Umbruch bei Geschäftsreisen: Zu viel oder zu wenig?

Heutzutage ist es praktisch ein Unternehmensauftrag, nicht mit dem Status Quo zufrieden zu sein. Arbeitsweisen werden laufend auf den Kopf gestellt und es wird kontinuierlich nach Ideen, Techniken und Technologien gesucht, die Grenzen erweitern und das Geschäft vorantreiben Innovative und intelligente Unternehmen lassen alte Denkweisen hinter sich und entwickeln neue Methoden, um das zu tun, was sie immer schon getan haben: Sie entwickeln ihre Produktion weiter, ändern ihre Servicebereitstellung und überarbeiten Möglichkeiten für die Kundenbindung.

Voraussetzung für diese Veränderungen ist ein Umbruch der Back-Office-Prozesse, in dessen Rahmen im Unternehmen zum Einsatz kommende Systeme und Lösungen weiterentwickelt werden. Oft werden in solchen Umbruchphasen grundlegende finanzielle und betriebliche Funktionen übersehen, bei denen selbst kleine Änderungen positive Auswirkung auf das gesamte Unternehmen haben können – wie bei den Reisekostenabrechnungen.

Geschäftsreisen und Spesen zu zentralisieren war noch nie so einfach

Das Geschäftsreisemanagement ist eine grundlegende Finanzfunktion. Warum sollte man etwas daran ändern, wenn alles gut läuft? Dafür gibt es einen guten Grund: Der Analyst IDC hat kürzlich Untersuchungen bei Unternehmen durchgeführt, die ihre Reisekosten- und Abrechnungsabläufe umgestaltet haben, indem sie sie automatisiert und auf andere Art und Weise in das „digitale Zeitalter“ gebracht haben.

Von diesen Vorteilen profitierten die befragten Unternehmen:  

• Produktivitätsvorteile für Geschäftsreisende: Die Möglichkeit, Reisen online am PC oder über eine mobile App zu buchen und abzurechnen, hat Vorteile: Die IDC hat errechnet, dass entsprechende Unternehmen eine jährliche Produktivitätssteigerung von 715.604 USD verbuchen. Das sind 35.647 US-Dollar pro 100 Nutzern.
• Produktivitätsvorteile für Back-Office-Mitarbeiter: Wenn Anwender Geschäftsreisen einfacher buchen und Spesenabrechnungen und Rechnungen einfacher einreichen können, können Back-Office-Mitarbeiter Reisen und Berichte effizienter verarbeiten — und Lieferanten schneller bezahlen. Gleichzeitig ermöglicht eine integrierte Reisekosten-, Spesen- und Abrechnungsplattform den Prüfern auch einen schnelleren Zugriff auf die von ihnen benötigten Finanzdaten. Insgesamt belaufen sich diese Vorteile der IDC-Projekte auf 649.400 USD pro Unternehmen oder 32.349 USD pro 100 Anwender.
• Reduzierung der Geschäftsreisekosten: Indem Unternehmen ihre Reiserichtlinien direkt in das System integrieren, stellen sie sicher, dass mehr Anwender die Regeln einhalten und eine Überschreitung der Ausgaben vermieden wird. Unternehmen gewinnen so zudem einen besseren Einblick in die Ausgaben für die einzelnen Anbieter und gehen durch eine solide Datenbasis gestärkt in Preisverhandlungen mit Partnern wie Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagen. Die IDC hat errechnet, dass sich diese Einsparungen auf 591.239 USD pro Unternehmen und Jahr oder 29.452 USD pro 100 Anwender belaufen.

So könnte sich ein Umbruch für Sie rechnen

Insgesamt hat IDC festgestellt, dass Unternehmen in signifikanten Umfang Kosten einsparen können, indem Innovationen in der häufig vergessenen Finanzfunktion eingeführt werden. Mehr erfahren Sie im IDC Report:"Effektive Unterstützung für Unternehmen bei der digitalen Transformation von Geschäftsreiseprozessen mit SAP Concur".