Mit Business-Agilität dem Wandel begegnen

In der turbulenten Geschäftswelt von heute ist der Wandel die einzige Konstante. Über Nacht tauchen neue Konkurrenten auf, die Technologie entwickelt sich blitzschnell weiter, und die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen können sich von heute auf morgen ändern. Angesichts dieser dynamischen Herausforderungen müssen sich Unternehmen ständig neu anpassen. Der Druck steigt, Kostenkontrolle und Effizienzsteigerung sind oberstes Gebot. Ein agiles Mindset ist für all das nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit.

Was ist Business-Agilität?

Agilität ist nicht nur ein Schlagwort – sie ist der Motor für Wachstum. Agile Unternehmen haben zufriedenere Kunden, sie verbessern ihre Leistung und steigern dabei die Effizienz. Vor allem die Finanzteams spielen bei dieser Transformation eine zentrale Rolle. Denn sie können die finanzielle Performance eines Unternehmens erheblich beeinflussen.

Die Vorteile von agilen Unternehmen

Business-Agility ermöglicht Unternehmen:

• neue Chancen zu nutzen
• sich an die Herausforderungen der Branche und des Wettbewerbs anzupassen
• Innovationen, die für bessere Ergebnisse sorgen
• Systeme zu rationalisieren, um die Effizienz zu steigern

Das klingt bereits ziemlich gut. Aber warum ist agiles Handeln gerade jetzt so enorm wichtig? Agile Unternehmen werden in die Lage versetzt, neue Chancen zu ergreifen, sich den Herausforderungen der Branche zu stellen, durch Innovationen besser zu werden und die Abläufe zu vereinfachen. Und das sind noch nicht die einzigen Argumente. Ein flexibler und agiler Arbeitsplatz ist nicht nur ein Segen für Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeitenden.

Schwerfällige Systeme, manuelle Prozesse und viele Arbeitsschritte sind mühsam und zeitraubend. Effiziente Systeme hingegen sparen Zeit und ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich auf ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren. Wenn etwa Quittungen aufbewahrt, Spesenabrechnungen manuell ausgefüllt und durch mehrere Genehmigungsstufen geleitet werden müssen, nur um dann wegen unvollständiger Angaben wieder zurückgeschickt zu werden, erhöht sich die Arbeitsbelastung. Automatisierte Ausgabenmanagementsysteme können dagegen Belege elektronisch über eine mobile App erfassen, die Compliance- und Genehmigungskette automatisieren und die End-to-End-Verarbeitung optimieren.

7 Schlüsselprinzipien der Business-Agilität

Wenn Sie Ihre Systeme und Prozesse durch die Linse eines agilen Rahmens betrachten, werden Sie schnell erkennen, wo Sie sich anpassen und verbessern können. Eines der am weitesten verbreiteten Frameworks für die Skalierung von Agilität ist das Scale Agile Framework (SAFe), das sieben Kernprinzipien für agile Unternehmen festlegt.

1. Team- und technische Agilität: Befähigung von Teams, durch kooperative, agile Praktiken Werte zu schaffen.
2. Agile Produktbereitstellung: iterative Entwicklung und Lieferung von Produkten, um veränderten Kundenanforderungen gerecht zu werden.
3. Liefern von Unternehmenslösungen: Koordinierung umfangreicher Lösungen über mehrere Teams hinweg für eine effiziente Integration.
4. Schlankes Portfoliomanagement: Abgleich von Strategien und Investitionen mit der agilen Lieferung, um den Wert zu maximieren.
5. Organisatorische Agilität: Anpassung von Kultur, Struktur und Führung zur Unterstützung agiler Prinzipien.
6. Kultur des kontinuierlichen Lernens: Förderung einer Kultur des ständigen Lernens und der Verbesserung auf allen Ebenen der Organisation – einschließlich der Fähigkeit, aus Fehlern, Feedback und Erfahrungen zu lernen, um Innovationen voranzutreiben.
7. Lean-Agile Leadership: Entwicklung von Führungskräften, die den Wandel vorantreiben und in komplexen Umgebungen effektive Entscheidungen treffen können.

Der Einsatz des SAFe-Rahmens im Ausgabenmanagement kann die Flexibilität und Effizienz erheblich verbessern. Die Einführung einer "ready to launch"-Mentalität ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Ausgabenmanagement-Strategien regelmäßig zu verbessern und diese Verbesserungen im Laufe der Zeit iterativ anzuwenden. Agile Unternehmen innovieren und verfeinern ihre Prozesse kontinuierlich. Die Anwendung von Lean-Prinzipien führt zu einem optimierten Ausgabenmanagement in Ihrem gesamten Portfolio und reduziert unnötige Ausgaben. Am Ende wird es leichter, sich auf genau die Aufgaben zu konzentrieren, die effektiver sind und mehr Einnahmen generieren – ein typischer Effekt von Business-Agilität.

Tipps für einen optimierten Ausgabenmanagement-Prozess

Unser Leitfaden stellt Ihnen für den Bereich Ausgabenmanagement verschiedene Best Practices vor und erläutert, wie Sie diese in Ihre Prozesse integrieren können.

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Mit diesen Strategien fördern Sie Agilität im Unternehmen

Business-Agility lässt sich nicht ein für alle Mal herstellen. Es ist vielmehr eine Reise, die organisatorisches Engagement für den Aufbau und die Pflege einer Kultur der Flexibilität, der Optimierung und der kontinuierlichen Verbesserung erfordert.

Aufbau einer agilen Unternehmenskultur

Die Umstellung Ihrer Kultur auf eine agile Denkweise erfordert Veränderungen. Sie brauchen klare Ziele und müssen dafür sorgen, dass sich die Teammitglieder bei allen Entscheidungen wohl und gut unterstützt fühlen. Die Mitarbeitenden müssen sowohl einen Anreiz als auch die Befugnis haben, Strategien zu testen und Änderungen vorzunehmen. Offene Kommunikation und funktionsübergreifende Zusammenarbeit sind hier der Schlüssel um Chancen zu erkennen und in allen Funktionsbereichen für die nötige Akzeptanz zu sorgen.

Optimieren der Abläufe

Die Optimierung der Abläufe im Hinblick auf agilere Praktiken erfordert eine Bewertung der Systeme und Prozesse. Wie können sie vereinfacht werden? Finanzteams sollten nach Bereichen suchen, in denen wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden können. So bekommen Mitarbeitende mehr Zeit für wertschöpfende, strategische Aktivitäten. Die Investition in Tools, die Ihre Prozesse effizienter machen, kann sich rasch auszahlen, da Sie so schneller fundierte Entscheidungen treffen können. In einem agilen Unternehmen müssen Sie bei jedem Schritt die Leistung nachverfolgen, um verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und den Nutzen der vorgenommenen Änderungen überprüfen zu können.

Kontinuierliche Verbesserung

Fortlaufende Verbesserung, regelmäßige Analysen und Rückmeldungen folgen einem iterativen Ansatz, der im Laufe der Zeit schrittweise Verbesserungen bringt. Dabei ist es wichtig, dass Sie Erfolge anerkennen, feiern und den Wert Ihres agilen Ansatzes für alle deutlich machen.

Agile Lösungen für das Ausgabenmanagement

Daten sind der Schlüssel zur Agilität – insbesondere im Finanzbereich. Einheitliche Datenplattformen, die das Ausgabenmanagement miteinander verknüpfen, bilden hier die Grundlage. Aber auch Tools zur Ausgabenanalyse und KI erweisen sich als hervorragende Möglichkeit, Ausgaben zu bewerten und Kosten zu kontrollieren. Mit den richtigen Tools und der passenden Strategie können Sie Ihre Prozesse verbessern und einen agileren Ansatz für das Ausgabenmanagement entwickeln.

Nachdem Sie Ihre Ausgabendaten analysiert haben, können Sie in Ihrem agilen Unternehmen diese Strategien anwenden:

• Neuverhandlung von Verträgen: Sichern Sie sich bessere Preise und Konditionen bei bestehenden Lieferanten. Beispiel: Die Ausgabenanalyse kann Bereiche aufzeigen, in denen durch Konsolidierung Mengenrabatte erzielt werden können.
• Strategische Beschaffung: Suchen Sie nach alternativen Bezugsquellen auf der Grundlage von Ausgabenanalysen und Risikobewertungen der Lieferanten. Beispiel: Identifizieren Sie neue Lieferanten, die bessere Preise oder Vertragsbedingungen bieten können.
• Collaborative Sourcing: Gehen Sie Partnerschaften mit anderen Unternehmen ein, um die gemeinsame Kaufkraft zu bündeln. Beispiel: Nutzen Sie kooperative Einkaufsgemeinschaften für Großeinkäufe.
• Lieferanten-Compliance: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende nur vorab genehmigte Waren und Dienstleistungen kaufen. Beispiel: Führen Sie klare Ausgabenrichtlinien und automatischer Kontrollen der Einhaltung der Vorschriften ein. Erwägen Sie Firmenkarten mit vorgegebenen Ausgabenlimits, die auf bevorzugte Anbieter beschränkt sind.
• Ausfallsicherheit der Lieferkette: Bauen Sie Redundanz in Ihre Lieferkette ein, indem Sie die Lieferanten und geografische Standorte diversifizieren. Beispiel: Identifizieren Sie Sekundär- und Tertiärlieferanten für den Fall einer Unterbrechung der Lieferkette.
• Risikomanagement bei der Beschaffung: Integrieren Sie Risikobewertungen von Lieferanten in Ihre Beschaffungsentscheidungen. Beispiel: Beziehen Sie Risikobewertungen auf der Grundlage der Kriterien Ihres Unternehmens mit ein.
• Neue Auswahlkriterien: Setzen Sie Prioritäten in bestimmten Bereichen nach Produktkategorien. Beispiel: Bei Cloud-basierter Software können Sie der Cybersicherheit Vorrang einräumen, bei Reisen und Unterkünften hingegen der Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
• Frühzahlerrabatte: Verhandeln Sie mit Lieferanten, um von Frühzahlerrabatten zu profitieren. Beispiel: Fordern Sie proaktiv Rabatte für frühzeitige Zahlungen oder Vorauszahlungen auf Waren und Dienstleistungen.
• Optimierung der Reisekosten: Automatisieren Sie Buchungen über bevorzugte Anbieter und rationalisieren Sie die Kostenabrechnung und Prozesse. Beispiel: Nutzen Sie SAP-Concur-Lösungen, um einen durchgängigen Digitalisierungsprozess für die Erfassung, Bearbeitung und Genehmigung von Reisekosten zu schaffen.

So messen Sie Agilität im Unternehmen

Wie können Sie nun feststellen, ob sich Ihre Bemühungen auszahlen? Legen Sie klare Ziele fest und verfolgen Sie die wichtigsten Kennzahlen, die Ihnen als Kompass auf Ihrem Weg zu mehr Agilität und Effizienz dienen. Die Ziele sollten mit den Bestrebungen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Bei der Einführung agilerer Praktiken in der Ausgabenverwaltung können Sie beispielsweise folgende Schlüsselkennzahlen verfolgen:

• Zykluszeit für Spesenabrechnungen
• Zeit für die Aufnahme von Lieferanten
• Rabatt-Erfassungsraten
• Nicht konforme und/oder abweichende Ausgaben
• Preisabweichung gegenüber dem ausgehandelten Preis

Anhand dieser Kennzahlen können Sie die Performance-Verbesserung im Laufe der Zeit verfolgen. So lassen sich auch Bereiche erkennen, in denen ein besonders entschiedenes Vorgehen erforderlich ist, um Ihre Ziele zu erreichen. Übrigens: Wenn Sie ein neues Ausgabenmanagement-Programm einführen, sollten Sie auch KPIs wie die Akzeptanz und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem Upgrade der Ausgabenberichterstattung nicht vergessen.

Und denken Sie daran: In der sich ständig verändernden Welt von heute ist Agilität nicht nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit. Nehmen Sie also den Wandel an, fördern Sie Agilität, und beschreiten Sie den Weg zu nachhaltigem Wachstum.