Technologische Integration und Vernetzung: Die großen Trends für 2023

Technologie verändert und verbessert unsere Arbeitsweise enorm. Die Auswirkungen auf das Ausgabenmanagement sind dafür ein gutes Beispiel – von der ersten Buchhaltungssoftware für Finanzverantwortliche über einfachere Cloud-Lösungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis hin zur Einführung von Smartphone-Anwendungen für die Einreichung von Ausgaben von unterwegs. Jetzt steht hier die nächste Evolutionsstufe an.

Den Mitarbeitern von heute steht eine breite Palette von Tools zur Verfügung, die alle Anforderungen erfüllen. Doch mehr ist nicht unbedingt besser. So ergab eine SAP Concur-Umfrage Anfang 2022, dass die Mehrheit der Finanzmanager in den USA (57 Prozent) mehrere Anwendungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben einsetzt. 17 Prozent nutzen dabei mehrere Anwendungen, die nicht miteinander integriert sind. Darüber hinaus gehört ein integriertes System für die Reise- und Spesenabrechnung zu den wichtigsten Ressourcen, in die Geschäftsreisende in den USA nach eigenen Angaben gerne investieren würden. Technologie hat dazu beigetragen, die Arbeit zu rationalisieren – jetzt ist es an der Zeit, die Technologie zu rationalisieren.

Mehr Vernetzung für mehr Effizienz und Transparenz

Ab 2023 und bis ins Jahr 2024 hinein wird sich die Art und Weise, wie Tools miteinander verbunden und integriert werden, deutlich verändern. Diese Veränderungen bringen für traditionelle Abteilungen wie die Finanz- und Personalabteilung neue Effizienzgewinne, die sich auf Mitarbeiter und Kunden auswirken. So werden beispielsweise besser integrierte Lösungen für Reisekostenabrechnungen einen tieferen Einblick in die Unternehmensausgaben ermöglichen, effizientere Finanzprozesse schaffen und letztlich zu einer schnelleren Genehmigung und Erstattung von Ausgaben führen. All das ist wichtig, denn laut der oben erwähnten Umfrage gaben alle Finanzmanager an, dass sich ihre Rolle seit Beginn der Pandemie verändert hat und anspruchsvoller geworden ist. Zu den wichtigsten Gründen gehörten die Übernahme zusätzlicher Aufgaben aufgrund von Personalengpässen (59 %), zusätzlicher Prüfungsaufwand und mehr Formalitäten (45 %) und eine neue oder zusätzliche Beteiligung an der internen Kommunikation (45 %). Im Durchschnitt verbrachten sie mit diesen Aufgaben zusammen sechs Stunden pro Woche.

Es ist aber auch für die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtig. In unserer Umfrage gaben 86 % der Geschäftsreisenden an, dass ihr Unternehmen mindestens einmal im Jahr 2021 die Erstattung ihrer Geschäftskosten verzögert hat, für 89 % hat sich eine Verzögerung bei der Erstattung auf ihre persönlichen Finanzen ausgewirkt.

Fortschritt als Antwort auf Krisenzeiten

Diese Ergebnisse deuten darauf hin, dass eine stärkere Integration und Vernetzung dazu beitragen könnte, einen Teil des Drucks und der Belastung zu verringern, die sowohl Unternehmen als auch einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund der aktuellen makroökonomischen Faktoren empfinden (Stichwort: Inflation). So generieren integrierte, vernetzte Tools umfassende Daten, die eine vollständige Transparenz der Unternehmensausgaben und genauere Prognosen durch intelligente und automatisierte Berichte, Dashboards und Analysen ermöglichen. Angesichts zunehmender gesetzlicher Vorschriften, die von Unternehmen verlangen, ihren CO2-Fußabdruck zu messen, darüber Bericht zu erstatten und Maßnahmen zu ergreifen, um ihn zu reduzieren oder auszugleichen, werden exakte T&E-Daten in Zukunft der Goldstandard für die Berechnung von des Fußabdrucks sein. Eine stärkere Integration und Verbindung kann es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglichen, ihre Tage mit ihrer besten Arbeit zu verbringen – und nicht mit Fleißarbeit. Zugleich werden die Unternehmen von unnötigen Risiken und Kosten befreit. Diese Fortschritte in der T&E-Technologie kommen genau zum richtigen Zeitpunkt – denn sie tragen in unsicheren Zeiten zu mehr Sicherheit bei.