Unternehmensausgaben kontrollieren
Richtlinienvorlagen: Reisen, Ausgaben, Rechnungen & Nachhaltigkeit
Bei der Ausarbeitung wichtiger Richtlinien, deren Einhaltung Sie von Ihren Beschäftigten erwarten, mögen Aussagen wie „Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll“ oder „Wir müssen bei null anfangen“ fallen. Ebenso gilt aber auch: „Das Rad muss nicht neu erfunden werden.“
Mit Tipps, Anleitungen und Beispielen bieten Ihnen unsere bewährten Vorlagen für Richtlinien zu Reisen, Ausgaben, Rechnungen und Nachhaltigkeit eine gute Ausgangsbasis, mit der Sie Richtlinien in einem oder mehreren dieser Bereiche ausarbeiten, umsetzen und aktualisieren können. Genauso wie sich die Richtlinien eines Unternehmens anpassen sollten, wenn sich die Bedingungen und Prioritäten ändern, bringen wir auch unsere Richtlinienvorlagen regelmäßig auf den neuesten Stand.
Richtlinien spiegeln die unterschiedlichen Anforderungen und Kulturen der einzelnen Unternehmen wider. Je nachdem, wie Sie sie verfassen, kommunizieren und umsetzen, beeinflussen Sie ihre Wirksamkeit und ob Ihre Beschäftigten sie befolgen können und wollen. Eine erfolgreiche Einführung kann sich auf viele Ziele und Prioritäten in Ihrem Unternehmen auswirken: Produktivität, Kostenkontrolle, Compliance, Effizienz, Fürsorgepflicht, Employee Experience und vieles mehr.
Ganz gleich, ob es darum geht, Richtlinien für die Kombination von privatem Urlaub und Geschäftsreisen zu erstellen oder zu definieren, welche Ausgaben akzeptabel und welche unzulässig sind: Jede Richtlinie sollte dieselben grundlegenden Inhalte und Best Practices aufweisen.
Wirksame Richtlinien ...
- sind prägnant, unmissverständlich und in Alltagssprache statt in Fachjargon verfasst.
- sind leicht zugänglich, sodass Beschäftigte sie finden und verstehen können.
- sind leicht zugänglich, sodass Beschäftigte sie finden und verstehen können.
- erklären das Warum, indem Sie den Zweck der Richtlinie begründen (zum Beispiel Kostenkontrolle, Sicherheit der Beschäftigten).
- stellen klar, wen die Richtlinie betrifft (zum Beispiel Geschäftsreisende oder Beschäftigte, die Rechnungen bearbeiten).
- werden gemeinsam von Akteuren aus dem gesamten Unternehmen erarbeitet, von Vielfliegern bis zu Mitgliedern des Finanzteams.
Reisen, Ausgaben, Rechnungen und Nachhaltigkeit sind natürlich unterschiedliche, aber sich häufig überschneidende Bereiche. Lesen Sie weiter und erfahren Sie im Einzelnen, was jede unserer Richtlinienvorlagen beinhaltet.
Kostenlose Vorlage für eine Reiserichtlinie
Reiseverantwortliche befinden sich in einem ständigen Balanceakt zwischen den Prioritäten des Unternehmens und den Wünschen der Reisenden. Mit einer aktualisierten Richtlinie und einer automatisierten Reisemanagementlösung wie Concur Travel können sie die Kosten im Griff behalten, die Fürsorgepflicht sicherstellen und den Reisenden die gewünschten Buchungsoptionen bieten.
Ihre Reiserichtlinie sollte ...
- praktische Aspekte berücksichtigen, wie die Sicherheit der Reisenden gewährleisten, Grauzonen beseitigen, zwischen dem Notwendigen und dem Extravaganten bei Essen und Unterhaltung unterscheiden, mit Ausreißern und Ausnahmen umgehen und und ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Wohlbefinden herstellen (Stichwort „Bleisure“).
- Kommunikations- und Einführungsstrategien beinhalten, die Ressourcen wie Videobotschaften, Spiele, interaktive Webseminare und Podcasts zur Unterstützung der Akzeptanz nutzen.
Laden Sie unsere kostenlose Vorlagen für Reiserichtlinien herunter:
Kostenlose Vorlage für eine Ausgabenrichtlinie
Geschäftsreisen stellen für Unternehmen einen beträchtlichen Kostenfaktor dar. Deshalb ist es nur logisch, dass Reise- und Ausgabenrichtlinien eng miteinander verknüpft sind. Deshalb verwenden auch viele Unternehmen integrierte Lösungen wie Concur Expense zur Verwaltung dieser Richtlinien. Schwerpunkt einer Reiserichtlinie sollten die Definition von Prozessen und die Folgen von Richtlinienverstößen bilden.
Ihre Ausgabenrichtlinie sollte ...
- klare Erwartungen hinsichtlich der rechtzeitigen Einreichung, der Genehmigung und des ethischen Verhaltens formulieren.
- die Haltung des Unternehmens zu Betrug, Korruption und Bestechung deutlich machen.
- erklären, wie die Ausgaben für Homeoffice und Remote-Arbeit gehandhabt werden und wie Reisen gebucht werden müssen.
- unzulässige Ausgaben und das Verfahren zur Einreichung von nicht-richtlinienkonformen Ausgaben auflisten.
Laden Sie unsere kostenlose Vorlage für Ausgabenrichtlinien herunter: Tipps und Anleitungen zur Erstellung einer Spesenrichtlinie.
Kostenlose Vorlage für eine Rechnungsrichtlinie
Eine Rechnungsrichtlinie ist stärker als andere nach außen gerichtet, da sie die kundenorientierten Aspekte Ihres Unternehmens abdeckt. Sie sollte bis ins Detail gehen, z. B. bei der Kodierung, und gleichzeitig die Kosten erläutern, die bei Nichteinhaltung der Prozesse entstehen, von Verzugszinsen bis hin zu schlechten Lieferantenbeziehungen. Die Ausarbeitung der Richtlinie ist eine Gelegenheit, Ihre Prozesse zu überdenken, sie mit einer Rechnungsmanagementlösung zu automatisieren und die Teams der Kreditorenbuchhaltung zu entlasten, damit sie sich wertschöpfender Arbeit widmen können.
Ihre Rechnungsrichtlinie sollte ...
- vorgeben, wie und wo Rechnungen übermittelt werden müssen, mit Post- und E-Mail-Adressen, und wie ihr Eingang erfasst wird.
- festlegen, was Rechnungen enthalten müssen, z. B. Konto- und Abteilungsnummern, und wie Ausnahmen erfasst werden sollen.
- den Genehmigungsprozess detailliert beschreiben, einschließlich der Anforderungen an Signatur und Weiterleitung.
- das Verfahren und die Zuständigkeiten für Dateiaufbewahrung und ‑speicherung erläutern.
