Spesen: Gesetze und Pflichten des Arbeitgebers

Die Erstattung von Geschäftsreisekosten und Spesen, die Mitarbeitende privat vorstrecken, ist gängige Praxis in Unternehmen. Jedoch sind damit laut Gesetz einige rechtliche und regulatorische Vorgaben verbunden. Unternehmen sollte die Gesetzeslage und ihre Besonderheiten geläufig sein – nicht zuletzt für den Fall einer Betriebsprüfung.

Der Aufwand für eine Rückerstattung unterscheidet sich dabei von Unternehmen zu Unternehmen. Je nach Organisationsstruktur kann sie arbeits- und zeitaufwendig sein, vor allem, wenn keine klaren Prozesse definiert wurden oder keine unterstützenden Tools vorhanden sind – oder sie ist unkompliziert und schnell, dank einer Lösung oder einem System, das notwendige Informationen zentralisiert.

Verpflichtungen des Arbeitgebers bei der Spesenabrechnung

Ob händisch im Papierdschungel oder automatisiert im intelligenten Unternehmen – die Verpflichtungen des Arbeitgebers sind per Gesetz in allen Fällen gleich und lassen sich in fünf Bereiche untergliedern:

Die Rückerstattungspflicht von Reisekosten

• Sobald Reisekosten von der Firma genehmigt wurden und mit den internen Richtlinien, dem Arbeitsvertrag oder dem gültigen Tarifvertrag übereinstimmen, sollten sie vom Arbeitgeber ohne Bedingungen oder Vorbehalte erstattet werden. Auch wenn Arbeitnehmende kurz danach entlassen werden.
• Ist die Rückerstattung von Reisekosten nicht in einem arbeitsrechtlich gültigen Vertragsdokument erfasst, greift der in §§ 670, 675 BGB geregelte Aufwendungsersatzanspruch. Nach BGB sind alle Reisekosten als „Auslagenersatz“ zu erstatten, die der Mitarbeiter bei der ihm übertragenen Aufgabe vorgelegt hat und die er den Umständen nach für erforderlich hielt.
• Ob im Arbeitsvertrag geregelt oder nicht: Der Arbeitgeber sollte die angefallenen Ausgaben innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückzahlen, damit die finanzielle Situation der Arbeitnehmenden nicht dauerhaft beeinträchtigt wird. Diese erhalten entsprechende Rückerstattung sonst erst mit der Steuererklärung. Hier finden Sie weitere Informationen zur Rückerstattung von Reisekosten.

Erstattung von Fahrtkosten für eine Geschäftsreise

• Ob mit dem Zug, Flugzeug oder dem eigenen PKW: Wenn Mitarbeitende für ihren Arbeitgeber dienstlich reisen, ist dieser laut Gesetz § 670 BGB verpflichtet, die angefallenen Kosten und Spesen zu erstatten.
• Bei Zug- oder Flugreisen müssen Mitarbeitende die entsprechenden Tickets einreichen, um die Kosten erstattet zu bekommen. Wenn sie das eigene Auto für eine Geschäftsreise nutzen, kann der Arbeitgeber die angefallenen Kosten auf drei Arten berechnen: Er kann die tatsächlich angefallenen Kosten anhand von Einzelbelegen erstatten, die Kosten anhand der gültigen Fahrtkostenpauschale erstatten oder eine Rückerstattung der fahrzeugindividuellen Kilometerkosten veranlassen.
• Es ist rechtlich nicht zulässig, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmenden wohlwollend entgegenkommt, indem er die Anzahl der gefahrenen Kilometer oder die vorgegebene Kilometerpauschale erhöht. Andererseits werden dadurch auch Arbeitnehmende geschützt, denn der Arbeitgeber kann die zu erstattenden Kosten nicht drücken.

Archivierung von Reisekosten-Belegen

• Alle Reisekostenabrechnungen müssen nach erfolgter Erstattung laut Gesetz ordnungsgemäß archiviert werden.
• Für Übernachtungs- und Reisekosten gehören dazu auch die Belege, die im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt vorgelegt werden müssen. Das Belegmanagement erfordert daher eine besondere Sorgfalt, sowohl für die Buchhaltung als auch zum Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeitenden.
• Genau hier kommt der digitalen Belegarchivierung ihre volle Bedeutung zu. Sie ist laut der Neufassung der GoBD von zuletzt 2019 gesetzlich zugelassen und vereinfacht die Verwaltung der Reisekostenrückerstattung, sofern genaue Regeln beim mobilen Scannen eingehalten werden. Zu diesen Regeln gehört mitunter die Verfahrensdokumentation der digitalen Belegarchivierung – vom Belegempfang bis zur Archivierung.

Die Öffnung der Türen und Konten für das Finanzamt

• Ebenso wie Aufwendungen für Rohstoffe und Personalkosten gelten Ausgaben für Geschäftsreisen steuerrechtlich als Betriebskosten. Diese Kosten, die für den Betrieb eines Unternehmens zwingend notwendig sind, werden vom steuerpflichtigen Gewinn abgezogen. Das Finanzamt überprüft als öffentliche Einrichtung die Steuerzahlungen eines Unternehmens und kann im Falle eines Zweifels eine Betriebsprüfung durchführen.
• Arbeitgeber müssen dann alle für die ordnungsgemäße Durchführung der Überprüfung erforderlichen Unterlagen vorbereiten und vorlegen. Hierzu gehören auch (digital archivierte) Belege, die entsprechende Geschäftsreisekosten nachweisen.

Die Fürsorgepflicht bei Dienstreisen

• Bei jeder Geschäftsreise, insbesondere wenn sie ins Ausland führt, unterliegt das Unternehmen einer Informationspflicht und Gefährdungshaftung. Bei Gesundheits-, Klima- oder Sicherheitsproblemen muss das Unternehmen Mitarbeitende nicht nur ausreichend informieren, sondern auch dafür sorgen, dass sie sicher sind und alles tun, um sie bestmöglich zu unterstützen. Einschließlich der damit verbundenen Kosten.
• Die Lokalisierung mithilfe einer professionellen Smartphone-App kann den Arbeitgeber bei der Erfüllung seiner Fürsorgepflicht unterstützen. Ebenso wie der Abschluss einer Versicherung, die sowohl die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen schützt.
• Die Reisekostenrückerstattung an die Mitarbeitenden erfordert aufwändige Prozesse, steht aber ebenso in der Pflicht der Arbeitgeber, wenn sie nicht über die Steuererklärung als Werbungskosten erstattet werden. Aus diesem Grund digitalisieren immer mehr Arbeitgeber ihr Ausgabenmanagement über ein sicheres System, das auf allen firmeneigenen Endgeräten per App zugänglich ist, ebenso wie die in der Cloud gespeicherten Informationen. So können sie ihren Verpflichtungen als Arbeitgeber nachkommen und ein produktives Klima des Vertrauens für ihre reisenden Mitarbeitenden schaffen.

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Diese kurze Demo zeigt Ihnen, wie Sie Ausgaben für eine Geschäftsreise erfassen, eine Reisekostenabrechnung erstellen und einreichen.

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