Produktivität steigern: Aufmerksamkeit auf das System lenken

Unproduktiv arbeitende Beschäftigte können Ihr Unternehmen teurer zu stehen kommen, als Sie vielleicht denken. Bei einer Umfrage von McKinsey gab mehr als die Hälfte der befragten Mitarbeitenden an, bei der Arbeit relativ unproduktiv zu sein. Und diese Produktivitätsverluste könnten ein Unternehmen jährlich zwischen 228 und 355 Millionen US-Dollar kosten.

Wie aber können Führungskräfte die Produktivität ihrer Beschäftigten steigern? Wirkliche Produktivitätssteigerungen lassen sich nur auf Unternehmensebene (und nicht auf individueller Ebene) erreichen und zwar durch den Aufbau effizienter Systeme und die Einführung der richtigen Tools. Anstatt die Produktivität einzelner Mitarbeitender zu verbessern, muss ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, in dem die Leistungsfähigkeit aller auf ganz natürliche Weise gefördert wird.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, wie Sie Beschäftigte und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen können.

Digitalisierung von Daten einer Geschäftsreise

Die Digitalisierung von Daten ist ein Prozess, der nicht digitale Informationen in ein digitales Formate umwandelt. Sie kann Geschäftsaufgaben vereinfachen und effizienter gestalten. Ein Beispiel hierfür ist das Einreichen einer Spesenabrechnung nach einer Geschäftsreise. Im Verlauf der Reise sammeln Mitarbeitende Belege in verschiedenen Formaten. Auch wenn der Beleg für das Flugticket und die endgültige Hotelrechnung vielleicht per E-Mail zugestellt werden, bringen Mitarbeitende wahrscheinlich noch einige Papierbelege von Restaurants, Taxifahrten und mehr mit. Durch die Digitalisierung dieser Belege sinkt zum einen die Wahrscheinlichkeit, dass etwas verloren geht, und zum anderen kann die Spesenabrechnung und damit auch die Rückerstattung beschleunigt werden.

Mit ExpenseIt lassen sich Belege ganz einfach abfotografieren und direkt an Concur Expense senden. Dank neuester Technologien wie generativer KI und maschinellem Lernen werden wichtige Daten ermittelt und Ausgaben automatisch in einer Abrechnung kategorisiert und aufgeschlüsselt, die geprüft und eingereicht werden kann. Außerdem erkennt und verarbeitet ExpenseIt Belege in zahlreichen Sprachen, sodass auch Auslandsreisende von der Produktivitätssteigerung durch die Digitalisierung von Daten profitieren können.

Automatisierung im Ausgabenmangement

Automatisierung ist nicht länger auf Hardwarelösungen beschränkt. Insbesondere mit generativer KI und großen Sprachmodellen unterstützt Software jetzt Unternehmen dabei, Prozesse zu automatisieren und damit die Produktivität zu steigern. Zwei mühsame Aufgaben im Ausgabenmanagement –die Genehmigung von Einkäufen und die Ausgabenprüfung – eignen sich hervorragend für die Automatisierung, durch die der gesamte Prozess beschleunigt und Mitarbeitende entlastet werden. Außerdem können Sie dadurch wertvolle Erkenntnisse für künftige Prognosen gewinnen.

Concur Request vereinfacht Anträge und Genehmigungen durch Automatisierung und sorgt so für eine bessere Budgetkontrolle und die Einhaltung von Richtlinien. Der Cloud-Service unterstützt die Einrichtung eines Berechtigungsprozesses für Mitarbeitende und diejenigen, die für die Genehmigung von Anträgen verantwortlich sind, und erfasst dabei wichtige Informationen für eine schnelle und einfache Entscheidungsfindung. Mit dem Request-Assistenten erhalten Mitarbeitende sogar Kostenschätzungen für Reisen.

Integration von Geschäftsreise-Daten

Auch wenn Unternehmen Technologien einsetzen, um Reise- und Ausgabenprozesse zu optimieren, sind Datensilos nach wie vor eine Herausforderung für Unternehmen. Laut der sechsten SAP-Concur-Jahresumfrage zu globalen Geschäftsreisen sind 31 % der Travel Manager der Ansicht, dass die Verwaltung der Reisekosten ohne Zugriff auf alle Reise- und Ausgabendaten ihnen die erfolgreiche Ausübung ihrer Tätigkeit erschwert.

Deshalb sind integrierte Lösungen so wichtig. Reisen und Ausgaben lassen sich nur schwer gemeinsam verwalten, wenn zwischen den jeweiligen Lösungen keine Kommunikation stattfindet. Und es ist noch schwieriger, die Auswirkungen auf das Unternehmen nachzuvollziehen, wenn Reise- und Ausgabendaten nur den Reise- und Finanzteams zugänglich sind. Integration ist eine der wichtigsten Funktionen von SAP-Concur-Lösungen, darunter Concur Travel und Concur Expense sowie SAP‑Software und ‑Technologie im Allgemeinen.

Wie Sie mit SAP-Concur-Lösungen die Produktivität steigern können

Für die Unternehmensleistung ist die individuelle Produktivität der Beschäftigten wichtig, doch sollten Sie Ihre Perspektive erweitern, wenn es darum geht, wie Sie Ihre Mitarbeitenden zu Bestleistungen befähigen können. Entscheidend sind die Prozesse, Tools und Systeme, über die das Unternehmen verfügt.