Studie: Smart unterwegs mit KI-Support für die Geschäftsreise

Digitalisierung und Nachhaltigkeitsbestrebungen haben Meetings mit Geschäftspartnern in den vergangenen Jahren zunehmend in den virtuellen Raum verlegt, denn das spart Zeit, Kosten und Emissionen. Für die Pflege langfristiger Geschäftsbeziehungen sind persönliche Begegnungen jedoch unerlässlich. Das bestätigt eine aktuelle Studie von SAP Concur unter Arbeitnehmenden in Deutschland, in der sich knapp drei Viertel der Befragten für die hohe Relevanz regelmäßiger Vor-Ort-Treffen aussprechen (74 %). Geschäftsreisen lassen sich aus ihrer Sicht nicht vollständig durch virtuelle Treffen ersetzen (70 %) und so nehmen sie gerne die Zeit in Zug, Auto oder Flugzeug auf sich, um Kunden und Partner zu treffen. Gleichzeitig geben knapp zwei Drittel der Befragten an, dass sie unterwegs weniger erledigt bekommen als im Büro oder Homeoffice (65 %). Hier kann künstliche Intelligenz (KI) unterstützen, die den Befragten unter anderem Analysen, Recherchen oder die Texterstellung unterwegs erleichtert (49 %). Aber auch Prozesse rund um die Geschäftsreise, wie Reisebuchung und -abrechnung lassen sich mithilfe von KI optimieren und vereinfachen.

KI ist noch selten Reisebegleitung

Durchschnittlich 28 % der Mitarbeitenden nutzen bereits auf künstlicher Intelligenz basierende Tools, um auf Geschäftsreise Textaufgaben wie Lektorate oder Übersetzungen schneller zu erledigen. Für Recherchen oder Analysen kommen die Lösungen dagegen unterwegs noch selten zum Einsatz. Erstaunlich, bedenkt man, dass diese meist frei zugänglich sind und daher jeder mit KI experimentieren kann. Dieser Umstand ist möglicherweise durch Vorgaben seitens des Arbeitgebers zur Nutzung der Tools bedingt, denn vorstellen kann sich deren Einsatz ein Großteil der Arbeitnehmenden – zum einen bei der Texterstellung (57 %) und Recherche (58 %), aber auch zum Prüfen von Zahlen und Fakten (61 %) oder der Erstellung von Grafiken (62 %). Dabei nehmen 38 % der Befragten an, dass die Einbindung KI-basierter Tools ihr Arbeitspensum grundsätzlich reduzieren kann.

Die noch eher verhaltene und vorsichtige Nutzung der neuen Technologien ist auf noch offene Fragen zu Datenschutz und Urheberrecht seitens der Unternehmen zurückzuführen. So gibt ein Drittel der Befragten an, dass ihr Arbeitgeber zunächst etwaige Risiken für Datenlecks ausschließen möchte, bevor die Nutzung von KI-Tools offiziell erlaubt ist (33 %). Arbeitnehmende befürworten diesen verantwortungsvollen Umgang (64 %), erwarten aber dennoch, dass ihr Arbeitgeber künstliche Intelligenz schnell (47 %) und vor allem dort zugänglich macht, wo sie ihnen einen deutlichen Mehrwert bietet (62 %). So zum Beispiel bei der Reisekostenabrechnung, bei der sich fast zwei von drei Befragten Unterstützung durch KI vorstellen können (60 %).

Reisekosten intelligent abrechnen

Der Einsatz von KI-Tools im Geschäftsreisemanagement setzt eine digitale Lösung für die Reisebuchung und -abrechnung voraus. Diese ist allerdings längst kein Standard, wie die 37 % der Befragten zeigen, die ihre Abrechnung nach wie vor papierbasiert oder in Form von Excel-Tabellen einreichen müssen. Immerhin rund 40 % der Arbeitnehmenden können Belege einscannen und der Abrechnung digital hinzufügen.

Während die Digitalisierung den Abrechnungsprozess bereits vereinfacht, optimiert KI diesen zusätzlich, indem sie bei der digitalen Erfassung von Beleginformationen hilft, die eingereichten Belege prüft und einen Abgleich mit den Reiserichtlinien durchführt. Zudem kann sie Muster analysieren, die auf mögliche Versehen wie mehrfach eingereichte Belege hinweisen können. Fast die Hälfte der Befragten wünscht sich diese Optimierungen, um die Abrechnung künftig schneller und einfacher erledigen zu können (45 %). 38 % gehen sogar einen Schritt weiter und wünschen sich einen interaktiven Assistenten für unterwegs. Ein wichtiger Aspekt für Reisende ist dabei die schnellere Rückerstattung ihrer Ausgaben (42 %), die bei einer manuellen Abwicklung häufig zwischen zwei und vier Wochen dauern kann (36 %).

„Künstliche Intelligenz in der Arbeitswelt wird sich Schritt für Schritt zum neuen Standard entwickeln. Wer generative KI gewinnbringend einsetzen möchte, muss sich jetzt mit ihrer Funktionsweise und ihrem Potenzial auseinandersetzen. Die Fähigkeit, mit Zukunftstechnologie sinnvoll umzugehen, ist wie bei jeder anderen Schlüsseltechnologie die entscheidende Währung für wirtschaftlichen Mehrwert! Intelligente Tools können Arbeitsprozesse nicht nur vereinfachen und effizienter gestalten, sondern Mitarbeitenden helfen, neue Lösungsansätze und Zusammenhänge zu erschließen – vorausgesetzt sie werden verantwortungsvoll eingesetzt. SAP Concur baut auf nahezu ein Jahrzehnt Erfahrung mit ML- und KI-basierten Modellen. Unternehmen, die bei Prozessen wie der Reisekostenabrechnung noch immer auf manuelle Vorgänge setzen, werden es langfristig schwer haben, Compliance und Effizienz gleichermaßen zu gewährleisten. Sie investieren wertvolle Ressourcen in Administration, statt wertschöpfende Projekte voranzutreiben“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur.

Über die Studie

Die SAP-Concur-Studie wurde gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut INNOFACT AG unter 1.022 Arbeitnehmenden aus Deutschland durchgeführt. Die Stichprobe entspricht nach Alter und Geschlecht der repräsentativen Verteilung in der deutschen Bevölkerung. Die unabhängige Online-Erhebung fand im Oktober 2023 statt.