Mehr Überblick über die Ausgaben: das bringt die Zukunft

Die Kultur des ortsunabhängigen Arbeitens bringt viele Veränderungen – auch in Bezug auf die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter. Doch wie können Sie hier den entscheidenden Schritt voraus sein? Wie kommen Sie aus dem Überlebensmodus zu einer neuen Wachstumsmentalität? Fest steht: Wer sein Ausgabenmanagement jetzt nicht ändert, wird dafür einen hohen Preis zahlen.

Die Herausforderung ist komplex: Wie bekommen Sie endlich die Kontrolle über Ihre Kosten, wenn Sie gleichzeitig mit neuen Ausgaben, neuen Zahlungsarten, veränderten Erwartungen, Forderungen nach Nachhaltigkeit und dem Wunsch nach Skalierbarkeit konfrontiert werden? Es hilft nichts – Sie sollten jetzt Ihr Reise- und Spesenmanagementsystem überdenken. Nur so können Sie Wege finden, um schneller voranzukommen, die Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern und sich auf die kommenden Entwicklungen einzustellen. 

Das Risiko wird wachsen – aber die Einhaltung der Compliance wird leichter

Je mehr sich die Dinge ändern, desto mehr steigen die Risiken. Zwischen 2019 und 2020 (also einer Zeit, die von tiefgreifenden Veränderungen geprägt ist) stiegen die Ausgabenverstöße um satte 292 %. Wer die Finanzen im Griff behalten möchte, braucht jetzt Strategien und Systeme, um sich schnell an den Wandel anzupassen und die Risiken in Schach zu halten. Ein Teil der Lösung zur Eindämmung der nicht konformen Ausgaben besteht darin, die Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern. Intelligente Tools wie KI und maschinelles Lernen können Mitarbeitern helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Mit menschlichen und KI-Prüfungsprozessen können Sie mehr Kosten aufdecken, die nicht richtlinienkonform sind. 

Ausgabenkontrolle wird plötzlich regelrecht Spaß machen

Um mit den sich entwickelnden Ausgabentrends Schritt zu halten, müssen Sie alle entsprechenden Daten erfassen und analysieren. Wenn Sie diese Erkenntnisse in Echtzeit nutzen, verbessern Sie nicht nur die Kontrolle über alle Reise- und Spesenausgaben. Sie steigern auch die Prozesseffizienz und verbessern Ihre Möglichkeiten, gute Prognosen zu erstellen. 

Reisen wird nicht länger ein Blindflug sein

Vor der Pandemie hatten Unternehmen kaum einen Überblick darüber, wo sich ihre Mitarbeiter gerade aufhielten oder wann ihre Rückkehr geplant war. Heute ist das so nicht mehr möglich. Die richtige Reise- und Spesenlösung erfasst die Reiserouten unabhängig davon, wie sie gebucht wurden. Sie ermöglicht es Ihnen auch, Buchungen vorab zu genehmigen, bevor das Geld ausgegeben wird. Darüber hinaus gibt sie den Reisenden vor der Reise Ratschläge zu allen Aspekten – von Sicherheitsbewertungen der Zielregion über Covid-19-Einschränkungen bis hin zu nachhaltigen Transportmitteln. So können Ihre Mitarbeiter sicher reisen, und Sie behalten alle Kosten im Blick. 

Es wird tatsächlich gelingen, dass Menschen ihren Job wieder mögen

Dabei geht es gar nicht darum, Ihren Mitarbeitern die eigentliche Arbeit zu erleichtern. Sondern darum, allen die sinnlose Arbeit abzunehmen, damit jeder wieder das tun kann, wofür er eigentlich angestellt wurde. Welche zeitraubenden Aufgaben gemeint sind? Quittungen zusammensuchen, Spesenabrechnungen schreiben, von System zu System springen, um eine einfache Aufgabe zu erledigen und vieles mehr. Durch die Automatisierung solcher aufwendiger Prozesse werden auch Fehler vermieden, so dass Sie genauere Spesenabrechnungen erhalten. Und Ihre Mitarbeiter können sich wieder ganz den Tätigkeiten widmen, bei denen sie produktiv und engagiert sein können. 

Sie können wieder zuversichtlich über Wachstum sprechen

Ihre Kollegen bereiten sich auf Wachstum vor – 84 % von ihnen haben mindestens ein wachstumsbezogenes Ziel für das nächste Jahr. Drei Viertel von ihnen schätzen sogar ihr eigenes Wachstum optimistischer ein als das der Weltwirtschaft. Warum ist ihr Glas halb voll? Sie verfügen über Echtzeitdaten, aus denen hervorgeht, ob ihre Richtlinien und Verfahren den aktuellen Ausgabenmustern entsprechen. Und wo dies nicht der Fall ist, haben sie intelligente Instrumente, um die notwendigen Änderungen vorzunehmen. Anstatt also zu versuchen, die Dinge so zu machen, wie sie schon immer gemacht wurden, passen sie sich an. Sie automatisieren, machen genaue Vorhersagen und überprüfen jedes Detail. Und genau das ist der einzig richtige Weg, um voran zu kommen und zu wachsen.