Richtige Tools verbessern Ausgabentransparenz und Kostenkontrolle

Die Kontrolle und Transparenz der Ausgaben Ihres Unternehmens war schon immer wichtig, und das gilt umso mehr angesichts der Turbulenzen, Unterbrechungen und heftigen Veränderungen der letzten Jahre. Auch wenn viele Unternehmen ihre Prozesse automatisiert und optimiert haben, gibt es noch viel Verbesserungspotenzial hinsichtlich Übersicht, Effizienz, Compliance und Erkenntnisgewinn.

Mit den richtigen Tools und der passenden Strategie kann Ihr Unternehmen jene Herausforderungen überwinden, die allzu häufig den Blick verstellen und ein wirksames Ausgabenmanagement erschweren. Können Sie z. B. die Ausgaben für Veranstaltungen und Direkteinkäufe bei Lieferanten sehen, oder behindern unzusammenhängende Prozesse, Engpässe und unvollständige Daten Ihre Sicht und damit Ihre Finanzstrategie?

Sieben Wege zu mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben

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Die wichtigsten Möglichkeiten zur Verbesserung der Transparenz und Kontrolle Ihrer Ausgaben

Die Einführung intelligenter Lösungen und die Vereinfachung von Prozessen tragen dazu bei, den Überblick über die Ausgaben zu behalten und Ihr Unternehmen auf den Wandel vorzubereiten. Dass der Wandel kommen wird, ist sicher, auch wenn Sie nicht vorhersehen können, wie er aussehen wird.

Achten Sie bei der Auswahl von Lösungen für das Ausgabenmanagement auf sieben Funktionen. Können Sie:

1. Daten in einer einzigen Plattform zusammenführen? Die Zusammenführung von Ausgaben-, Reise- und Rechnungsdaten in einer einzigen, leicht zugänglichen Lösung wie der SAP-Concur-Plattform gewährleistet, dass Ausgaben, Daten und Compliance-Prozesse und ‑Technologien nicht fragmentiert sind. Fast vier von fünf (78 %) Entscheidungsverantwortlichen im Reisekostenmanagement bevorzugen eine zentrale Plattform.1
2. Jede Reisebuchung erfassen? Ausgaben können unsichtbar sein, wenn Buchungen außerhalb Ihres firmeneigenen Buchungstools erfolgen. Mit Concur TripLink lassen sich Reisetransaktionen von Anbieterseiten und anderen Quellen zusammenfassen und Informationen über Reisen, Reisende und Reisepläne zusammenführen.
3. Reise-, Spesen- und Rechnungsdaten in Ihr ERP-System integrieren? Ihr Unternehmen erhält nahezu in Echtzeit Daten, die Ihre Möglichkeiten zur Anzeige, Kontrolle und Analyse von Ausgaben erweitern. So können Sie Ihren Cashflow besser verwalten und klügere Entscheidungen treffen.
4. Kilometerstände automatisch erfassen? Verfolgen Sie mit einem GPS-gestützten Tool wie Drive die automatische Erfassung der Fahrten Ihrer Beschäftigten. Ihr Unternehmen übernimmt damit die Kontrolle über einen heiklen Posten, der die Reisenden eher frustriert und anfällig für überhöhte Kosten und Betrug ist.
5. Ihre Führungskräfte stärken? Ein schlankes Tool wie Budget verwendet Dashboards und bietet leicht verständliche visuelle Darstellungen und Einblicke, mit denen Ihre Führungskräften die Ausgaben mühelos im Blick behalten, und sie warnen, wenn sich die Ausgaben ihrem Limit nähern. Mit Concur Request können Sie den Budgetprozess beschleunigen, indem Sie Ausgaben genehmigen, bevor sie getätigt werden.
6. KI-Tools nutzen? Dank künstlicher Intelligenz können Unternehmen Belege mit ExpenseIt genau aufschlüsseln, mit Verify Ausgaben auf Compliance überprüfen und Ausnahmen für die menschliche Nachbearbeitung kennzeichnen sowie einen Prüfpfad für Budgetkontrolle, Steuern und potenziellen Betrug erstellen.
7. Erweiterte und individuelle Analysen bereitstellen? Dashboards sowie standardmäßige und anpassbare Berichte unterstützen Sie, Ausgaben präzise zu verwalten, Trends zu erkennen und Prognosen zu erstellen. Intelligence bietet über 180 Berichte und Dashboards, die individuell angepasst werden können, während die Reporting-Experten von Consultative Intelligence Ihnen mit Berichten und Einblicken, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, bei der Erkundung von Details helfen.

Mit diesen Funktionen auf einer einzigen Plattform können Sie verfolgen, wohin Ihr Geld fließt, Einsparpotenziale erkennen, bessere Vereinbarungen mit Lieferanten treffen, Ihre Ausgabenrichtlinien bewerten und Änderungen zur Verbesserung der Compliance schnell umsetzen.

Lesen Sie weiter, um Kontrolle und Klarheit zu gewinnen

Erfahren Sie mehr darüber, wie ein fundierter Ansatz und SAP-Concur-Lösungen Ihr Ausgabenmanagement und Ihre Anpassungsfähigkeit verbessern können:

• Erfahren Sie, wie Sie Reisebuchung und Ausgabenmanagement zusammenführen.
• Hier können Sie anhand einer Checkliste Anbieter vergleichen und die beste Ausgabenmanagement Lösung finden.
• Und vergessen Sie nicht die Checkliste Sieben Wege zu mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben.

• 1„Empower the Future of Work with Intelligent Travel and Expense Solutions“, Forrester Consulting, 2023.