Sechs Kriterien für die richtige Wahl von Expense Management Software

Wir unterstützen weltweit mehr als 53.000 der unterschiedlichsten Unternehmen dabei, ihr Ausgabenmanagement durch Digitalisierung und Automatisierung zu modernisieren. Und wir wissen genau, worauf es dabei ankommt. Deshalb kennen wir die entscheidenden Kriterien, die Unternehmen zur Bewertung und zum Vergleich von Ausgabenmanagement-Lösungen verwenden. Hier sind die sechs wichtigsten.

Kriterium Nr. 1: Funktionen und Möglichkeiten der Lösung

Bei der Vielzahl von Lösungsanbietern und Technologieplattformen, die zur Verfügung stehen, kann man leicht aus den Augen verlieren, warum man überhaupt nach einer Kostenmanagementlösung sucht. Deshalb ist es am besten, wenn Sie zunächst Ihre aktuellen Finanzprozesse und Ihr System bewerten.

Fragen Sie sich:

• Wie viele unserer derzeitigen Kostenmanagementprozesse sind manuell, teilweise digitalisiert oder vollständig automatisiert?
• Welche Lücken und Schwachstellen gibt es, die durch manuelle Workarounds überwunden werden sollen, z. B. die manuelle Dateneingabe oder komplexe Tabellenkalkulationen?

Was denken unsere Mitarbeitenden, die IT-Abteilung, HR, das Finanzteam und die Führungsetage über unsere aktuellen Prozesse? Sind sie oft frustriert? Verlieren sie wertvolle Zeit mit ineffizienten Verwaltungsaufgaben? Fehlt es ihnen an spezifischen Daten, die sie für ihre Arbeit brauchen?

Mit diesen Fragen im Hinterkopf können Sie die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten der angebotenen Lösungen prüfen. 

Zu den wichtigsten Merkmalen einer zukunftssicheren Lösung für das Ausgabenmanagement gehören:

• Native mobile App (keine Website erforderlich) zum Erstellen, Einreichen und Genehmigen von Spesenabrechnungen.
• Fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zur genauen Erfassung von Belegdaten.
• Automatisiertes Spesenberichts-Tool zum Hinzufügen, Analysieren und Kategorisieren jedes Postens zusammen mit Belegbildern und Genehmigungsbenachrichtigungen.
• Automatischer Import und Kategorisierung von Transaktionsdaten der Unternehmenskreditarten
• Benutzerdefinierte Prüfregeln sowie Betrugs- und Fehlererkennung mithilfe von KI und maschinellem Lernen. 
• Intelligente Dashboards für einen konsolidierten Überblick über alle Ausgaben im gesamten Unternehmen sowie anpassbare Berichte für tiefgreifende Analysen.

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Kriterium Nr. 2: Integration und Skalierbarkeit

Die wichtigste Frage Ihres IT-Teams wird wahrscheinlich lauten: Lässt sich das System in unsere bestehenden Systeme integrieren? Um diese und andere wichtige Integrations- und Implementierungsfragen zu beantworten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Verfügt die Lösung über vielseitige Integrationsoptionen, einschließlich Web Services, Secure FTP, vorgefertigte Konnektoren und On-Demand-Datei-Upload?
• Lässt sich die Lösung in unsere ERP-, CRM- und HR-Lösungen integrieren, z. B. in Sage Intacct, QuickBooks, Dynamics 365, ADP und SAP?
• Verfügt der Lösungsanbieter über ein umfangreiches Ökosystem von Lösungs- und Serviceerweiterungen sowie über ein Netzwerk von Technologie- und Servicepartnern?

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Kriterium Nr. 3: Innovation

Hat Ihr Unternehmen bereits negative Erfahrungen mit Technologie gemacht? Investitionen in Technologie müssen heute mehr denn je einen langfristigen Nutzen bringen. Um kostspielige Enttäuschungen zu vermeiden, sollten Sie sich vergewissern, dass der gewählte Lösungsanbieter die Innovationsleistung, die F&E-Investitionen und die Branchenkenntnis vorweisen kann, um die Technologie kontinuierlich zu Ihren Gunsten verbessern zu können. 

Überlegen Sie:

• Steht der Lösungsanbieter an der Spitze der technologischen Innovation und welche nachweisliche Erfolgsbilanz kann er vorweisen?
• Welche zusätzlichen Lösungen und Serviceerweiterungen sind derzeit verfügbar?
• Wie oft und wie werden Produkt-Updates veröffentlicht?   
• Wie hoch sind die jährlichen Investitionen und Ressourcen des Lösungsanbieters für die Technologieentwicklung?

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Kriterium Nr. 4: Sicherheit

Sicherheitsstandards und -protokolle entwickeln sich ständig weiter. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr IT-Team oder einen IT-Berater in die Prüfung der Lösungsplattformen einbeziehen. Zu den grundlegenden Sicherheitsfunktionen von Cloud-basierten Softwareplattformen gehören derzeit:

• SAML-basiertes Single Sign-On (SSO) mit einem Klick.
• Sichere Datenverarbeitung und Verschlüsselung von Data-at-Rest und Data-in-Motion.
• Branchenakkreditierungen und jährliche Sicherheitsprüfungen, wie PCI DSS, ISO 27001, ISO 9001, SOC1 / SOC 2.
• Richtlinien und Verfahren, die den globalen Datenschutzstandards entsprechen, einschließlich GDPR, PIPEDA und CCPA.

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Kriterium Nr. 5: Unterstützung

Ja, echte Menschen sind immer noch wichtig. Wir sind der Meinung, dass das Fachwissen und die Verfügbarkeit der Vertriebs-, Implementierungs- und Supportmitarbeitenden ein deutliches Indiz für einen Lösungsanbieter sind, der sich für den Erfolg Ihres Unternehmens einsetzt. 

Achten Sie bei der Auswahl eines Lösungsanbieters darauf, dass dieser mindestens Folgendes bietet:

• 24/7-Live-Support per Telefon, Chat und E-Mail für Ihre Administratoren, idealerweise auch in mehreren Sprachen.
• Umfang und Qualität der Online-Wissensdatenbank und des Forums, On-Demand-Webinare und Benutzerhandbücher.
• Option auf Bereitschaftsdienst für Ihre Mitarbeitenden.

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Kriterium Nr. 6: Reputation

Angesichts der Vielzahl neuer Lösungsplattformen und Anbieter, die den Markt überschwemmen, ist Reputation ein sehr wichtiges Bewertungskriterium.

Überlegen Sie: 

• Wie lange ist der Lösungsanbieter bereits im Geschäft und bietet damit insbesondere automatisierte Lösungen für das Ausgabenmanagement an?
• Wie viele Benutzerinnen und Benutzer hat die Lösungsplattform und in welchen Ländern?
• Wird die Kostenverwaltungslösung von Nutzenden und Drittanbietern gut bewertet?
• Wird die mobile App in verschiedenen App-Stores und von einer großen Anzahl von Nutzern hoch bewertet?
• Haben die Lösung und der Lösungsanbieter Auszeichnungen und Preise erhalten, insbesondere in den letzten Jahren?

Checkliste: Expense Management Software im Vergleich

Niemand kennt sich mit Ausgabenmanagement besser aus als SAP Concur mit seinen 30 Jahren Erfahrung. Deshalb haben wir diese Checkliste für den Lösungsvergleich zusammengestellt. Sie umfasst alle unverzichtbaren Funktionen einer zukunftsfähigen Lösung für das Ausgabenmanagement.

Das muss eine zukunftsfähige Expense Management Software bieten

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