In unsicheren Zeiten Transparenz und Ausgabenkontrolle verbessern

Niemand weiß, was morgen passieren wird, aber das bedeutet nicht, dass man nicht bereit dafür sein kann. Denn wenn Sie jetzt klar sehen können, brauchen Sie nicht in die Zukunft zu blicken. Und während das "Vorbereiten" auf weitere Unsicherheiten das Bild einer totalen Unternehmensauflösung oder Erneuerung Ihrer gesamten Belegschaft hervorrufen könnte - kann das „Loslegen“ so einfach sein wie die Kontrolle der Ausgaben.

Warten Sie! Ausgaben zu kontrollieren ist einfach?

Nun, sagen wir einfach, dass es nicht unmöglich ist. Für die Geschäftskontinuität kann es bei der Bewältigung von Veränderungen von entscheidender Bedeutung sein, Licht auf die toten Winkel in Bereichen wie Reisen und Spesen zu werfen.​ Einfach ausgedrückt: Wenn Sie Ihre Ausgaben im Blick haben, können Sie sie kontrollieren. Und wenn Sie sie kontrollieren können, können Sie sich schneller sowohl auf Herausforderungen als auch auf Chancen einstellen.

Wohin fließt das ganze Geld?

Diese Frage ist mindestens so alt wie Ihre Eltern, denn Sie haben sie schon Ihr ganzes Leben lang gehört. Es ist nur so, dass die Zahlen jetzt im zweistelligen Millionenbereich liegen. Reisekosten und Spesen sind in der Regel der zweitgrößte Posten eines Unternehmens nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung, so dass sich all die unstimmigen und versteckten Ausgaben – sowie die unabsichtlichen Fehler, die wir alle bei Spesenabrechnungen machen - schnell addieren.

Und es gibt besondere Fälle, die Sie derzeit nicht kontrollieren können. Dazu gehören Bußgelder, von denen man erst erfährt, wenn es zu spät ist, sowie erhöhte Ausgaben außerhalb Ihres Einflussgebiets und der ausgehandelten Tarife. Wenn Sie all das berücksichtigen, werden Sie bald sehen, warum das Geld ausgeht. Sie spüren vielleicht den Schmerz dieser unsichtbaren Ausgaben nicht sofort (weil Sie nicht wissen, dass sie getätigt werden), aber wenn Sie anfangen, in den Lücken Ihrer Daten zu suchen, wird alles klar.

Befolgt jemand die Regeln?

Compliance ist der zweite Teil des Ausgabenproblems und auch hier ist Sichtbarkeit die Antwort. Wenn Sie sehen können, wo den Regeln ausgewichen wird, können Sie dazu beitragen, die Dinge im Lot zu halten. Und wenn Sie Ihren Mitarbeitern Tools an die Hand geben, die Optionen wie die direkte Buchung von Reisen bei Marken, die sie lieben, anbieten und die Verwaltung von Ausgaben erleichtern - dann werden sie viel wahrscheinlicher (man könnte sogar sagen: glücklich) sein, sich daran zu halten.

Dieselben Instrumente machen überdeutlich, wo Ihre Richtlinien funktionieren und wo sie verbessert werden können. Sie zeigen Ihnen die Daten, das Tracking und die Trends. Und mit Hilfe der KI und des maschinellen Lernens haben Sie ein zweites, unvoreingenommenes Auge auf die Vorgaben. Man kann nicht alle zwingen, sich an die Richtlinien zu halten, aber man kann sehen, wo die Probleme liegen und das macht es wesentlich einfacher, sie zu lösen.

Was ist aus dem Ehrensystem geworden?

Niemand bittet Sie, Ihren Teams zu misstrauen und das Vertrauenskonzept funktioniert immer noch gut, wenn es darum geht im Pausenraum für Süßigkeiten zu bezahlen, aber wenn wir über kaltes, hartes Firmengeld reden, müssen Sie in der Lage sein, zu sehen und zu überprüfen, was Sie ausgeben. Zwei sehr anspruchsvolle Ausgabenkategorien: Kilometergeld und Barzahlungen.

Gegenwärtig wird von den meisten Unternehmen erwartet, dass Sie auf das vertrauen, was bei der Fahrtkostenberechnung (Wie weit ist es überhaupt bis Stuttgart?) als Schätzung rauskommt. Und die Validierung von Barzahlungen hängt davon ab, dass ein faltiger, kleiner Beleg an die richtige Spesenabrechnung geheftet und natürlich von Anfang an korrekt eingegeben wird.

Glücklicherweise hat die Technologie den Kilometerzähler und den Tacker übertroffen. Mobile Management-Tools erfassen automatisch den Kilometerstand - so müssen sich die Mitarbeiter keine Gedanken mehr über die Eingabe ihrer Kilometer machen - und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass die Einträge falsch oder zumindest verspätet ankommen.

Und was die Quittungen betrifft, genügt es, einfach ein Bild zu machen, um die Gebühren hochzuladen und automatisch in einer Spesenabrechnung zu kategorisieren. Auch hierdurch wird es für die Mitarbeiter einfacher, die Vorschriften einzuhalten - und für Sie, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten.

Zukunftssicherheit, nicht Zukunftsversprechen

Diese Technologie ist nicht wie das fliegende Auto – sie ist jetzt verfügbar und sie ist da, um Sie auf die kommenden Veränderungen und Herausforderungen vorzubereiten. Weil Sie besser in der Lage sind, Störungen zu widerstehen, wenn Sie Ihre finanzielle Basis kennen, und weil Sie besser in der Lage sind, auf unerwartete Gelegenheiten zu reagieren, wenn Sie Geldreserven zur Hand haben.

Sicher, das Reise- und Spesenmanagement ist nicht das A und O, aber es ist ein Anfang und im Moment ist das alles, was jedes Unternehmen braucht.