Auf Erfolgskurs: Travel Manager als Vorreiter der KI-Transformation

Künstliche Intelligenz wird zu einem unverzichtbaren Partner im Geschäftsreisemanagement. Laut der sechsten Global Business Travel Survey von SAP Concur stehen fast alle Travel Manager (99 %) vor Herausforderungen, die sie an ihren eigentlichen Aufgaben hindern. Bessere Daten- und Analysefunktionen können diese Probleme oftmals lösen und den Arbeitsalltag effizienter gestalten. KI-gestützte Tools bieten dabei ideale Lösungen, um die wachsenden Anforderungen an Datenmanagement und Kostenoptimierung zu meistern.

Grundlage für künstliche Intelligenz im Geschäftsreisemanagement bilden digitale Reisebuchungen und -abrechnungen. Analysen von SAP Concur zeigen, dass allein innerhalb eines Jahres mehr als eine Milliarde Reisekostenabrechnungen digital verarbeitet wurden. Die zunehmend digitale Abwicklung bildet die perfekte Voraussetzung für künstliche Intelligenz: KI-Modelle basieren auf umfassenden und vielfältigen Datensätzen – je präziser und umfangreicher diese Daten sind, desto besser funktioniert die KI. Angesichts dieser enormen Datenmengen haben Travel Manager die Chance, eine Vorreiterrolle bei der Implementierung von KI-Technologien im Unternehmen zu übernehmen.

Erkenntnisse für den Einsatz von KI im Geschäftsreisemanagement 

Zwei von drei Travel Managern (64 %) begrüßen die Integration von KI-basierten Elementen in bestehende Anwendungen, damit sie sich wertschöpfenden Aufgaben in ihrem Alltag widmen können. So können Travel Manager künstliche Intelligenz nutzen: 

Daten effizient verwalten

• Allein 2023 wurden über 30 Millionen Flug- und 10 Millionen Zugtransaktionen über Concur Travel & Expense abgewickelt, mit denen die KI-Elemente der Lösung trainiert wurden. Sie bilden ein ideales Datenfundament, um KI erfolgreich einzusetzen. Travel Manager können diese Daten nutzen, um Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken.
• Die Ausgaben- und Buchungsdaten präzise zu erfassen, ist essenziell, um sie für Travel Manager und Finanzverantwortliche nachvollziehbar zu machen und Maßnahmen abzuleiten. KI gibt ihnen die richtigen Werkzeuge an die Hand, um damit verbundene, zeitintensive Routineaufgaben effizient zu bewältigen.  
• Ein Beispiel: SAP-Concur-Analysen zeigen, dass das automatisierte Prüfen von Reisekosten für messbare Zeit- und Kosteneinsparungen sorgt. Die Kosten für Abrechnungsfehler können um 60 % und die Prüfzeit sogar um bis zu 90 % reduziert werden. 

Fundierte Entscheidungen treffen

• Geschäftsreiseverantwortliche arbeiten mit enormen Datenmengen – nicht alle davon sind jedoch strategisch wertvoll. Künstliche Intelligenz schafft es, Daten über intelligente Berichte und Analysen zusammenzufassen. Reiseverantwortliche können relevante Kennzahlen so schneller abrufen und müssen sie nicht mühsam in den Datensätzen suchen. 
• Diese Fähigkeit eröffnet ihnen neue Einblicke und unterstützt sie dabei, strategisch kluge Entscheidungen datenbasiert zu treffen – sei es bei der Anbieterauswahl, der Einhaltung der Sorgfaltspflicht oder der Steuerung von Nachhaltigkeitsinitiativen.

Weiterbilden mit KI-Wissen

• Trotz der zunehmenden Präsenz von KI im Geschäftsreisemanagement fehlt es Verantwortlichen als auch Reisenden häufig an notwendigem Wissen, um die Technologie richtig einzusetzen. Jeder dritte Travel Manager (34 %) geht davon aus, nicht ausreichend geschult zu sein, um KI-Tools erfolgreich einsetzen zu können. 
• Nur mit der richtigen Unterstützung können Travel Manager ihre Teams auf Erfolgskurs bringen. Damit schaffen sie nicht nur berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, sondern fördern zugleich die nachhaltige KI-Transformation im gesamten Unternehmen.

„KI wird im Geschäftsreisemanagement entscheidend sein, um Prozesse zu optimieren und die Compliance zu verbessern“, erklärt Elena Parker, Chief Revenue Officer MEE, SAP Intelligent Spend & Business Network. „Digitale Technologien sind schon in vielen Unternehmen im Einsatz. Die Integration von KI ist der nächste logische Schritt im Innovationsprozess und kann nicht nur Ressourcen schonen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Dabei reicht es nicht aus, dass Unternehmen künstliche Intelligenz technisch einbinden und ausrollen. Für einen wertschöpfenden Einsatz von KI müssen Mitarbeitende gezielt geschult und Richtlinien für eine vertrauensvolle Anwendung neu definiert werden.“

Künstliche Intelligenz bei Geschäftsreisen

Im Reisekostenmanagement gibt es viele wiederkehrende Routinevorgänge, die fehleranfällig sind und wertvolle Zeit der Mitarbeitenden binden. Die intelligenten Anwendungen von SAP Concur helfen Geschäftsreisen zu planen & Reisekosten zu managen.

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