So gehen Unternehmen selbstbewusst durch ungewisse Zeiten

Ob beruflich oder privat, 2020 hat unser aller Leben auf den Kopf gestellt. Die aktuelle Situation fordert heraus, weil sie verunsichert und uns zwingt, aus unserer Komfortzone zu treten. An eine Rückkehr in die alte Normalität ist dabei noch lange nicht zu denken. Unternehmen sahen sich schon zu Beginn der Pandemie mit der Herausforderung konfrontiert, ihr Geschäft aus dem Homeoffice heraus erfolgreich weiterzuführen und ihre Mitarbeiter dabei optimal zu unterstützen. Diese Situation hat in vielen Unternehmen Schwachstellen und damit Verbesserungspotenziale aufgezeigt – auch im Geschäftsreisemanagement.

Notwendige Veränderungen sollten Unternehmen jetzt vor allem als Chance begreifen, um bisherige Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und an die Herausforderungen einer volatilen Zukunft anzupassen. Schaffen sie es, die Erfahrungen der letzten Monate in die Zukunft zu tragen, werden sie künftig finanziell, personell, organisatorisch und ökologisch wesentlich flexibler und intelligenter handeln können. Jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt, die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben, um gestärkt und widerstandsfähiger aus der Krise hervorzugehen. Dafür braucht es innovative Denkweisen, optimierte Prozesse sowie digitale, zukunftsweisende Lösungen.

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Diese vier Handlungsempfehlungen bringen Unternehmen gestärkt in die Zukunft

1. Kosten im Blick behalten: Die Pandemie hat vor Augen geführt, wie schnell sich der Status quo ändern kann. Doch ob in Zeiten einer Krise oder im Normalbetrieb: Für Unternehmen hat die Kosten- und Ausgabenkontrolle und somit die Sicherung der Liquidität oberste Priorität. Um auch für künftige Herausforderungen gewappnet zu sein, ist die ökonomische Stabilität unerlässlich. Doch jüngste SAP-Concur-Studien zeigen: 80 Prozent der Geschäftsreisenden sparen unterwegs nicht für den Arbeitgeber. Hinzu kommt, dass auch im Homeoffice 58 Prozent der Mitarbeiter aktuell nicht wissen, welche Ausgaben sie im Homeoffice über den Arbeitgeber abrechnen dürfen. Digitale Lösungen im Ausgabenmanagement helfen Mitarbeitern sowohl Reisekosten als auch Ausgaben im Homeoffice richtlinienkonform einzureichen und sorgen auf Arbeitgeberseite für mehr Transparenz. Unternehmen können somit dynamisch anfallende Kosten jederzeit einsehen, Entwicklungen frühzeitig erkennen und bei Bedarf gegensteuern.
2. Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität fördern: Unternehmen sind jetzt ganz besonders auf das Engagement und die Flexibilität ihrer Mitarbeiter angewiesen. Gleichzeitig sehen sich diese mit einem herausfordernden Arbeitsalltag, zusätzlichen privaten Verpflichtungen und einer unsicheren Zukunft konfrontiert. Überforderung kann da schnell zu Motivationsverlust führen. Unterstützende Maßnahmen und Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern und administrative Aufgaben reduzieren, können Mitarbeiter entlasten und neue Freiräume schaffen. Unternehmen sollten sich in der aktuellen Situation daher auf die Einführung neuer Technologien fokussieren, die das Arbeiten von überall ermöglichen und besonders intuitiv und nutzerfreundlich sind. Diese Unterstützung durch digitale Lösungen hat einen positiven Effekt auf das Mitarbeitererlebnis und kann damit sogar die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
3. Es gilt „Safety First“: Wenn die Geschäftsreisetätigkeit wieder zunimmt, stehen Mitarbeiter und Unternehmen vor neuen Herausforderungen: Die sich ständig ändernde Einstufung von Risikogebieten, die unterschiedlichen Hygienemaßnahmen sowie die Nachverfolgung von Kontakten verlangen mitunter viel ab. Hier sind Mitarbeiter auf die Unterstützung und Führung durch ihren Arbeitgeber angewiesen. Dieser sollte – auch um seiner Fürsorgepflicht nachzukommen – die benötigten Informationen bereitstellen. Digitale Technologien erleichtern diese Aufgabe: Dank konsolidierter Daten bilden sie vollumfänglich ab, wo sich Mitarbeiter gerade aufhalten, damit diese im Ernstfall direkt kontaktiert und bei Bedarf schnell zurückgeholt werden können. Dies ist umso wichtiger, da 27 Prozent der Geschäftsreisenden bisher nicht glauben, im Notfall rechtzeitig Hilfe von ihrem Arbeitgeber zu erhalten.
4. Informiert steuern und nachhaltig handeln: Nur wer sich auf vorhandene Informationen verlassen kann, schafft es, sein Unternehmen auch künftig bestmöglich zu steuern. Statt auf Sicht zu fahren, handeln Unternehmen proaktiv, erkennen und setzen Trends. Mithilfe digitaler Tools können Daten schnell und einfach analysiert und daraus Schlüsse und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Auch im Travel Management werden Entscheidungen sicher und erfolgsorientiert getroffen. Das kann Unternehmen auch dabei helfen, Geschäftsreisen künftig nachhaltiger zu gestalten. Denn digitale Tools machen den eigenen CO2-Fußabdruck sichtbar und helfen, diesen positiv zu beeinflussen. So werden Unternehmen dem eigenen Anspruch gerecht, die Nachhaltigkeit ihrer Geschäftsreisen zu steigern (62 Prozent).

Um beste Voraussetzungen für den Neustart zu haben, sollten Unternehmen bestehende Prozesse daher bereits jetzt kritisch hinterfragen, analysieren und einen ganzheitlichen Blick auf ihre digitalen Transformationsprozesse werfen. Die aktuelle Phase gibt Unternehmen den benötigten Freiraum, um Prozesse neu aufzusetzen, Erfahrungen aus der Krise zu nutzen und neue digitale Technologien einzuführen, um für das Wiederanziehen der Geschäftsreisetätigkeit optimal vorbereitet zu sein. Wer außerdem vorhandene Daten nutzt und daraus entsprechende Schlüsse zieht, kann auch in einer unbestimmten und volatilen Realität selbstbewusst handeln. Diese datenbasierte Transparenz macht Unternehmen im Ernstfall schneller handlungsfähig und stärkt das Sicherheitsgefühl von Geschäftsreisenden, wenn sie künftig wieder mehr unterwegs sind.