5 Wege die Ausgabenlawine zum Jahresende zu bewältigen

Die Weihnachtszeit ist meistens eine der arbeitsreichsten Phasen für die Finanzteams. Die Mitarbeitenden tätigen in letzter Minute viele Ausgaben und hoffen, das neue Jahr mit leerem Schreibtisch und vollem Geldbeutel zu beginnen. Daher stehen die Finance-Zuständigen jetzt besonders unter Druck, die Kostenerstattungen noch vor der Weihnachtspause zu erledigen.

Eine Entwicklung erhöht diesmal zusätzlich den Druck auf die Finanzteams: In diesem Jahr, das durch stark gestiegene Lebenshaltungskosten geprägt ist, hängt die Arbeitszufriedenheit nicht unwesentlich von rechtzeitigen Kostenerstattungen an die Mitarbeitenden ab. Laut einer aktuellen Ausgabenmanagement-Studie von SAP Concur befürchten 69 % der Mitarbeitenden in Deutschland, dass sich verspätete Erstattungen auf ihre persönlichen Finanzen auswirken könnten.

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Wer jedoch in Hektik gerät, um die Ausgaben der Mitarbeitenden noch vor Weihnachten zu erstatten, dem können leicht Fehler passieren. Das gefährdet die Einhaltung der geltenden Vorschriften. Im Folgenden zeigen wir fünf Wege auf, wie Finanzteams sicherstellen können, dass sie gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit aufrechterhalten und die Vorschriften wahren, während sie in der stressigen Vorweihnachtszeit die angesammelten Ausgaben pünktlich erstatten. Die Tipps helfen vielleicht noch den Endspurt im Jahresfinale 2022 erfolgreich zu bestreiten – sie lassen sich aber auch als guter Vorsatz auf das neue Jahr 2023 übertragen. Alles, was jetzt nicht optimal läuft, kann im neuen Jahr besser gemacht werden:   

1. Ein Plan für eine arbeitsreiche Zeit: In der Vorweihnachtszeit müssen sich die Finanzteams darauf einstellen, dass es mehr zu tun gibt. Dabei müssen sie akzeptieren, dass es nicht wie gewohnt weitergeht. Mitunter müssen die Finanzverantwortlichen etwas anders arbeiten, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird. Dafür setzen sie sich am besten mit ihrem Team zusammen und erstellen einen Plan für die Bewältigung der erhöhten Arbeitsbelastung. Im Zuge dessen gilt es auch zu ermitteln, wo sie zusätzliche Unterstützung gebrauchen können, um ihre Arbeit zu schaffen.
2. Auf die politische Linie achten: Auch wenn die Weihnachtspause eine Zeit der Fröhlichkeit und Herzlichkeit ist, ist es wichtig, dass Mitarbeitende in den Finanzabteilungen nicht zu viele Zugeständnisse machen. Das führt zu unnötiger Belastung für das ganze Team. Die Devise lautet: Streng, aber fair sein. Dafür sollten Finanzteams auch sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden wissen, wie sie ihre Kosten abrechnen können. Entscheidend dafür ist, dass sie Zugang zu Hilfe haben und über den Abrechnungs-Stichtag in der Vorweihnachtszeit informiert sind. Wenn Finanzverantwortliche die Compliance-Richtlinien klar kommunizieren, wird Unzufriedenheit vorgebeugt. Denn wenn Mitarbeitende die Regeln kennen, können sie sich auch besser darauf einstellen, wann sie ihre Erstattungen erhalten.
3. Ein Team, das alle Grundlagen abdeckt: In Zeiten hohen Arbeitsaufkommens muss das Ausgabenmanagement effizient und strategisch sein. Dafür müssen die Stärken aller Mitglieder des Finanzteams genutzt werden. Alle sollten die Aufgaben übernehmen, die sie am besten beherrschen. Das beschleunigt die Bearbeitung und führt letztendlich am besten zum Ziel: die Einhaltung der Vorgaben zu gewährleisten. Im Gegenzug werden die Finanzverantwortlichen vielleicht feststellen, dass es mehr Zusammenarbeit als sonst gibt, da ihr Team sich gemeinsam durch die Ausgabenprozesse arbeitet. Wenn genügend Zeit besteht, kann dies auch eine passende Gelegenheit sein, Mitarbeitende weiterzubilden.
4. Notieren wie es besser laufen könnte: Der Dezember mit der bevorstehenden Weihnachtspause ist immer eine hektische Zeit. Es lohnt sich also, zu notieren, was im nächsten Jahr anders gemacht werden könnte. Gerade hektische Zeiten bringen oft Schwachpunkte in den Arbeitsabläufen zum Vorschein. Wenn diese behoben werden, verbessert das künftig die Qualität der Ergebnisse.
5. Vorteile der Technologie nutzen: Technologie kann ein großer Vorteil sein, wenn es darum geht, den Zeitaufwand und die Frustration zu verringern und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Laut einer aktuellen Studie von SAP Concur sind 53 % der Mitarbeitenden in Deutschland der Meinung, dass die Automatisierung der Spesenabrechnung der beste Weg ist, diese zu vereinfachen.

Während 44 % der Entscheiderinnen und Entscheider aus dem Finanz- und Personalbereich bereits dazu übergegangen sind, künstliche Intelligenz bei der Spesenabrechnung einzusetzen, ist es sinnvoll dafür zu sorgen, dass sie die Technologie in dieser Zeit optimal nutzen. Sei es, um sicherzustellen, dass die Einreichung von Ausgaben mit dem Hochladen eines Fotos einer Quittung in eine mobile App funktioniert oder dass die Einhaltung von entsprechenden Vorschriften blitzschnell durch Automatisierung überprüft werden kann.

Erleben Sie momentan eine arbeitsreiche Vorweihnachtszeit? Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das Beste aus Ihrem Ausgabenmanagement herausholen können.