So behalten Sie alle Budgetkategorien für Unternehmen im Griff

Ein effektives Budgetmanagement zeigt sich nicht nur am Endergebnis. Wer einzelne Budgetkategorien für Unternehmen besser versteht, bekommt einen echten Einblick in die Ausgaben seiner Mitarbeitenden und kann Prognosen über den Cashflow erstellen. Und das wiederum macht es möglich, klügere Entscheidungen zu treffen, die Kosten zu kontrollieren und auch den Gewinn zu maximieren.

Was sind Budgetkategorien für Unternehmen?

Budgetkategorien für Unternehmen unterteilen die Ausgaben in verschiedene Gruppen, damit sie in Buchhaltungssystemen leichter zu verfolgen sind. Es gibt zwei grundlegende Kategorien:

• Betriebskosten (OpEx): Tägliche Betriebskosten
• Kapitalkosten (CapEx): Langfristige Investitionen in Vermögenswerte

Unternehmen müssen außerdem sowohl fixe als auch variable Kosten verwalten:

• Fixe Kosten: Bleiben konstant, wie z. B. Miete und Gehälter.
• Variable Kosten: Schwanken mit der Geschäftstätigkeit, z. B. Provisionen und Materialien.

Wenn Sie Ihre Finanzplanung auf Basis dieser Kategorien strukturieren, bekommen Sie ein klareres Bild davon, wie Sie Ihr Geld ausgeben. Das erleichtert Prognosen und die Zuweisung von Ressourcen, insbesondere wenn Sie die Budgets in unsicheren Zeiten planen müssen.

Warum sind Budgetkategorien wichtig für Unternehmen?

Die Einteilung der Budgets in Kategorien bedeutet mehr finanzielle Transparenz und Kontrolle. Sie können Ausgaben und Budgetprognosen vergleichen und so dafür sorgen, dass Sie Ihren Finanzplan einhalten. Außerdem lassen sich auf diese Weise Kostenüberschreitungen schnell erkennen, Ausgabenmuster identifizieren und Ineffizienzen aufdecken. Mithilfe von Budgetkategorien für Unternehmen können Sie die größten Budgetprobleme bewältigen und zugleich wichtige Fragen zu Ihrem Unternehmen beantworten. Der größte Vorteil ist jedoch die Planung. Sie können sicherstellen, dass Ihre Ausgaben mit Ihren langfristigen Zielen übereinstimmen und dass Sie über den Cashflow und das Betriebskapital verfügen, das Sie brauchen. Kategorisierung und Budgetierung liefern die Daten, die für strategische Entscheidungen wichtig sind. Beides hilft Ihnen, Ihre Betriebsausgaben effektiv zu verwalten und Investitionen sowie Innovationen zu finanzieren.

Was sind die wichtigsten Kategorien von Betriebskosten?

Betriebskosten wirken sich direkt auf Ihre Nettoeinnahmen aus. Sie werden von Ihren Einnahmen abgezogen, um den Gewinn zu ermitteln. Höhere Kosten schmälern also Ihr Endergebnis. Werfen wir einen Blick auf die größten Betriebskostenkategorien in einem typischen Budget.

1. Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen

Beispiele: Gehälter, Löhne, Sozialleistungen, Lohnsteuer, Krankenversicherung, Rentenbeiträge

Für die meisten Unternehmen machen Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen in der Regel den größten Teil der Betriebsausgaben aus. Sie sind entscheidend für die Einhaltung der Arbeitsgesetze und die Gewinnung bzw. Bindung von Mitarbeitenden.

2. Gebäude und Anlagen

Beispiele: Miete, Versorgungsleistungen, Instandhaltung, Hypothekenzahlungen, Grundsteuern, Sicherheit

Dies sind in der Regel fixe Kosten, obwohl es Abweichungen bei den Versorgungsleistungen und jährliche Erhöhungen geben kann. Gebäude und Anlagen machen oft zwischen 15 und 30 % der Betriebskosten aus.

3. Material und Bedarfsartikel

Beispiele: Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Büromaterial, Verpackungsmaterial

Material und Bedarfsartikel sind variable Ausgaben, die je nach Kundennachfrage und Produktionsniveau schwanken.

4. Marketing und Vertrieb

Beispiele: Werbung, Social-Media-Kampagnen, Werbeveranstaltungen, Branding-Materialien, Sponsoring

Sie müssen Geld ausgeben, um Geld zu verdienen. Marketing- und Vertriebskosten fallen für die Maßnahmen an, die Sie ergreifen, um Ihre Marke aufzubauen, Ihre Produkte zu vermarkten und zu bewerben.

5. Verwaltungskosten

Beispiele: Personalwesen, Buchhaltung

Zu den Verwaltungskosten gehören die Gemeinkosten, die für den Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich sind. Sie unterstützen Ihr Business, generieren aber keine direkten Einnahmen. Dazu gehört häufig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

6. Reisen und Repräsentation

Beispiele: Flugkosten, Hotelzimmer, Geschäftsessen, Kundenmeetings

Obwohl es sich um Ausgaben nach eigenem Ermessen handelt, sind Reisen und das Spesenmanagement von entscheidender Bedeutung für Ihre Geschäftsentwicklungsstrategie. Die Ausgaben für Reisen und Repräsentation sind je nach Branche sehr unterschiedlich.

7. Professionelle Dienstleistungen

Beispiele: Anwaltskosten, Berater, Wirtschaftsprüfungsdienste, ausgelagerte Unterstützung

Professionelle Dienstleistungen können eine breite Palette von Unterkategorien umfassen, beinhalten aber in der Regel spezifisches Fachwissen, das Sie nicht im Unternehmen vorhalten können oder das sich kostengünstiger auslagern lässt.

8. Technologie

Beispiele: Softwarelizenzen, IT-Infrastruktur, Internetgebühren, Tools für die Cybersicherheit

Technologie ist heute wichtiger denn je. Der Aufbau und die Wartung der Infrastruktur, die Sie zur Unterstützung Ihres Unternehmens brauchen, ist von großer Bedeutung.

Was sind Investitionsausgaben?

Investitionsausgaben sind eine sehr wichtige Budgetkategorie für Unternehmen. Sie schlagen sich nicht in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung nieder. Stattdessen werden sie in Ihrer Bilanz aktiviert, sofern es sich um Anlagevermögen mit einer Nutzungsdauer von mindestens einem Jahr handelt. Einige der üblichen Arten von Ausgaben, die unter diese Kategorie fallen können, sind:

• Gebäude und Gebäuderenovierungen
• Geräte und Maschinen
• Computer und Server
• Büromöbel
• Firmenfahrzeuge

Investitionskosten werden in der Regel nicht sofort vollständig abgezogen, sondern aktiviert und je nach Art des Vermögenswerts über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben.

Wie helfen SAP-Concur-Tools bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben?

SAP-Concur-Lösungen helfen Ihnen, Ihre Ausgaben effizienter zu verfolgen, auszuweisen und zu verwalten. So erhalten Sie mehr Kontrolle und Einblick in Ihre Ausgaben.

Sie behalten Ihren Cashflow im Blick

Sie können Ihre Ausgabendaten miteinander verbinden und die manuelle Dateneingabe reduzieren. Das spart Zeit bei der Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Sie wissen ja – Zeit ist Geld. Sie bekommen einen umfassenden Überblick über ausstehende und genehmigte Ausgaben und können sich so ein genaues Bild von Ihrem Cashflow machen.

Sie minimieren Risiken

Durch den Datenimport von Firmenkreditkarten und Reiseanbietern entfällt die manuelle Dateneingabe, wodurch Fehler reduziert werden und eine aktuellere Ausgabenverfolgung möglich ist. Ausgaben werden außerdem automatisch mit den Compliance-Vorschriften und internen Richtlinien verglichen, so dass nicht konforme Ausgaben oder solche, die den Grenzwert überschreiten, zur weiteren Überprüfung markiert werden.

Sie optimieren Arbeitsabläufe

Durch die Integration von SAP-Concur-Lösungen mit Ihren HR-, CRM-, ERP- und Buchhaltungssystemen erhalten Sie einen umfassenden Überblick, da alle Ausgabendaten auf einer einzigen Plattform zusammengeführt werden. So können Mitarbeitende ihre Ausgaben schnell verwalten – sie müssen einfach nur ihre Ausgaben importieren und Belege über eine mobile App erfassen.

Sie ermöglichen Wachstum

Die SAP-Concur-Cloudlösung ist hochgradig skalierbar, sodass die Plattform mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Regelmäßige Wartungsupgrades und neue Funktionen sind nahtlos und passen sich neuen Vorschriften, geänderten Richtlinien und vielem mehr an.

Sie vereinfachen Ihre Berichterstattung

Durch die Automatisierung der Ausgabenberichterstattung erhalten Sie eine konsolidierte Übersicht und einen Einblick in jede Ausgabenkategorie. Dies ist besonders hilfreich für die Budgetplanung und die Steuererklärung. So bleiben beispielsweise 54 % der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer in der Regel unberücksichtigt – ein Großteil davon bei Geschäftsreisen. Sie können Ihre Verbindlichkeiten überwachen und Ihr Reisebudget vergrößern, wenn Sie diese Steuergelder zurückfordern.