So verbessern Sie die Prüfung von Reisekostenabrechnungen mit KI

Die höchste Effizienz erreicht man durch Prüfung sämtlicher Kostenabrechnungen. Aber das kostet viel Geld und Zeit, und beides steht nicht unbegrenzt zur Verfügung. Ihr Unternehmen kann diese Herausforderung jedoch durch eine leistungsstarke Kombination aus Technologie und menschlicher Arbeit meistern.

Mit KI-gestützten Lösungen können Sie alle Reisekostenabrechnungen in die Prüfung einbeziehen. Die Technologie übernimmt hier die monotone Kleinarbeit, durchläuft dabei einen Lernprozess und filtert Ausnahmen heraus. Bei der Behebung von ungeklärten Ausnahmen helfen dann erfahrene Prüfende mit ihren Fähigkeiten und ihrem Wissen über das Unternehmen. Doch um aus dem Prüfprozess optimalen Wert zu schöpfen, bedarf es mehr als nur des Einsatzes von Menschen und Technologie. Entscheidend für Effizienz und Compliance ist das Wissen darum, wie Prüfungen das Ausgabenmanagement verbessern und das Wachstum fördern und was Technologie und Menschen am besten können. Darüber hinaus müssen Best Practices vorgeben, wann, was und warum geprüft werden soll.

Mehr Effizienz im Prüfprozess durch Automatisierung

In diesem Tipp-Sheet werden sechs Strategien vorgestellt, um die Effizienz Ihres Prozesses zur Prüfung von Reisekostenabrechnungen zu optimieren, Ausnahmen zu reduzieren und Ihr Compliance- und Ausgabenmanagement zu verbessern.

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Mit einem vielschichtigen Ansatz können Unternehmen Probleme im Vorfeld abwenden, bevor sie sich negativ auswirken. Reisekostenabrechnungen werden mit speziellen Lösungen automatisch auf Ausnahmen geprüft, und menschliche Prüfende gehen nur denjenigen nach, die sich von der künstlichen Intelligenz (KI) nicht klären lassen. Andere Lösungen wiederum führen Richtlinien- und Belegprüfungen noch während der Ausgabenphase durch oder vergleichen Abrechnungen und Belege, bevor die Zahlung erfolgt, um Anomalien oder Betrug früh zu erkennen. Ihre Mitarbeitenden konzentrieren sich währenddessen auf risikoreiche Fälle oder wertschöpfende Aufgaben.

„Bevor die Führungskraft die Genehmigung erteilt, werden bei uns automatische Richtlinienprüfungen mit Intelligent Audit vorgeschaltet. Da wir schon vor der Prüfung durch die Führungskraft sicherstellen, dass die Richtlinien eingehalten werden, können wir mehr Kostenabrechnungen herausfiltern, die kein menschliches Eingreifen erfordern. Auf diese Weise erfolgt die Zahlung schneller, wir haben weniger Verzug und entlasten unser System von unnötigen Aufgaben – bei gleichbleibendem Risikoprofil“, so Jeffrey Thompson, Director Payment Services-Program Design, Policy and Sourcing bei Merck.

Effizienz bei der Prüfung von Reisekostenabrechnungen steigern und Wachstumspotenzial erhöhen

Die Automatisierung des Prüfprozesses von Spesen bringt messbare Zeit- und Kosteneinsparungen, senkt die Kosten für Abrechnungsfehler um 60 % und verkürzt die Prüfungszeit um bis zu 90 %, wenn KI bei der Erstprüfung von Abrechnungen eingesetzt wird.¹ Denn wenn es um zeitaufwändige und lästige Routineaufgaben geht, ist Technologie wesentlich effizienter als der Mensch.

Mit folgenden Maßnahmen können Sie als Unternehmen den Prozess effizienter gestalten, agiler operieren und Ressourcen und Energie freisetzen, um in Wachstum zu investieren – was für 57 %² der CFOs ein zentrales Ziel ist:

• Fördern Sie den Einsatz von Firmenkreditkarten, damit nicht konforme Ausgaben reduziert werden. Durch den Wegfall von Papierbelegen wird der Prüfprozess erleichtert.
• Ermitteln Sie die besten Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, indem Sie wiederholte Verstöße gegen Ausnahmeregelungen und verwirrende Richtlinien aufspüren.
• Setzen Sie automatisierte Lösungen mit KI ein, um jede einzelne Kostenabrechnung zu prüfen. Sie ersparen sich fehleranfällige manuelle Arbeit und stichprobenartige Kontrollen, die viel Raum für Missbrauch und andere Probleme bergen.

Mit einer intelligenten Lösungsüberwachung können Sie zwei Tendenzen im menschlichen Verhalten entgegenwirken: Nachlässigkeiten bei der Dokumentation und Manipulation bei den Ausgaben.

Best Practices für den Prüfprozess ermitteln

Um den bestmöglichen Einsatz intelligenter Technologien und menschlicher Arbeit zu erzielen, müssen zentrale Fragen zum Prüfprozess einschließlich Zweck und Absicht berücksichtigt werden. Die Antworten auf diese Fragen definieren Ihre Best Practices.

• Wann geprüft wird: Durch den Einsatz von Technologien zur Vorauswahl und zum Durchführen von Prüfungen vor der Genehmigung durch die Führungskraft haben Mitarbeitende die Möglichkeit, Probleme frühzeitig zu beheben. Das Unternehmen kann auch Bereiche identifizieren, in denen es regelmäßig zu Verstößen kommt. Die Prüfenden verbringen so weniger Zeit mit der Nachverfolgung, und das Unternehmen muss erstattete Mittel nicht zurückfordern.
• Was geprüft wird: Unternehmen, die Ausgaben immer noch anhand von Papierbelegen abwickeln oder die intelligente Automatisierung nicht voll ausschöpfen, müssen oft darüber entscheiden, wie viele Kostenabrechnungen oder Ausgabenarten geprüft werden sollen. Die Technologie von heute kann diese Entscheidung überflüssig machen. Selbst wenn in Ihrem Unternehmen die digitale Transformation noch nicht abgeschlossen ist, können Sie durch komplette Prüfung aller Abrechnungen Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln und die Compliance optimieren.
• Warum geprüft wird: Diese Frage mag selbstverständlich erscheinen, aber deren Beantwortung kann Ihnen die Richtung weisen. Fragen Sie sich also, ob Ihr Unternehmen mit der Prüfung die Compliance verbessern, die Kosten eindämmen, Missbrauch erkennen, Risiken reduzieren oder Mehrwertsteuer zurückfordern will. Dies sind alles gute Gründe, aber dennoch können Sie Prioritäten setzen.

Leistungsfähigkeit von Technologie entdecken und Prüfungen automatisieren

• Lesen Sie das E-Book mit 6 Strategien zur Steigerung der Prüfeffizienz und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Effizienz von Prüfungen verbessern, Ausnahmen reduzieren sowie die Compliance und das Ausgabenmanagement insgesamt verbessern können.
• Lesen Sie, warum Mensch und Technologie das perfekte Team zur Prüfung Ihrer Ausgaben sind, um den Wert von Menschen und das Potenzial von Technik besser zu verstehen.
• Laden Sie sich das Dokument Lücken in der Compliance schließen herunter, um einen umfassenden Überblick über empfohlene Best Practices für die Prüfung von Reisekosten und Spesen zu erhalten.

1. Interne Daten, SAP Concur.
2. CFO-Insights-Umfrage, Februar 2024.