7 Regeln für die Nutzungsvereinbarung von Firmenkreditkarten

Unternehmen müssen ihre Ausgaben im Auge behalten. Nur so können sie schließlich ihren Gewinn schützen und für Wachstum sorgen. Bewährte Empfehlungen für Geschäftsreise-Richtlinien fordern in der Regel auch eine Richtlinie für Firmenkreditkarten. Eine solche Nutzungsvereinbarung ist tatsächlich unverzichtbar – und wie bei den meisten Prozessen ist die proaktive Gestaltung der Schlüssel zum Erfolg.

Was ist eine Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten?

Die Erstattung von Mitarbeiterausgaben kann zeitaufwändig sein. Für die Mitarbeitenden, die auf ihr Geld warten müssen, ist das frustrierend. Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden Kreditkarten zur Verfügung stellt, ist es wichtig, dass es für die Nutzung klare Regeln gibt. Eine Richtlinie für Firmenkreditkarten bietet mehrere überzeugende Vorteile. Hier ein paar Beispiele:

• Mehr Eigenverantwortung der Mitarbeitenden
• Geringeres Risiko einer missbräuchlichen Verwendung der Karte
• Verbesserung der Ausgabentransparenz
• Hilfe bei der Kontrolle der Kosten
• Weniger Verwirrung für die Mitarbeitenden bei der Verwaltung von Ausgaben.

Eine klare Nutzungsvereinbarung für Kreditkarten kann Unternehmen helfen, die Kosten unter Kontrolle zu halten. Es wird deutlich, wofür das Geld ausgegeben wird, was auf die langfristige Rentabilität des Unternehmens einzahlt.

Wichtige Regeln für die Nutzungsbedingungen von Firmenkreditkarten

Führungskräfte müssen bei der Ausarbeitung der Nutzungsbedingungen für Kreditkarten des Unternehmens die spezifischen Details ihrer Prozesse berücksichtigen. Tun sie dies nicht, entstehen leicht Unsicherheiten und Missverständnisse. Im Folgenden finden Sie sieben Aspekte, die bei der Erstellung einer wirksamen Richtlinie berücksichtigt werden sollten.

1. Entscheiden Sie über die Berechtigungsvoraussetzungen

Wer braucht eine Firmenkreditkarte? Die Antwort auf diese Frage ist der erste Schritt zur Erstellung einer erfolgreichen Nutzungsvereinbarung. Selten benötigen alle Mitarbeitende eine Karte. Die Auswahl derjenigen, die eine Firmenkreditkarte erhalten, sollte auf der Grundlage von verschiedenen Faktoren erfolgen:

• Berufliche Funktion. Vertriebsmitarbeitende zum Beispiel verwenden in der Regel eine Firmenkreditkarte.
• Grad der Verantwortung. „Juniorige“ Beschäftigte brauchen eher selten eine Firmenkreditkarte, während Mitarbeitende auf höheren Hierarchieebenen sie vermutlich benötigen.
• Notwendigkeit von Reisen. Mitarbeitende, die Vollzeit im Büro arbeiten, brauchen möglicherweise keine Firmenkarte. Für Eventmanager und andere, die beruflich viel unterwegs sind, kann es hingegen sinnvoll sein, eine Karte zu besitzen.

2. Skizzieren Sie die zulässigen Verwendungszwecke

Was darf mit einer Firmenkreditkarte bezahlt werden und was nicht? Je prägnanter Sie diese Frage beantworten können, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmen unerwünschte Ausgaben mit der Karte tätigt. Legen Sie klare Grenzen für Geschäftsreisen, Unterkunft, Parken und Restaurantbesuche fest. Beantworten Sie häufige Fragen wie "Kann ich mit der Firmenkarte alkoholische Getränke bezahlen“? Eine proaktive Auseinandersetzung mit potenziellen Ausgaben kann Ihnen auf lange Sicht Ärger und Geld sparen.

3. Weisen Sie Kreditlimits zu

Die Festlegung von Kreditlimits ist wichtig, um unerwünschte oder nicht genehmigte Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Überlegen Sie, wofür Mitarbeitende die Karte verwenden könnten. Eine Person, die beruflich viel unterwegs ist, benötigt möglicherweise ein höheres Kartenlimit als jemand, der seine Firmenkarte nur für die vierteljährlichen Team-Essen verwendet.

4. Erstellen Sie die erforderliche Dokumentation für Ausgaben

Es wäre unklug, automatisch Zahlungen für Firmenkreditkarten zu leisten, ohne zu dokumentieren, woher die Ausgaben stammen und wie sie sich auf das Unternehmen auswirken. Was verlangt das Unternehmen von den Mitarbeitenden als "Nachweis" für die Ausgaben? Üblich sind zum Beispiel Spesenabrechnungen. Die dort aufgeführten Ausgaben sollten mit den Kreditkartenabrechnungen für den betreffenden Zeitraum übereinstimmen.

Glücklicherweise gibt es Hilfsmittel, die diesen Prozess automatisieren und weniger zeitaufwändig machen, als es früher der Fall war. In den Nutzungsbedingungen für die Kreditkarten des Unternehmens sollten einheitliche Dokumentationsanforderungen festgelegt werden, z. B. wie und wann Ausgaben zu melden sind und an wen sie gemeldet werden müssen.

5. Legen Sie die Pflichten der Karteninhabenden fest

Ein weiteres wichtiges Element der Kreditkartenrichtlinie ist die Erläuterung der Erwartungen des Unternehmens an die Mitarbeitenden. Karteninhabende sollten sich verpflichten, die Karte nur für zulässige Zwecke zu verwenden, sich an die Ausgabenrichtlinien zu halten und die erforderlichen Belege für Spesenabrechnungen vorzulegen.

6. Legen Sie Konsequenzen für die Nichteinhaltung der Regeln fest

Sie haben eine vollständige Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten schriftlich niedergelegt. Was nun? Was passiert, wenn jemand sein Kartenlimit überschreitet, die Karte für persönliche Ausgaben nutzt oder keine Belege vorlegt? Sprechen Sie die Nichteinhaltung der Richtlinien klar an. Erhält der oder die Betreffende eine schriftliche Verwarnung? Verlieren sie ihre Kartenprivilegien? Müssen sie mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen?

7. Sichern Sie sich die schriftliche Zustimmung der Karteninhabenden

Sobald Sie die Einzelheiten der Nutzungsbedingungen ausgearbeitet haben, erstellen Sie ein Genehmigungsformular und lassen Sie alle Karteninhabenden unterschreiben, dass sie das Formular erhalten und gelesen haben. Mit der Unterschrift bestätigen sie, dass sie die Bedingungen verstanden haben, sie befolgen werden und sich bewusst sind, dass sie bei missbräuchlicher Verwendung der Karte mit negativen Konsequenzen rechnen müssen.

Erfolgreiche Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten erstellen

Eine gut ausgearbeitete Richtlinie, die regelt, wie die Mitarbeitenden ihre Firmenkarten nutzen, ist eine wichtige Strategie für Unternehmen. Sie ist ein entscheidender Baustein eines umfassenden Kosten- und Reisemanagementsystems. Die proaktive Ausarbeitung von Nutzungsbedingungen für Firmenkreditkarten, die offene Kommunikation der Anforderungen und die Einhaltung durch die Mitarbeitenden tragen dazu bei, das Spesenmanagement zu optimieren und das Risiko eines Missbrauchs zu minimieren.

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