So erstellen Unternehmen eine Homeoffice-Kostenrichtlinie

Schritt für Schritt füllen sich die Büros wieder. Ein Großteil der Belegschaft wird dennoch weiterhin und noch für längere Zeit aus dem Homeoffice arbeiten, um die strengen Infektionsschutzvorgaben und Hygieneregeln einzuhalten. Von zu Hause zu arbeiten ist in den letzten Monaten ohnehin zur “neuen Normalität” geworden.

Normalerweise nutzen Arbeitnehmer die Ausstattung im Büro. Im Homeoffice müssen sie in vielen Fällen auf eigene Laptops und die private Internetverbindung zurückgreifen. Auch der Platz zum Arbeiten muss dort erst einmal geschaffen und eingerichtet werden. Doch was ist mit den zusätzlichen Homeoffice-Kosten, die dadurch entstehen? Können Mitarbeiter diese von den Steuern absetzen? Übernimmt der Arbeitgeber erhöhte Mobilfunk- und Internetkosten? Und wie verhält es sich mit Büromöbeln, Software-Updates oder der Verpflegung?

Die meisten Organisationen mussten so schnell auf den Homeoffice-Betrieb umstellen, dass den wenigsten Zeit blieb, über solche Fragen nachzudenken. Spätestens jetzt sollten Unternehmen aber beginnen, eine spezifische Homeoffice-Kostenrichtlinie zu erstellen. Diese hilft Verwirrung und mögliche Unklarheiten bei Mitarbeitern, Führungskräften und Finanzverantwortlichen auszuräumen:

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Ein praktischer Leitfaden für die Erstellung Ihrer Travel Policy.

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Wir haben verschiedene Ausgabenarten, Überlegungen und Tipps zusammengestellt, die das Erstellen einer Homeoffice Kostenrichtlinie erleichtern.

Neue Ausgabekategorien bei der Arbeit im Homeoffice

1. Internet, Mobilfunkverträge und Nebenkosten: Internetverbindung und die Geschwindigkeit der Datenübertragung im Homeoffice sind in der Regel auf die privaten Bedürfnisse von Einzelpersonen oder Familien ausgerichtet. Einem achtstündigen „Working from Home“-Szenario halten sie selten stand. Dasselbe gilt für Mobilfunkverträge und -tarife. Deshalb stellen sich folgende Fragen, die auch durch eine Kostenrichtlinie geregelt werden sollten:

• Erstattet das Unternehmen einen Teil der Mobilfunkkosten?
• Welche Kosten können Mitarbeiter geltend machen, wenn sie mehr Bandbreite benötigen oder von einem begrenzten zu einem unbegrenzten Datenvolumen wechseln müssen?
• Sowohl Internet- als auch Mobilfunkverträge sind meist an eine bestimmte Mindestlaufzeit gebunden. Übernehmen Sie die Kosten für die volle Laufzeit, auch wenn bis dahin wieder alle ins Büro können? 
• Einige Mitarbeiter wohnen womöglich in einem abgelegenen Gebiet oder an einem Ort, an dem das Datennetz lückenhaft oder unzuverlässig ist. Stellt ihr Unternehmen in diesem Fall einen mobilen Hot-Spot zur Verfügung?
• Gleichzeitig steigen im Homeoffice Strom-, Gas- und Wasserverbrauch. Kommen Sie auch für erhöhte Nebenkosten auf?  

2. Computertechnik, Peripheriegeräte und Zubehör: Remote zu arbeiten erfordert für die IT den richtigen Mix aus Hardware, Software und Zubehör. Mitarbeiter benötigen Laptop, Drucker, Kamera, Lautsprecher und Headsets, um im Homeoffice ebenso produktiv zu arbeiten, wie im Büro. Mitarbeiter und Arbeitgeber stehen deshalb vor folgenden Fragen:

• Stellen Sie als Arbeitgeber ein „Büro in der Kiste“ zur Verfügung oder sollen Mitarbeiter, benötigte Utensilien neu kaufen?
• Wichtig ist darüber hinaus, Genehmigungsprozesse festzulegen: Bieten Sie einen allgemeinen Kostenzuschuss an oder geben Sie ihren Mitarbeitern eine standardisierte Liste an die Hand, die zulässige Käufe, Marken und Lieferanten aufführt?
• Und was passiert mit den Neuanschaffungen, wenn alle wieder ins Büro zurückkehren? Hier sollten die Eigentumsrechte geklärt werden.

3. Büromöbel: Einige Mitarbeiter haben daheim bereits ein Arbeitszimmer. Andere hingegen müssen im Schlafzimmer, auf einem Barhocker oder am Esstisch und damit in einer Umgebung arbeiten, die auf alles andere als  wochenlanges Homeoffice  ausgerichtet ist. Die Einrichtung eines Arbeitszimmers wirft wiederum neue Fragen auf:

• Stellen Sie Büromöbel bereit oder erstatten Sie ihren Mitarbeitern den Kaufpreis?
• Gewähren Sie eine Aufwandsentschädigung oder ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern festgelegtes Mobiliar von einem Hersteller Ihrer Wahl zu bestellen?
• Personen, die in einer Vier-Zimmer-Wohnung wohnen, verfügen über ganz andere Platzverhältnisse als diejenigen, die von einer Ein-Zimmer-Wohnung aus arbeiten. Wie gehen Sie damit um?

4. Werbegeschenke, Give-Aways und Bewirtung: Eine der wichtigsten Aufgaben von Vertriebsmitarbeitern und Kundenbetreuern ist die Beziehungspflege zu Kunden und Interessenten. Wenn persönliche Treffen nur eingeschränkt möglich sind, müssen sie kreativ werden. Womöglich kommen manche auf die Idee, ihre Kunden zu einem virtuellen Mittagessen einzuladen. Auch Quarantäne-Pakete und andere kleine Aufmerksamkeiten helfen, sich als Unternehmen in Erinnerung zu rufen. Jedoch ist es wichtig, im Vorfeld Richtlinien für derartige Geschenke, Kostenschwellenwerte, regulatorische Anforderungen und erforderliche Genehmigungen festzuhalten. So können die Mitarbeiter mit ihren Kunden in Verbindung bleiben ohne dabei gegen Compliance-Richtlinien zu verstoßen.

Tipps für die Umsetzung Ihrer Homeoffice-Kostenrichtlinie

Eine Kostenrichtlinie für Ausgaben im Homeoffice beantwortet die oben aufgeführten Fragen und hilft, unangenehme Überraschungen bei Ihren Mitarbeitern und in der Buchhaltung zu vermeiden. Allerdings ist das schnelle Aufsetzen einer durchdachten Richtlinie eine wahre Herausforderung. Was normalerweise Monate in Anspruch nimmt, ist nun binnen weniger Tage notwendig. Mit unseren Tipps ist eine schnelle Zustimmung der beteiligten Personen gewiss:

• Bilden Sie ein Ad-hoc-Team aus Personen, die die verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen vertreten und lassen Sie sie Ihre Richtlinie überprüfen und ergänzen. Tipps zur Formulierung von Richtlinien für Mitarbeiter im Homeoffice finden Sie in unserem Leitfaden für die Erstellung von Reiserichtlinien.
• Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, ihre Fragen zu Ausgaben im Homeoffice zu stellen und finden Sie so heraus, ob Sie an alle Ausgabearten gedacht haben. Welche ungewöhnlichen Ausgaben im Homeoffice anfallen können, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst. 
• Kommunizieren Sie die neue oder aktualisierte Kostenrichtlinie klar und regelmäßig an Führungskräfte und Mitarbeiter. So stellen Sie sicher, dass alle die Vorgaben kennen und mit ihnen einverstanden sind.
• Machen Sie es den Mitarbeitern so leicht wie möglich, Kosten einzureichen. Wenn Sie ihnen die Möglichkeit geben, Fotos von den Quittungen zu machen und Dokumente von ihren Laptops oder mobilen Geräten auszufüllen, beschleunigen und vereinfachen Sie den Prozess und können die ungeplanten Ausgaben besser überwachen. Hier erfahren Sie mehr über die automatisierte, schnelle und papierlose Abrechnung mit Concur Expense.

Abschließend sollten Sie unbedingt prüfen, ob die zusätzliche Homeoffice-Kostenrichtlinie anderen bestehenden Richtlinien für Mitarbeiter widerspricht, die schon lange vor Beginn von COVID-19 aus dem Homeoffice gearbeitet haben.

Wir leben in beispiellosen Zeiten. Nehmen Sie dies zum Anlass, Ihre bisherigen Ausgabenregelungen zu überdenken und Kostenrichtlinien zu erarbeiten, die auch neue zukünftige Szenarios berücksichtigen. Legen Sie jetzt den Grundstein für die neue Arbeitswelt nach dem Virus. 

Lesen Sie auch unsere weiteren Tipps & Tricks für das Arbeiten von zu Hause. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Mitarbeitererlebnis im Homeoffice aufrechterhalten und geben 5 Tipps für mehr Produktivität im Homeoffice.