Reiserichtlinien erstellen: so geht es leichter

Klare Richtlinien sind in jedem Bereich des Geschäftslebens wichtig – allen voran für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Verwaltung von Ausgaben, die unterwegs anfallen, ist da keine Ausnahme. Wir zeigen Ihnen, wie Sie jetzt einfache und sinnvolle Reiserichtlinien erstellen können – und wie es Ihren Beschäftigten leichtfällt, sie einzuhalten.

10 % des Geschäftsbudgets eines Unternehmens werden für Mitarbeiterausgaben und Geschäftsreisen aufgewendet. Da wäre es leichtfertig, diesen Kostenbereich zu übersehen. Klare Reiserichtlinien geben den Mitarbeitern Aufschluss darüber, was sie als erstattungsfähig einreichen können und was nicht. Zugleich bekommt die Geschäftsleitung einen wichtigen Echtzeit-Überblick über die Budgets. Ein schriftlich festgehaltenes Protokoll verringert möglichen Betrug bei der Erstattung von Reisekostenabrechnungen. Tatsächlich ist der oft unbeabsichtigt – aber seine Folgen können groß sein. Laut dem SAP-Concur-Partner für Ausgabenmanagement und Risikominderung Oversight haben 37 % der Geschäftsreisenden mindestens eine Ausnahme auf ihren Spesenabrechnungen – ein durchschnittliches Unternehmen verliert demnach mindestens 5 % seiner jährlichen Einnahmen durch Betrug. 

So erstellen Sie Reiserichtlinien am besten

Wenn Sie Ihre Richtlinien für die Erstattung von Mitarbeiterausgaben von Grund auf erstellen möchten, ist das sicherlich keine kleine Aufgabe. Eine Vorlage für Reiserichtlinien kann Ihnen den Einstieg aber erheblich erleichtern. Die folgenden Punkte sind in jedem Fall hilfreich – ganz gleich, ob Sie erst mit der Arbeit an Ihren Richtlinien beginnen, oder sie nur überarbeiten möchten.

1. Verzichten Sie auf Fachjargon: Schreiben Sie die Reiserichtlinien so, dass sie die Grundlagen abdecken, überarbeiten und ergänzen können Sie ja jederzeit. Achten Sie darauf, dass sie leicht zu lesen ist und sich nicht in unverständlichen Fachbegriffen verliert. Je leichter eine Richtlinie zu verstehen ist, desto leichter können Ihre Mitarbeiter sie auf ihrer nächsten Geschäftsreise befolgen.
2. Bleiben Sie fair und realistisch: Schreiben Sie Ihre Richtlinien so, dass sie als Richtschnur für das Verhalten dienen, aber flexibel genug sind, um sich an die lokalen und internationalen Reiseanforderungen anzupassen – z. B. an höhere Flugpreise in abgelegeneren Orten oder Hotelzimmerkosten in teureren Städten.
3. Bitten Sie um rege Beteiligung: Bitten Sie die Teammitglieder vor der Einführung Ihrer Spesenrichtlinien, sich an dem neuen Prozess der Spesenabrechnung zu beteiligen. Wenn sie mitwirken, verstehen sie, warum bestimmte Regeln notwendig sind. So fällt es allen leichter, sich an die Richtlinien zu halten.
4. Sorgen Sie dafür, dass sie leicht zu finden sind: Ihre Reiserichtlinien werden nur dann befolgt, wenn die Mitarbeiter sie kennen. Achten Sie darauf, dass Ihre Richtlinie für die Mitarbeiter des Unternehmens sichtbar und leicht zu finden ist.

Positive Aspekte betonen – und mit gutem Beispiel voran gehen

Veranstalten Sie eine Schulungsveranstaltung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Buchhaltung und die Personalabteilung, um die Vorteile und den Sinn Ihrer Spesenrichtlinien zu erläutern. Wenn alle Managerinnen und Manager, die Ausgaben genehmigen, mit dem Inhalt, der Bedeutung und dem Hintergrund einer Richtlinie vertraut sind, können sie die Regeln leichter durchsetzen. Übrigens: Auch für das Arbeiten im Home Office sollte eine Richtlinie im Unternehmen vorhanden sein. Worauf Sie in diesem speziellen Fall achten müssen, zeigen wir Ihnen in unseren Tipps für die Reiserichtlinien für das Home Office.

Nutzen Sie hilfreiche Software-Tools und vorhandene Technologien

Eine automatisierte Lösung spart Ihnen viel Zeit. Denn sie erfasst automatisch Gebühren von Lieferanten, Kreditkartenunternehmen, gängige Ausgabenkategorien und Belege wie Ausgaben für Geschäftsessen, Mietwagen, chemische Reinigung, Hotelzimmer und Flugtickets und vieles mehr. So fällt es Ihnen leichter, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Entscheiden Sie sich für eine Reisekostenlösung, die mit mobilen Geräten funktioniert und die eine Einreichung und Genehmigung von Mitarbeiterausgaben über mobil erfasste Belege ermöglicht – ganz egal wo Sie oder Ihre Beschäftigten gerade sind.

Sind Sie bereit, loszulegen? Dann laden Sie doch einfach unseren hilfreichen Leitfaden zur Erstellung von Reiserichtlinien herunter. Sie finden darin nicht nur wichtige Tipps, sondern auch Textvorlagen und Muster, an denen Sie sich orientieren können.

Leitfaden: 10 Tipps für die Erstellung einer Reiserichtlinie

Sorgen Sie für klare Vorgaben, welche Mitarbeiterausgaben abgerechnet werden dürfen - und was dabei zu beachten ist. Auch in Zeiten von Home-Office.

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