Reisekosten durch Outsourcing in den Griff bekommen

Reise- und Bewirtungskosten stellen einen wichtigen Teil der Betriebsausgaben dar. Die besondere Herausforderung dabei: Reisekosten sind jedoch nicht nur schwer kontrollierbar, sondern auch extrem anfällig für Fehler und Betrug, denn Unternehmensmitarbeiter lassen sich leicht zur Verletzung der Reiserichtlinien verleiten.

Die optimale Lösung ist daher die Automatisierung der Reisebuchungen und des Reiskostenmanagements. So können Unternehmen ihre Ausgaben effizienter kontrollieren und ihre internen Richtlinien besser einhalten. In diesem Artikel erhalten Sie detaillierte Informationen zu den Problemen, die bei der Prüfung von Reisekostenabrechnungen entstehen, sowie zu den Vorteilen eines ausgelagerten Controlling-Programms.

Angesichts der angespannten Wirtschaftslage spielen die Kontrolle der Reisekosten und anderen Mitarbeiterausgaben sowie die Prüfung der Abrechnungen von Reisebüros und Hotels eine zunehmend wichtige Rolle. Unternehmen benötigen daher effiziente Methoden, um Mitarbeiterausgaben zu kontrollieren und die Einhaltung von 
Richtlinien zu gewährleisten.

Die Rechnungsprüfung

Ziel der Prüfung der Reisekostenabrechnungen ist es, Betrugsfälle aufzudecken und zu verhindern, die Unternehmen jährlich viele Millionen Euro kosten. Aber auch die Einhaltung der Richtlinien sowie die mangelhafte Transparenz bei den Mitarbeiterausgaben sind häufig die Gründe einer Rechnungsprüfung.

Allerdings sind solche Kontrollen für das Personal in der Finanzabteilung extrem zeitraubend, da sie meistens manuell durchgeführt werden. Außerdem können bei dieser Art der Rechnungsprüfung Richtlinienverletzungen oder Betrugsfälle erst dann erfasst werden, wenn sie bereits stattgefunden haben. Eine Schadensprävention ist so nicht möglich.

On-Demand-Lösungen

Viele Unternehmen greifen deshalb heute auf automatisierte Prozesse zurück. Mithilfe von maßgeschneiderten On-Demand-Lösungen kann die Rechnungsprüfung in jede Reisekostenabrechnung integriert werden. Betrugsfälle bzw. Verletzungen der Ausgabenrichtlinien sind dabei ausgeschlossen. Zudem versorgen automatisierte Lösungen die Buchhaltung mit umfassenden Daten über die Reiseaktivitäten der Mitarbeiter. Dank dieser so genannten „operativ verwertbaren Informationen“ können Unternehmen nicht nur das Risiko von nicht richtlinienkonformen Ausgaben reduzieren, sondern auch eine strategische Planung sowie ein gesundes Unternehmenswachstum unterstützen.

Betrugsgefahr

Besonders hoch ist das Betrugsrisiko bei Mitarbeiterausgaben wie etwa Reise- und Bewirtungskosten. Von kleineren Verletzungen der internen Reiserichtlinien bis zur Unterschlagung von Geldmitteln in größeren Mengen - die Bandbreite der bekannten Betrugsfälle in Unternehmen ist sehr groß. Die finanziellen Folgen liegen auf der Hand.

Die häufigsten Betrugsfälle

Obwohl im Unternehmen verschiedene Möglichkeiten bestehen, Geld zu unterschlagen, sprechen Statistiken über Schadensfälle in der Regel eine eindeutige Sprache: Ein erheblicher Teil der innerbetrieblichen Betrugsdelikte steht in Zusammenhang mit der Rückerstattung von Mitarbeiterausgaben. Die häufigsten Betrugsformen: Forderungen nach Rückerstattung von erfundenen Ausgaben und die Betragserhöhungen tatsächlich angefallener Geschäftsausgaben. Hinzu kommt, dass sich jeder vierte Mitarbeiter nicht an die Unternehmensrichtlinien für Geschäftsreisen hält. Sicherlich stellt nicht jede ungenehmigte Ausgabe einen Betrug dar; doch der Schritt zum tatsächlichen Betrug ist nicht mehr groß.

Optimierung der Reisekosten

Finanzielle Verluste im Unternehmen entstehen oft durch die Nichteinhaltung von Richtlinien. Doch dies ist nur einer der Gründe, warum Unternehmen in Zeiten angespannter Wirtschaftslage verstärkt auf die Optimierung ihrer Reisekosten setzen. Ein Ziel, dass sich am besten erreichen lässt, wenn Mitarbeiter mit den Mitteln, die ihnen zur Verfügung stehen, bewusst und korrekt umgehen. Dazu kann ein Controlling-Tool wie das von SAP Concur einen erheblichen Beitrag leisten.