Firmenwagen? Ganz nett! Aber nein danke.

In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit und Umweltschutz, der Umgang mit Verkehr und Mobilität sowie der demografische Wandel allgegenwärtig sind, müssen sich auch Unternehmen den damit verbundenen Herausforderungen stellen. Bezogen auf Mitarbeiterbindung und Mobilität stellen viele Unternehmen schon jetzt fest, dass der Besitz eines eigenen Autos oder gar Firmenwagens nicht mehr zwingend die gleiche Priorität wie vor 10 oder 20 Jahren hat. Dies gilt vor allem für Mitarbeitende in Ballungsräumen. Der Dienstwagen als Statussymbol spielt immer weniger eine Rolle. Das zeigt auch eine aktuelle Studie von SAP Concur unter deutschen Mitarbeitenden: 35% geben an, dass sie auf einen Dienstwagen verzichten und stattdessen ein Car-Sharing-Angebot ihres Arbeitgebers begrüßen würden. Nachhaltige Fortbewegung und Flexibilität rücken bei der Wahl des Transportmittels demnach in den Mittelpunkt. Diese Entwicklung kann sich nicht nur positiv auf den CO₂-Fußabdruck von Unternehmen auswirken, sondern auch kostenseitig bemerkbar machen. Der Firmenwagen schlägt mit durchschnittlichen Listenpreisen von 50.000 Euro pro Fahrzeug und entsprechenden Leasingraten zu Buche. Der Anteil von gekauften dienstlichen Fahrzeugen beträgt heute noch 40%. Als reines Instrument zur Mitarbeiterbindung ist das bei den heutigen Preisen ein kostspieliges Investment.

Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität anders gedacht

Im Werben um Fachkräfte haben viele Unternehmen bereits angefangen, sich umzuorientieren. Ein gutes Gehalt und interessante Aufgaben allein reichen schon lange nicht mehr aus, um als attraktiver Arbeitgeber zu gelten. Neben der viel zitierten Work-Life-Balance verlangen gut qualifizierte Mitarbeitende Flexibilität hinsichtlich des Ortes und der Zeit ihrer Tätigkeit sowie smarte Tools und Systeme, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Angesichts eines sich rasch verändernden Unternehmensumfeldes wird die Offenheit des Arbeitgebers gegenüber Nachhaltigkeitsthemen und damit verbunden auch nachhaltiger Mobilität zunehmend wichtiger. So wünschen sich 48% der Befragten von ihrem Arbeitgeber, dass dieser in seinem Mobilitätskonzept nachhaltige Alternativen wie E-Autos berücksichtigt. Aber was genau können Unternehmen in diesem Kontext anbieten?

„Bewerberinnen und Bewerber fragen inzwischen immer häufiger, ob sie alternative Leistungen zu einem Firmenwagen erhalten können“, berichtet die HR-Verantwortliche eines mittelständischen Unternehmens. „Wir beschäftigen uns deshalb seit geraumer Zeit mit Möglichkeiten, ein attraktives Mobilitätspaket anzubieten. Die vermehrte Nachfrage nach solchen Angeboten stellen wir vor allem bei jüngeren Kandidatinnen und Kandidaten für unsere Standorte in größeren Städten fest.“

Geplant ist im Fall dieses Unternehmens, Leistungen wie Bahnfahrten und Car-Sharing, aber auch Mietwagen oder eScooter über ein separates Budget als Teil der Reisekosten abrechnen zu können. Und damit trifft es einen Nerv: Über die Hälfte der Befragten wünscht sich von ihrem Arbeitgeber ein individuelles Mobilitätsbudget, das flexibel eingesetzt werden kann (40%). „Wir überlegen sogar, ob wir Hotelübernachtungen hinzunehmen, weil wir das für ein sehr attraktives Angebot halten, das Mitarbeitenden zusätzliche Flexibilität bietet“, ergänzt sie.

Steuerliche Aspekte flexibler Firmenmobilität

„Auch der Fiskus fördert inzwischen – neben den bekannten Regelungen zur Firmenwagenbesteuerung – zusätzliche oder alternative Mobilitätsangebote durch den Arbeitgeber“, so Fabian Kliemann, der sich als Steuerberater bei der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner in München mit auf das Thema spezialisiert hat. „Neben den bekannten Steuervorteilen bei der Gewährung von Job-Tickets oder der Bezuschussung von Elektro-Fahrrädern können auch weitere Angebote, wie etwa Car-Sharing oder E-Scooter-Abonnements, (lohn-)steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Einzige Bedingung ist, dass die Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden entsprechend ausgestaltet sind. Der hieraus für Mitarbeitende steuerfreie geldwerte Vorteil wurde zwar ab dem 1. Januar 2022 auf monatlich 50 Euro gedeckelt, kann aber trotzdem für beide Seiten eine sehr interessante Option darstellen“, so Kliemann weiter. „Auf die Ausgestaltung der arbeitsvertraglichen Regelungen ist dabei allerdings besonderes Augenmerk zu richten.“

Insgesamt bieten damit auch die steuerrechtlichen Rahmenbedingungen derzeit attraktive Anreize, Mitarbeitenden alternative Mobilitätsmodelle anzubieten, die für beide Seiten ein Gewinn sein können. So fallen beispielsweise für pauschalierbare Gehaltsbestandteile keine Beiträge zur Sozialversicherung an. Für viele Unternehmen wird daher ein individuelles Mobilitätsbudget, das flexibel für Fortbewegung eingesetzt werden kann, als zusätzlicher Benefit und Alternative zum Firmenwagen immer attraktiver.

Was gilt es bei der Einführung eines Mobilitätsbudgets zu beachten?

Zwei wichtige Fragen sollten bei den ersten Überlegungen zur Einführung alternativer Mobilitätsangebote im Mittelpunkt stehen.

1. Aus welchem Grund sollte sich das Unternehmen überhaupt damit befassen?

Zum einen spielen Nachhaltigkeitsaspekte eine wesentliche Rolle: Die CO₂-Emmissionen von Firmenwagen gegenüber denen von Privatfahrzeugen sind überproportional hoch. Günstige Konditionen – in der Regel steht der vollen Kostenübernahme nur eine einprozentige Listenpreis-Versteuerung entgegen – verleiten viele Mitarbeitende zur Wahl einer stärkeren Motorisierung, die sie bei einer privaten Anschaffung nicht gewählt hätten. Die Verminderung von CO₂-Emmissionen und auch deren Ausweis könnten in Zukunft also eine ganz erhebliche Rolle für den Wandel hin zu einem Mobilitätsbudget spielen.

Der zweite wesentliche Punkt ist die Attraktivität als Arbeitgeber: Das Angebot eines individuellen Mobilitätsbudgets kann jüngere Bewerberinnen und Bewerber tatsächlich zu einem Einstieg motivieren. Die Wahrnehmung als modernes, flexibles und umweltbewusstes Unternehmen wird im Ringen um qualifizierte Fachkräfte künftig eine zunehmend stärkere Rolle spielen. Im Kontext von Geschäftsreisen wünschen sich die Angestellten beispielsweise, dass ihr Arbeitgeber zum Wohle des Klimas längeren Reisezeiten (38%) aber auch höhere Kosten zugunsten einer grünen Verkehrsmittel- und Unterkunftswahl zustimmt (42%; z. B. Bahn statt Flugzeug und nachhaltige Hotelalternativen).

2. Kann das Unternehmen ein Mobilitätsbudget überhaupt sinnvoll anbieten?

Als Unternehmen mit Sitz oder Niederlassungen in Ballungszentren ist diese Frage schnell beantwortet. Je größer die Rolle von öffentlichen Verkehrsmitteln und alternativen Mobilitätsangeboten wie Car-Sharing, Mietfahrräder, eRoller oder eScooter in einer Region, desto attraktiver lässt sich das Mobilitätsbudget gestalten. In eher ländlichen Gebieten dürfte ein solches Angebot hingegen mangels alternativer Angebote zum Pkw eher uninteressant sein.

Und wie sieht es mit möglichen Einsparungen aus? Dazu sollten sich Verantwortliche die Kosten der Firmenflotte ansehen und je Fahrzeug nur etwa die Hälfte dieser Kosten den Möglichkeiten des – zumindest in Ballungszentren – umfangreichen Angebots alternativer Mobilitätskonzepte entgegenhalten. Dabei wird sich schnell herausstellen, dass ein auf das Angebot zugeschnittenes Mobilitätsbudget weniger kostenintensiv sein kann als der Unterhalt einer ganzen Firmenflotte.

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Konzept Mobilitätsbudget sinnvoll umsetzen

Wenn Motivation und regionale Verfügbarkeit geklärt sind, gilt es, das Mobilitätsbudget möglichst attraktiv auszugestalten. In diesem Zusammenhang ist es beispielsweise wichtig, welche Tools im Unternehmen bereits genutzt werden. Da Kosten für die Fortbewegung entstehen, ist es naheliegend, die Abrechnung direkt über die Reisekostenabrechnung abzuwickeln. Kommen dafür bereits digitale Lösungen zum Einsatz, lässt sich das problemlos integrieren. Zudem sollte geklärt werden, ob Kosten für dienstliche Reisen zusammen mit den privaten Mobilitätskosten eingereicht werden dürfen. Falls eine separate Abrechnung gewünscht ist, sollte für Mitarbeitende in den Richtlinien klar gemacht werden, wie zwischen den beiden Fällen zu unterscheiden ist.

Aber auch die Wahl der Fortbewegungsmittel spielt eine Rolle. Arbeitgeber sollten zuvor definieren, ob sie ihren Mitarbeitenden insgesamt freie Wahl lassen oder bei den Verkehrsmitteln für die private Nutzung möglicherweise Einschränkungen machen. Auch ist in diesem Zusammenhang ist mit Blick auf den CO₂-Fußabdruck zu berücksichtigen, ob beispielsweise Inlandsflüge komplett aus dem Mobilitätsmix ausgeschlossen werden sollen. Entsprechende Richtlinien, die im Buchungstool hinterlegt sind, können hier allen Beteiligten helfen, den Überblick zu behalten.

Zuletzt bleibt zu klären, was mit Überschüssen aus dem Mobilitätsbudget geschehen soll. Denkbar wären beispielsweise eine Auszahlung an die Mitarbeitenden, eine Umwidmung als Zufluss in deren betriebliche Altersvorsorge oder etwa eine Spende an Projekte zur CO₂-Reduzierung. Gerade die letzte Option kann zusätzlich dazu motivieren, auf günstige und vor allem nachhaltige Fortbewegungsmittel umzusteigen.

Es zeigt sich: Insgesamt ist der Einsatz digitaler Tools bei der Organisation und Verwaltung eines Mobilitätsbudgets von zentraler Bedeutung. Sie können nicht nur bei der Buchung und Abrechnung unterstützen, sondern auch die individuelle Verwaltung durch die Mitarbeitenden selbst vereinfachen. Aber auch wenn es darum geht, Informationen zu den genutzten Verkehrsmitteln sowie deren CO₂-Fußabdruck zu erhalten und auszuwerten, können digitale Helfer unterstützen. Entsprechende Tools, die bereits bei der Buchung einer Geschäftsreise die nachhaltigste Option anzeigen, wünschen sich 38% der Befragten. All diese Informationen, zusammen mit Daten zur generellen Nutzung des Angebots, können Aufschluss über die Akzeptanz des Mobilitätsbudgets unter den Mitarbeitenden geben. Auf dieser Basis können Arbeitgeber das Angebot wiederum anpassen und attraktiver machen.