Richtlinien für das Rechnungsmanagement in kleinen Unternehmen

Für kleine Unternehmen auf der ganzen Welt mussten letztes Jahr schnell die Weichen gestellt werden und die Anpassung auf das neue Geschäftsumfeld war nötig. Viele hatten alle Hände voll zu tun, damit ihre Mitarbeiter erfolgreich von zu Hause aus arbeiten konnten, während andere für das Überleben ihr gesamtes Geschäftsmodell überdenken mussten. In diesem Jahr planen kleine Unternehmen voraus und denken über Anpassungen nach, damit die Mitarbeiter ohne Hürden ihrer Arbeit nachgehen und zum Erfolg des Unternehmens beitragen können.

Bestehende Richtlinien und Verfahren überprüfen

Während kleine Unternehmen im Vergleich zum Vorjahr zuversichtlicher in die Zukunft blicken können, bleibt für viele immer noch ein Gefühl der Ungewissheit. Aus diesem Grund ist es für kleine Unternehmen noch wichtiger, bestehende Richtlinien und Verfahren zu überprüfen und im Hinblick auf das heutige Geschäftsklima anzupassen. Die Richtlinie für das Rechnungsmanagement eines Unternehmens zählt zu den Bereichen, die es zu überprüfen gilt. In bestimmten Fällen sind vielleicht auch noch gar keine Richtlinien vorhanden und sie müssen erst erstellt werden. Wenn die Ausarbeitung einer Richtlinie für das Rechnungsmanagement zunächst auch zeitaufwendig erscheinen mag: Arbeiten kleine Unternehmen ganz ohne Rechnungsmanagement, riskieren sie Ineffizienzen und noch höhere Kosten.

Sieben Tipps für eine Richtlinie für das Rechnungsmanagement

1. Mitwirken der Mitarbeiter: Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen sollten sich an der Erstellung von Richtlinien beteiligen, sodass die Finanzabteilung Informationen zu den Herausforderungen verschiedener Stakeholder erhält. Diese Mitarbeiter können auch dazu ermutigt werden, innerhalb ihrer Abteilungen als Policy Champions zu fungieren, damit für Konsistenz und Compliance gesorgt wird.
2. Zusammenarbeit des Unternehmens mit Lieferanten und Anbietern: Bei der Überprüfung von Verfahren sollten Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, wie sie effizienter mit Anbietern zusammenarbeiten können. Wenn Anbieter zum Beispiel Rechnungen per Post einschicken, sollten sie stattdessen aufgefordert werden, diese per E-Mail zu senden. Darüber hinaus können Anbieter, die per Scheck bezahlt werden, über ACH oder Einkaufskarten bezahlt werden.
3. Knappe und klare Richtlinien sind das A und O: Zu lange und umfangreiche Richtlinien werden wahrscheinlich von den Mitarbeitern nicht vollständig gelesen. Konzentrieren Sie sich auf die Grundlagen und achten Sie darauf, dass das Dokument leicht verständlich ist. Lassen Sie andere Abteilungen Entwürfe vor der Fertigstellung prüfen. Das trägt dazu bei, dass die Richtlinien für alle fair sind.
4. Hervorheben der Vorteile: Mitarbeiter halten sich mit größerer Wahrscheinlichkeit an eine Richtlinie für das Rechnungsmanagement, wenn sie verstehen, wie sie, ihre Abteilung und das Unternehmen davon profitieren. Diese Vorteile sollten bei der Einführung der neuen oder überarbeiteten Richtlinie dargelegt werden, um das Vertrauen zu stärken.
5. Einfache Auffindbarkeit als Erfolgsrezept: Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter Zugriff auf die Richtlinie haben, damit sie sie bei Bedarf überprüfen und darauf verweisen können. Sie sollte per E-Mail an alle Mitarbeiter verschickt und im Intranet des Unternehmens veröffentlicht werden. Es ist auch hilfreich, dass Mitarbeiter die Richtlinie jährlich oder immer dann per E-Signatur unterzeichnen, wenn Aktualisierungen vorgenommen werden.
6. Vorbereitung auf Fragen und Bedenken: Mitarbeiter können Einwände gegen die Richtlinie haben, unabhängig davon, ob sie sie für zeitaufwendig halten oder sich gegen Veränderungen sträuben. Sind die Bedenken berechtigt? Dann sollten die Unternehmen Anpassungen in Betracht ziehen.
7. Nutzung von Möglichkeiten zur Automatisierung: Im Rahmen der neuen oder aktualisierten Richtlinie für Lieferantenrechnungen sollten Unternehmen auch ihre aktuelle Rechnungsverwaltung bewerten. Zu berücksichtigen ist auch, wie die Einführung neuer Technologien die Effizienz der Prozesse steigern kann, und zwar durch Automatisierung der Dateneingabe, Speicherung von Dokumenten, Durchführung von Audits, Workflow-Optimierung, Unterstützung von Remote-Arbeit, Fehler- und Betrugsreduzierung und eine höhere Transparenz in der Kreditorenbuchhaltung.

Bisherige Geschäftsprozesse überdenken

Jetzt sollten kleine Unternehmen ihre bisherigen Geschäftsprozesse überdenken, und neue, effizientere Richtlinien und Verfahren umsetzen. Es scheint möglicherweise so, als hätte die Überprüfung der bestehenden Richtlinie für das Rechnungsmanagement oder die vollständige Neuerstellung einer Richtlinie keine große Auswirkung. Allerdings können sich für kleine Unternehmen daraus große Effizienzvorteile ergeben, die zum Endergebnis und zum langfristigen Erfolg beitragen.