So finden Sie die richtige Lösung für das Ausgabenmanagement

Es geht nicht ums Geld (na gut, es geht schon auch ums Geld), aber in diesem Fall geht es um viel mehr. Alle möglichen Tools helfen Ihnen, Ausgaben im Blick zu behalten und Ihr Budget nicht zu sprengen, aber wenn die Nutzung dieser Tools nicht einfach ist (und keinen Spaß macht), dann werden sie auch nicht genutzt. Wir wissen alle, dass diejenigen, die die Ausgaben tätigen, keine weiteren Hindernisse in ihrem Alltag brauchen. Mitarbeiter haben genug Arbeit. Reisende ebenfalls – und sie verbringen auch noch den Großteil ihrer Zeit damit, irgendwo anzustehen.

Die Tools, die Sie ihnen an die Hand geben, sollten ihnen helfen, ihre Aufgabe mit wenigen Klicks zu erledigen, und dabei mehr bieten als jeder Vorgänger. Die Tools sollten Alleskönner sein – vom automatischen Ausfüllen von Kostenabrechnungen über die Einbettung von KI bis hin zur nahtlosen Synchronisierung mit Ihrem ERP-System und der Gewährleistung sicherer und nachhaltiger Reisen.

Die Wahl der passenden Lösung für das Reise- und Ausgabenmanagement

Das ist ganz schön viel für nur eine kleine Anwendung. Wenn Sie die richtige finden möchten, dann werfen Sie einen Blick auf die Tipps in diesem Einkäufer-Leitfaden 2022:

Die Wahl der passenden Lösung für das Ausgabenmanagement

So begegnen Sie neuen Herausforderungen offensiv mit SAP-Concur-Lösungen.

Jetzt Premium-Infos erhalten

Beginnen Sie mit der Experience

Vor COVID-19 wollten wir alle, dass unsere Mitarbeiter glücklich sind und sich wohl fühlen. Natürlich möchten wir das noch immer, aber inzwischen ist es eher eine Notwendigkeit. Wenn die Mitarbeiter keine Möglichkeit geboten bekommen, ihre Arbeit leichter, besser und sicherer zu erledigen, dann werden sie woanders arbeiten.

Daher sollte die Lösung, für die Sie sich entscheiden, ihren Mitarbeitern so viele lästige manuelle Arbeiten abnehmen wie nur möglich. Sie sollte alles aus dem Weg räumen, was ihre Produktivität einschränkt. Außerdem sollte sie Schluss machen mit der stundenlangen Suche nach Quittungen und dem mühsamen Eintippen von Ausgaben. Sie sollte Ihre Mitarbeiter zeitlich entlasten, damit sie Ihr Unternehmen voranbringen können.

Mit der richtigen Lösung können Sie auch Ihren ökologischen Fußabdruck verringern, da sie beispielsweise Reisende auf nachhaltigere Transportmethoden hinweist oder sie darin bestärkt, nur dann zu reisen, wenn es unbedingt notwendig ist. Sie sollte sie vor Reisebeginn auf COVID-19-Beschränkungen hinweisen und sie auch bei geänderten Reiseplänen und neuen Risiken immer auf dem Laufenden halten.

Und weil Ihre Teams jetzt von jedem beliebigen Ort aus arbeiten können, muss Ihre Lösung für das Reise- und Ausgabenmanagement auch überall funktionieren. Auf jedem Gerät. Egal, wie abgelegen der Standort ist.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung mit Ihnen Schritt hält

Der Leitfaden für Einkäufer beschreibt die richtige Lösung als eine Lösung, die Echtzeiteinblicke in das Reise- und Ausgabeverhalten der Mitarbeiter bietet. Es reicht nicht mehr aus zu wissen, was letzten Monat passiert ist. Sie müssen wissen, was jetzt gerade vor sich geht, damit Sie stets auf das vorbereitet sind, was als Nächstes kommt.

Mit der richtigen Lösung sind Sie auf neue Zahlungsarten vorbereitet und erfüllen auch die Anforderungen neuer Benutzer, wenn sich Ausgaben und Erwartungen wandeln. Da sich Arbeitsmodelle und Arbeitsplätze weiterhin verändern werden, sollte sich auch die Lösung mit den Anforderungen der Mitarbeiter weiterentwickeln. Und fast genauso wichtig ist es, dass die Lösung die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt – von der Umsetzung neuer Zahlungsprozesse und Richtlinien über die Gewährleistung der Sicherheit globaler Transaktionen bis hin zum Schutz vor Betrug.

Wer fragt, gewinnt

Sie möchten sicher sein, dass Ihre Systeme in der Lage sind, Ihre Budgets, Ihre Mitarbeiter und Ihr gesamtes Unternehmen zu schützen? Sie möchten Compliance sicherstellen und gleichzeitig die Kosten besser kontrollieren? Sie möchten gewährleisten, dass das Kosten-Nutzen-Verhältnis stimmt? Wenn Sie wissen wollen, wo Sie eine Lösung finden, die all das kann, fragen Sie einfach nach.

Der Leitfaden für Einkäufer umfasst die zehn wichtigsten Fragen, die Sie Anbietern stellen sollten. Er ist ein hervorragender Ausgangspunkt für Ihre Suche oder hilft Ihnen zumindest herauszufinden, wonach Sie suchen.