Mit digitalem Reisekostenmanagement auf der rechtssicheren Seite

Beim Thema Reisekostenmanagement denken die meisten Verantwortlichen sofort an hohe Verwaltungsaufwände. Da müssen die Einhaltung von Richtlinien (etwa zur Spesenhöhe) kontrolliert, Reisebudgets und Auslandssteuersätze berücksichtigt werden und vieles mehr. Einen Punkt unterschätzen die Unternehmen jedoch häufig: die Compliance.

„Oft fehlt den Unternehmen der Überblick über ihre Reise-Policies, Verantwortlichkeiten sind nicht klar definiert und jede Landesgesellschaft macht ihr eigenes Ding“, sagt Jérôme Bättig, Teamleader Travel & Expense des auf HR-Software spezialisierten Schweizer Beratungshauses HR Campus. Auf dieser Basis lässt sich beispielsweise kaum verlässlich ermitteln, welcher Teil der Reisekosten vermeidbar wäre oder ob alle Vorsteuerabzüge korrekt vorgenommen wurden. Darüber hinaus haben Unternehmen aber auch Schwierigkeiten, ihrer Auskunfts- und Fürsorgepflicht nachzukommen – der „Duty of Care“. Gesetzlich sind Unternehmen unter anderem verpflichtet, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ausland zu schützen. Aber wie soll das gehen, wenn maximal die Vorgesetzten wissen, welche ihrer Teammitglieder gerade wo unterwegs sind?

Nie lagen Compliance und Mitarbeiterzufriedenheit so nah beieinander

Wer angesichts solcher Fragen unruhig wird, für den hat Bättig eine gute Nachricht. „Mit der Einführung von SAP-Concur-Lösungen lassen sich alle Compliance-Aspekte des Reisemanagements praktisch automatisch gleich mit lösen – von Einreisegenehmigung bis Tax Compliance.“ Das Prinzip dabei ist, durch Selfservices einen möglichst großen Teil der Verantwortung von HR und Finance auf die Reisenden selbst zu verlagern.

Beispiel Reise-Policies: Statt bei beliebigen Dienstleistern von Airbnb bis Booking.com buchen zu können, werden die genehmigten Anbieter direkt ans SAP-Concur-System angebunden. Die Mitarbeiter können dann ausschließlich aus einer zuvor definierten Liste wählen, etwa von Anbietern, mit denen Rabattvereinbarungen existieren. Wichtige Angaben sehen sie sofort: Ist das Zielland ein Risikogebiet? Welche Spesenlimits gibt es? „Wenn solche Dinge vorher klar sind, braucht man weder Buchungen noch eingereichte Reisekostenaufstellungen von zig Kontrollorgangen prüfen lassen“, sagt Bättig. „Line Manager und Finance schauen drüber und fertig.“ Der gesamte Prozess läuft schneller und transparent nachvollziehbar ab – und sicher. Über detaillierte Reports können Prüfungen bei Bedarf nachträglich erfolgen. Die Dienstreisenden selbst brauchen sich keine Gedanken mehr darüber zu machen, ob sie versehentlich gegen Policies verstoßen, von denen sie gar nichts wissen.

Hoher Standardisierungsgrad erhöht Rechtssicherheit und Tempo

Die Umsetzung eines digitalen Reisekostenmanagements schließt HR Campus in der Regel innerhalb weniger Wochen ab. Möglich macht das ein Template-Ansatz, der auf Best Practices beruht. Zunächst analysiert ein sogenannter Health Check, wie gut ein Unternehmen beim Thema Dienstreisen und deren Abrechnung bereits digital aufgestellt ist – prozessual, organisatorisch, in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, aber auch tool- und compliance-seitig. „Hilfreich ist beispielsweise, wenn die Lösung SAP SuccessFactors Employee Central schon eingeführt wurde. Somit können wir von einer konsistenten Datenqualität und einer “single source of trouth” bei den Mitarbeiterstammdaten ausgehen.“, erklärt Bättig.

Auf Basis von Best Practices entsteht zügig ein Set an Prozessen für das Reisekostenmanagement – von der Erfassung bis zur Abrechnung. Es lässt sich ohne größere Anpassungen direkt weltweit einführen. Die meisten Unternehmen gehen davon aus, dass sie sehr spezielle Anforderungen hätten und Standardprozesse für sie daher nicht in Frage kommen. Doch die Erfahrung zeigt das Gegenteil: In fast allen Fällen lässt sich der größte Teil der Aufgaben gerade im Reisekostenmanagement sehr wohl standardisieren. Je nach Land ergänzen die Berater das globale Template dann noch punktuell um spezifische Besonderheiten – etwa mit Blick auf steuerrechtliche Vorgaben. Ändern sich solche Vorgaben einmal, lassen sie sich schnell zentral im System erfassen und werden fortan automatisch berücksichtigt. Aufgaben wie Vorsteuerrückerstattung oder die aktive Sicherheitsüberwachung der Mitarbeitenden können Unternehmen auch ganz simpel über Integrationen an Dienstleister auslagern.

Kunden von HR Campus sind oft überrascht, wie wenig Vorarbeit nötig ist, um das Reisekostenmanagement zu digitalisieren. Wer beispielsweise die SAP-SuccessFactors-Suite einführen möchte, muss dabei noch gar nicht weit fortgeschritten sein. Der Reisekostenprozess wird einfach parallel oder unabhängig davon umgestellt. Auch SAP S/4HANA muss nicht vorhanden sein, um schnell Vorteile zu erzielen, die allen Mitarbeitern zugutekommen – und ganz besonders der Finanz- und der HR-Abteilung.

Was Unternehmen konkret erwarten können und worauf Sie in puncto Reisekosten-Compliance achten sollten, erklärt HR Campus hier in der Webinar-Aufzeichnung:

Regelkonform mit digitalem Ausgabenmanagement

Neueste Anforderungen zu erfüllen wird immer schwieriger, doch die Digitalisierung der dazugehörigen Prozesse schafft ohne großen Mehraufwand Transparenz, Kostenkontrolle und Sicherheit bei der Regeleinhaltung.

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