseIt können Reisende Belege fotografieren, Informationen erfassen, die Daten direkt in die Spesenabrechnungen integrieren und so vermeiden, dass ihre Spesenabrechnungen abgelehnt werden. 
• Concur Invoice extrahiert automatisch Ausgabeninformationen, erhöht die Transparenz und verbessert das Cash-Management.  
• Mit Intelligent Audit und Verify werden Spesenabrechnungen geprüft, die Gültigkeit von Belegen ermittelt und Informationen wie Betrag, Ausgabenkategorie, Datum und weitere wichtige Daten kontrolliert. 

Durch die schnelle und gezielte Einführung von KI können Unternehmen ihren Vorsprung sichern und dem Mitbewerb einen entscheidenden Schritt voraus sind. 

Künstliche Intelligenz: Strategie und Vision von SAP Concur

Mehr darüber, wie SAP Concur KI einsetzt und eine kurze Übersicht mit den wichtigsten Begriffen finden Sie in der Broschüre.

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Best Practices für die Implementierung von KI in Unternehmen  

Die Bedenken bei KI-Projekten beruhen oft auf Missverständnissen und können die Einführung erheblich behindern und verzögern. Mit überzeugenden Argumenten und einer durchdachten Strategie gelingt es jedoch, Stakeholder von den Vorteilen zu überzeugen und Ihr Projekt von Beginn an auf Erfolgskurs zu bringen.  

• KI lässt sich schwer integrieren: KI ist bereits in Ihre vorhandenen SAP-Concur-Lösungen eingebettet und lässt sich daher mühelos implementieren und in Ihre bestehenden Systeme integrieren.  
• Unsere Daten sind nicht sicher: Datensicherheit und Datenschutz sind unser oberstes Ziel. Deshalb werden Ihre Daten durch eine branchenführende Sicherheitsinfrastruktur, die alle gesetzlichen Standards erfüllt, in einem geschützten Rahmen und nicht mit öffentlichen LLMs wie ChatGPT geteilt. 
• Das dauert zu lange: Unsere KI-gestützten Lösungen bieten intuitive Erlebnisse für Unternehmen und Mitarbeitende und weisen eine lange Erfolgsgeschichte auf. Darüber hinaus sorgen wir mit umfassendem Onboarding-Support und Schulungen dafür, Ihre IT-Teams zu entlasten. 
• Es ist zu schwierig, einen datengestützten Business Case zu erstellen: Die Messung des ROI Ihrer KI-Anwendung für Unternehmen kann eine Herausforderung sein. Aber ein Blick auf Concur Expense zeigt, dass sich die Anfangsinvestition in sieben Monaten amortisiert hat und der ROI nach drei Jahren bei 628 % liegt.

So vermeiden Sie Fehler bei der KI-Implementierung   

Um eine erfolgreiche KI-Implementierungsstrategie zu entwickeln, ist es wichtig, Best Practices zu kennen und typische Fehler zu vermeiden, die IT-Verantwortliche und andere bei der Einführung von KI-Lösungen unterlaufen. Zu den Best Practices zählen: 

• Definieren Sie klare Ziele und Ergebnisse – egal, wie faszinierend Sie KI finden, widerstehen Sie dem Drang, überstürzt an das Thema heranzugehen, ohne zu wissen, was Sie erreichen möchten.  
• Entwickeln Sie eine integrierte Datenstrategie, da fragmentierte und isolierte Datenquellen wertvolle Einblicke erschweren und Automatisierungsprozesse ausbremsen können. 
• Schaffen Sie Standards für den Einsatz von KI, damit die Teams verstehen, inwieweit diese Vorgaben mit den Unternehmenszielen und ‑werten in Einklang stehen.  
• Bilden Sie ein Projektteam, das über die IT hinaus auch Stakeholder aus den Bereichen Reisen, Finanzen, Personalwesen sowie andere relevante Interessengruppen einbezieht. 
• Erarbeiten Sie einen Plan für das Änderungsmanagement, der eine Einführungsstrategie, einen Zeitplan und einen Schulungsplan beinhaltet. Unterstützen Sie Beschäftigte, die sich für die Einführung der Lösung stark machen, und stellen Sie die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen in den Fokus, nicht nur auf die IT-Abteilung.  
• Kommunizieren Sie regelmäßig und offen mit Ihren Mitarbeitenden, denn deren Unterstützung und Verständnis erhöhen nicht nur die Akzeptanz, sondern zerstreuen auch die Bedenken und mögliche Ängste über den Verlust von Arbeitsplätzen. Bieten Sie ihnen Schulungen an, die sie gezielt auf ihre neuen Rollen vorbereiten. 
• Setzen Sie auf bewährte Implementierungsprozesse und vertrauenswürdige Anbieter, um sicherzustellen, dass Ihr bereits ausgelastetes IT-Team die Belastung nicht allein trägt. SAP Concur bietet umfassende Implementierungserfahrungen, die sich auf fast ein Jahrzehnt der erfolgreichen Nutzung von KI in Unternehmen stützen. 

So machen Sie Ihre Finanzfachkräfte fit für KI 

Führungskräfte im Finanzwesen sehen sich mit ständig wachsenden Herausforderungen konfrontiert, etwa dem Mangel an Fachkräften und den steigenden Erwartungen der Mitarbeitenden an unkomplizierte, personalisierte Technologie. KI-gestützte Lösungen können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, das Finanzwesen effizienter, strategischer und zukunftssicher auszurichten. Doch ohne die nötige Schulung und Qualifikation der Beschäftigten wird das Potenzial dieser Tools für das Finanzwesen kaum ausgeschöpft. Finanzteams erkennen, dass hier ein Qualifikationsdefizit vorliegt: 

• 54 % befürchten, dass sie nicht die Kompetenzen aufbauen, die sie in Zukunft benötigen werden. 
• 87 % der jüngeren Mitarbeitenden wünschen sich mehr Schulungen zum Thema Technologie.

„Finanzfachkräfte sind auf Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten angewiesen, insbesondere im Bereich des analytischen und kritischen Denkens, das nicht automatisiert werden kann. Dies schafft nicht nur Anreize und motiviert die Beschäftigten, sondern trägt auch zur Lösung des Fachkräftemangels bei“, erklärt Theodora Lau, Gründerin von Unconventional Ventures. 

Beim Aufbau einer zukunftsfähigen Finanzabteilung kommt es insbesondere darauf an, Ihr Team mit den nötigen Fähigkeiten auszustatten, um das volle Potenzial von KI-Anwendungen im Unternehmen auszuschöpfen. Da durch die Automatisierung manuelle Aufgaben entfallen, sollten Weiterbildungsmaßnahmen sowohl technische Kompetenzen wie das Erstellen von Prognosen und Budgetierung als auch Soft Skills wie Kommunikation und Zusammenarbeit fördern. Zu effektiven Ansätzen gehören: 

• die Kombination interner Fortbildungsmaßnahmen mit externen Kursen und Zertifizierungen 
• die Beauftragung von Profis für hochspezialisierte Qualifikationen oder neue Technologien 
• die Einbeziehung interner Fachkräfte als Mentor:innen oder für die Leitung von Workshops 
• die Förderung abteilungsübergreifender Zusammenarbeit für den Aufbau funktionsübergreifender Fähigkeiten 

Den ROI von KI für Unternehmen messen 

Wenn Sie sich entschieden haben, in KI-Funktionen für Ihr Unternehmen zu investieren, sollten Sie überprüfen, ob Ihr Unternehmen von diesen Tools zur Produktivitätssteigerung auch wirklich profitiert. Wie bei jeder neuen Technologie ist es nicht immer einfach, den ROI von KI richtig zu messen und zu maximieren. 

Folgende Metriken sollten Sie berücksichtigen: 

• Steigerung von Produktivität und Effizienz, etwa durch die Anzahl bearbeiteter Rechnungen, die Anzahl der Spesenabrechnungen, die eine Nachbearbeitung erfordern, und die Zeitersparnis bei der Reisebuchung oder Berichtserstellung 
• Vermeidung von Betrug oder Fehlern, wie die Aufdeckung gefälschter Rechnungen, doppelter Zahlungen oder nicht genutzter Skonti 
• Kosten für die Integration von Daten, die von KI-Anwendungen in Unternehmen verarbeitet werden, und die Schaffung von Standards für eine verantwortungsbewusste und ethische Nutzung von KI 
• Nicht-finanzielle Kennzahlen, wie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch die Möglichkeit, sich auf erfüllendere Aufgaben zu konzentrieren, und den Zugriff auf optimierte Tools für Aufgaben wie Reisebuchungen und Spesenabrechnungen 

Fazit 

Wenn Sie mit KI die Effizienz, Produktivität und das Wachstum Ihres Unternehmens steigern möchten, sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Die SAP-Concur-Lösungen für das Ausgabenmanagement in den Bereichen Reisekosten, Spesen und Kreditorenbuchhaltung bieten Ihnen Wege und Tools für mehr Unternehmenswachstum.