Diese 5 Tipps helfen bei Geschäftsreisen ins Ausland

In Zeiten des Kostensparens haben Geschäftsreisen einen neuen Stellenwert erhalten – Mitarbeitende sehen Dienstreisen zunehmend als Privileg an und planen sie daher sorgfältig. Führen Business-Trips ins Ausland, gibt es Besonderheiten und seit 2024 auch einige Neuerungen zu beachten. SAP Concur, weltweiter Marktführer für Geschäftsreiselösungen, hat fünf Experten-Tipps zusammengestellt, die Reisenden helfen, ihre Business-Trips ins Ausland optimal vor- und nachzubereiten.

Fünf Profi-Tipps für Geschäftsreisen ins Ausland:

1. A1 ausgefüllt und 1A abgesichert: Geschäftsreisen wollen gut geplant sein. Doch neben inhaltlichen Themen und der Reisebuchung gehört auch der lückenlose Versicherungsschutz der Reisenden zur Vorbereitung einer Auslandsreise. In Abstimmung mit HR sollten sich Arbeitnehmende informieren, welche Formulare sie im Vorfeld ausfüllen müssen. Insbesondere Sozial- und Krankenversicherung müssen zum Schutz der Reisenden geklärt sein. Bei Dienstreisen in andere EU-Länder sowie die Schweiz und den Europäischen Wirtschaftsraum wird mit der obligatorischen A1-Bescheinigung die Sozialversicherung nachgewiesen. Diese können Arbeitgeber mithilfe von Anbietern wie SAP Concur automatisiert beantragen.
2. Einreisebestimmungen – Pass gecheckt, Visum vorhanden, geimpft und los geht’s: Jedes Land hat eigene Bedingungen für die Einreise. Hier ist es wichtig, frühzeitig zu recherchieren, ob beispielsweise ein Visum beantragt werden muss und welche weiteren Auflagen zu erfüllen sind. Zudem empfiehlt sich ein Blick auf Reisepass und Personalausweis, um deren Gültigkeit zu überprüfen und diese bei Bedarf rechtzeitig vor der Reise neu zu beantragen. Darüber hinaus sollten sich Mitarbeitende möglichst frühzeitig informieren, ob ihr Zielland bestimmte Impfungen für die Einreise vorschreibt oder empfiehlt. Denn auch wenn es zunächst organisatorischen Aufwand bedeutet, ist die eigene Gesundheit das höchste Gut – ob daheim oder auf Reisen. 
3. Wie im Flug vergangen, doch gilt Reisezeit als Arbeitszeit? Gerade bei Dienstreisen ins außereuropäische Ausland können Reisezeiten schnell die Dauer eines klassischen Acht-Stunden-Arbeitstags überschreiten. Viele Mitarbeitende fragen sich dann: Muss mein Arbeitgeber meine gesamte Reisezeit vergüten? Grundsätzlich gilt: Ja, Reisezeit ist Arbeitszeit. Gerade wenn Reisezeiten außerhalb der normalen Arbeitszeit liegen und je nach Verkehrsmittel, greifen allerdings unterschiedliche Ausnahmeregelungen. Wer beispielsweise früh morgens mit dem Zug die Dienstreise antritt und auf der Fahrt ein Nickerchen macht, kann die Reisezeit nicht als Arbeitszeit geltend machen. Darum sind Arbeitnehmende gut beraten, einen Blick ins Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu werfen oder sich bei ihrem Arbeitgeber zu informieren, um sich für ihre konkrete Reisesituation schlau zu machen. 
4. Das Beste erwarten – für den Notfall planen: Arbeitgeber tragen während der Arbeitszeit die Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeitenden – egal, wo sie sich befinden. Vor Reiseantritt sollten Arbeitnehmende sich also informieren, ob das Auswärtige Amt Reisewarnungen für das Zielland ausspricht und welche Sicherheitsvorkehrungen ihr Arbeitgeber für Auslandsreisen vorsieht. So nutzen manche Unternehmen beispielsweise Apps wie die des SAP-Concur-Partners International SOS. Darüber erhalten Mitarbeitende Push-Benachrichtigung zu gesundheits- und sicherheitsrelevanten Vorkommnissen in der Region und haben die Möglichkeit, zu jeder Zeit eine Service-Hotline anzurufen oder ihren Arbeitgeber per App über ihren Aufenthaltsort zu informieren. Zudem schadet es nie, vor dem Abflug die Nummern von Geschäftspartnern vor Ort, der Deutschen Botschaft sowie der Unterkunft abzuspeichern. Reiseplaner-Apps wie TripIt informieren unterwegs über verschobene Flüge sowie Sicherheits- und Gesundheitsbestimmungen am Reiseziel. 
5. Richtig abrechnen mit den neuen Spesensätzen für 2024: Nach der Rückkehr steht die Abrechnung der angefallenen Reisekosten an. Die Inflation macht sich international bemerkbar – darum hat das Bundesfinanzministerium die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen angepasst. Dabei wurden hunderte Länder und Städte neu bewertet. Reisende sollten bei der Abrechnung allerdings genau hinschauen: In einigen Ländern wie etwa der Schweiz gelten verschiedene Pauschbeträge. Häufig wird dabei in Metropolen ein höherer Betrag angesetzt als im übrigen Land. Im aktuellen Schreiben der obersten Finanzbehörden können die entsprechenden Pauschalen für einzelne Reiseländer abgerufen werden. Ist ein Land nicht gelistet, gilt der Spesensatz für Luxemburg. Beispielrechnungen sowie weitere Details zum Verpflegungsmehraufwand sind auf dem Blog von SAP Concur zu finden. 

Der Erfolg der Geschäftsreise im Mittelpunkt

Das Planen von Auslandsreisen kann Geschäftsreisende vor eine echte Herausforderung stellen. Mit den Profi-Tipps sind Mitarbeitende bestens vorbereitet – und können sich vollkommen auf das konzentrieren, was bei all dem Notwendigen sonst gerne in den Hintergrund rückt: ihren geschäftlichen Erfolg und die Pflege von Kundenbeziehungen.