Trüben Ihre Prozesse den Blick auf Ihre Ausgaben?

Die Verwaltung Ihrer Ausgaben war noch nie so wichtig und schwierig wie heute. Und wenn Sie Ihre Prozesse und Richtlinien nicht an die Realitäten der Homeoffice-Arbeit anpassen, werden Sie wahrscheinlich sogar noch weniger Überblick über Ihre Ausgaben haben als vor 2020 – dem Jahr, das uns dazu brachte, Regeln über Bord zu werfen.

Ordnung und Transparenz in Ihre Ausgaben bringen

Es gibt jedoch einen Weg, Ordnung in dieses ganze Chaos zu bringen, und der erste Schritt dazu ist Transparenz. Die Vereinfachung Ihrer Prozesse und die Überarbeitung Ihrer Richtlinien wird einen großen Beitrag dazu leisten, dass Sie Ihre Ausgaben sehr genau im Blick haben. Aber wie erreichen Sie das? Um zur Antwort zu gelangen, müssen Sie sich zunächst noch einige weitere Fragen stellen. 

Richtlinien für Firmenkarten und Ihre Prozesse: aufeinander abgestimmt?

Daten sind für die Einhaltung von Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Die besten Einblicke in Ihre Ausgabedaten erhalten Sie über Ihre Firmenkarten. Sie bietet einen direkten Blick auf das, was tatsächlich ausgegeben wird – und das nicht nur präzise, sondern auch automatisiert. Wenn also ein Mitarbeiter 20 Euro Trinkgeld zu einem Essen für 80 Euro gibt, erfahren Sie das und können Maßnahmen ergreifen. Wenn dieser Mitarbeiter (oder ein anderer von den Hunderten oder Tausenden, die Sie beschäftigen) jedoch bar bezahlt, entgeht Ihnen das regelwidrige Verhalten möglicherweise, und infolgedessen können Sie Ihre Richtlinien nicht durchsetzen.

Stellen Sie sich daher folgende Fragen:

• Möchten wir, dass jeder Mitarbeiter eine Firmenkarte hat – und sie benutzt?
• Unterstützen unsere Richtlinien diesen Einsatz von Firmenkarten?
• Falls nicht, wir aber mehr Flexibilität bei den Zahlungen bieten möchten, verfügen wir dann über die Prozesse, um uns zu schützen?
• Haben wir Rechnungsprüfungsregeln zur Bewertung und Korrektur nicht richtlinienkonformer Buchungen, zu hoher Ausgaben und von Betrug?

Diese Fragen können Sie sicher nicht aus dem Stegreif beantworten. Aber ihre Bedeutung ist unbestritten –  besonders jetzt, wo die Kontrolle der Ausgaben wichtiger denn je ist. Hier sind noch ein paar weitere Fragen, über die Sie nachdenken sollten.

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Unterstützen Ihre Prozesse Ihre Richtlinie für Bargeldbelege?

Wenn Mitarbeiter bar bezahlen oder ihre private Karte verwenden, wissen Sie nur dann, was ausgegeben wird (und ob es Ihren Richtlinien entspricht oder nicht), indem Sie Stapel von Belegen durchgehen. Dieses Verfahren ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Erhalten Sie also wirklich die Daten, die Sie brauchen? 

Wenn Sie den Prozess vereinfachen – sagen wir automatisieren –, könnten Sie dann Belege für mehr Ausgaben anfordern und so die Compliance wirksam durchsetzen? (Diese Antwort ist einfach: Sie lautet ja.)

Wie wäre es nun, Bilder von Belegen aufzunehmen, um überholte und lästige Papierprozesse zu eliminieren? Das ist zweifellos ein enormer Produktivitätsgewinn, aber der wahre Nutzen liegt in der Genauigkeit und relativen Unmittelbarkeit der Daten. Mit der richtigen App erhalten Sie mehr als nur ein Foto, sie analysiert die im Bild enthaltenen Daten. Diese werden automatisch aufgeschlüsselt, kategorisiert und in Kostenabrechnungen eingetragen.

Stellen Sie sich daher folgende Fragen:

• Können wir manuelle Eingabefehler wirklich vermeiden?
• Können wir zu jeder Ausgabenposition genaue und vollständigere Daten erfassen?
• Können wir sicherstellen, dass die Bargeldausgaben der Richtlinie entsprechen, während wir gleichzeitig die Anforderungen an Bargeldbelege senken und die Zufriedenheit der Benutzer steigern?

Dies sind weniger Ja/Nein-Fragen als vielmehr Ja/Natürlich-Fragen. Sie müssen nur die richtigen Tools einsetzen oder die vorhandenen Tools erweitern. Okay, wir sind bei den letzten Fragen angelangt.

Ist Ihr Prozess flexibel genug, um sich wechselnden Richtlinien anzupassen?

Wie wir alle in den letzten Monaten gelernt haben, ist der Wandel die eigentliche Konstante – oder ehrlicher gesagt, eine Quelle ständiger Sorgen. Wenn Sie also voranschreiten und wieder an die Erholung denken, werden Sie Anpassungsfähigkeit in Ihren Prozess einfließen lassen wollen. In dem Maße, wie sich Märkte, Verbraucher und Unternehmen ändern, werden Sie auch Ihre Richtlinien anpassen müssen.

Sind Sie dafür flexibel genug? Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Können wir neue Ausgabenkategorien ganz einfach hinzufügen, die für die Remote-Arbeit erforderlich sind (z. B. Homeoffice-Ausstattung)?
• Verfügen wir über Rechnungsprüfungsregeln, um Ausgaben, die gegen die Richtlinien verstoßen, zu korrigieren – da immer mehr Mitarbeiter (die keine Firmenkarten haben) immer mehr Ausgabenentscheidungen treffen?
• Können wir erkennen, ob Zahlungen von Lieferanten, die durch Bestellungen gedeckt werden sollten, tatsächlich in den Kostenabrechnungen auftauchen?
• Wissen wir, wie hoch die Ausgaben sind, die mit privaten Karten getätigt werden? Und warum private Karten genutzt werden?

Auch hier gibt es die passenden Tools, die Daten direkt in Ihr System einspeisen und so effektiv die Lücken schließen, durch die Kosten verborgen bleiben. Und wenn Sie diese Daten sehen können, wäre es viel einfacher, die Ausgaben zu steuern.

Wie hört sich das für Sie an?

Intelligente Tools für das Managen von Geschäftsreisen

Informieren Sie sich über die Finance-Tools für das Geschäftsreisemanagement – und bringen Sie die Ausgaben auch dann in Einklang mit Ihren Richtlinien, wenn sich die Ausgaben ändern und werden Sie zu einem intelligenten Unternehmen.