Zeitfresser Reiseplanung? Drei Wege zu mehr Effizienz mit KI

Geschäftsreisen bereichern den Arbeitsalltag und sind laut einer aktuellen SAP-Concur-Studie für viele deutschsprachige Reisende entscheidend für die berufliche Entwicklung (65 %). Gleichzeitig entsteht für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden oft ein hoher administrativer Aufwand: Die sechste Global Business Travel Survey von SAP Concur zeigt, dass 84 % der Reisenden in der DACH-Region für mindestens einen Teil ihrer Geschäftsreisen vorab eine Genehmigung benötigen. Währenddessen haben 70 % der Befragten in diesem Jahr beobachtet, dass Reisen in ihrem Unternehmen stärker kontrolliert werden. Künstliche Intelligenz zeigt nun neue Wege auf, wie Reisen in kürzester Zeit geplant und genehmigt werden können.

1. Reiseplanung auf Knopfdruck

Wer eine Geschäftsreise plant, verbringt in der Regel mehrere Stunden mit der Recherche: Zwischen Hotelauswahl, verschiedenen Transportmitteln und individuellen Präferenzen sind zahlreiche Aspekte zu bedenken. KI-gestützte Assistenten nehmen Reisenden diese zeitraubende Arbeit ab. Sie erstellen detaillierte Reisepläne und berücksichtigen dabei persönliche Wünsche – von der Flugklasse über die Anzahl der Zwischenstopps bis hin zur Hotelkategorie. Und je häufiger die Assistenten mit persönlichen Daten trainiert werden, desto schneller gelingt die individuelle Reisebuchung.

2. Schnelle Genehmigung einer Geschäftsreise

Bisher mussten Mitarbeitende Reisepläne oft mehrfach überarbeiten, um Budget- und Richtlinienvorgaben zu erfüllen. Künstliche Intelligenz kann das verfügbare Budget und die Unternehmensrichtlinien bereits bei der Reiseplanung berücksichtigen und so den Genehmigungsprozess beschleunigen. Reisende können so ihre Geschäftsreise zeitnah buchen und gestiegene Preise aufgrund langer Wartezeit vermeiden. Die Nachfrage für solche Lösungen ist hoch: 96 % der Reisenden im DACH-Raum sind laut der Global Business Travel Survey offen für KI-gestützte Buchungsoptionen. Allerdings wünscht sich die Mehrheit, dass sie dabei von ihrem Unternehmen unterstützt wird (92 %), da sie noch unsicher im Umgang mit den intelligenten Lösungen sind.

3. Vereinfachtes Ausgabenmanagement

Dank neuester Entwicklungen können KI-Lösungen Reisekosten präzise kalkulieren und dokumentieren. Belege erfassen, Ausgaben kategorisieren und Abrechnungen erstellen – was früher viel Zeit in Anspruch nahm, erledigen intelligente Technologien heute weitgehend automatisch. Das vereinfacht nicht nur den gesamten Abrechnungsprozess, sondern beschleunigt auch die Erstattung der Reisekosten an Mitarbeitende.

KI verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäftsreisen organisieren, grundlegend. Künftige Entwicklungen werden noch stärker auf individuellen Nutzerdaten und Branchenkennzahlen basieren. Das ermöglicht noch präzisere Kostenprognosen und maßgeschneiderte Reiseempfehlungen. Unternehmen, die jetzt auf intelligente Automatisierung setzen, verschaffen sich und ihren Mitarbeitenden einen entscheidenden Vorteil dabei, Geschäftsreisen effizient zu organisieren.

Über die SAP-Concur-Studie 

Die vorliegende SAP-Concur-Studie wurde von Wakefield Research, einem führenden unabhängigen Anbieter von quantitativer, qualitativer und hybrider Marktforschung weltweit unter 3.750 Geschäftsreisenden in 24 Märkten (USA, Kanada, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Benelux (Belgien, Niederlande und Luxemburg), Schweden, Dänemark, Norwegen, Finnland, Italien, Spanien, ANZ-Region (Australien und Neuseeland), Naher Osten (Vereinigte Arabische Emirate und Saudi-Arabien), Japan, Korea, Indien, Mexiko, Brasilien, SEA-Region (Singapur und Malaysia), Südafrika, Portugal, Schweiz und Österreich) durchgeführt. Die unabhängige Online-Erhebung fand zwischen dem 5. und 26. April 2024 statt.

Weitere Studienergebnisse finden Sie hier.