Unternehmen kontrollieren die Abrechnung von Fahrtkosten kaum

Deutsche Arbeitnehmer fahren am häufigsten mit dem eigenen Pkw auf Geschäftsreise. 77 Prozent setzen dabei auf das eigene Auto. Nur 25 Prozent nutzen einen Dienstwagen, besagt eine Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). Doch gerade Fahrtkostenabrechnungen mit dem privaten Pkw bieten viel Raum für Betrug und – bewusst oder unbewusst – falsche Angaben. Umso erstaunlicher ist es, dass 56 Prozent der europäischen Unternehmen Fahrtkostenabrechnungen nur selten oder gar nicht anzweifeln. Gerade einmal 13 Prozent hinterfragen eingereichte Fahrtkosten regelmäßig und 31 Prozent gelegentlich. Das ergab eine Umfrage von SAP Concur, dem führenden Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement, unter 1.130 europäischen Unternehmensmitarbeitern, die für Abrechnungen zuständig sind.

In Deutschland sind laut der Studie die Kontrollen sogar noch lockerer. Nur etwa 5 Prozent zweifeln Fahrtkostenabrechnungen regelmäßig an, 22 Prozent tun dies gelegentlich und 21 Prozent haben noch nie eine Abrechnung hinterfragt. Durchschnittlich fährt der europäische Geschäftsreisende 3.183 Kilometer im Jahr. Mehr als die Hälfte (54 Prozent) der Befragten geben an, dass Mitarbeiter bis zu 50 Fahrtkostenabrechnungen pro Woche geltend machen. 34 Prozent reichen noch mehr Abrechnungen ein.

Kontrolle von Fahrtkostenabrechnungen

„Millionen Euro werden jedes Jahr für die Fahrtkostenerstattung aufgewendet und doch scheint es, dass die Unternehmen dabei eher entspannt kontrollieren. Das öffnet Raum für Betrug und Fehlangaben”, so Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Unternehmen müssen Fahrtkostenabrechnungen transparent in ihr Reisekostenmanagement integrieren, um Lücken und Schlupflöcher im System zu schließen. Unsere Umfrage zeigt aber, dass das im Moment sehr oft einfach nicht der Fall ist.“

Noch immer verlassen sich viele Unternehmen auf veraltete, manuelle Verfahren zur Abrechnung. 84 Prozent der Unternehmen setzen auf papierbasierte Prozesse. 52 Prozent nutzen ein spezielles Formular und 32 Prozent greifen zu Tabellenkalkulationen. Nur ein Drittel (34 Prozent) nutzt ein Online- oder Web-Tool. So sind nur 16 Prozent der Mitarbeiter in der Lage, eine Fahrtkostenabrechnung in weniger als einem Tag einzureichen; bei 58 Prozent dauert das zwischen einem und sechs Tagen und 15 Prozent brauchen mehr als eine Woche.

Im EMEA-Vergleich setzen deutsche Unternehmen am stärksten auf papierbasierte Prozesse. 98 Prozent nutzen entweder spezielle Formulare oder Tabellenkalkulationen und nur etwa 25 Prozent unterstützen diese Prozesse mit einem Online-Tool. Auch brauchen die Deutschen im europäischen Vergleich am längsten. 21 Prozent der Arbeitnehmer benötigen mehr als eine Woche, um ihre Fahrtkostenabrechnung vorzubereiten.

Concur Drive von SAP Concur macht Fahrtkostenabrechnung transparent

Mit einer neuen Funktionalität, die in die Concur Mobile App integriert ist, bietet SAP Concur nun eine Lösung zur effizienten Fahrtkostenabrechnung. Concur Drive ist ab sofort auch für Geschäftsreisende in Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügbar. Die Funktionalität hilft ihnen, ihre gefahrene Reisestrecke per GPS aufzuzeichnen und anschließend automatisierte Fahrtkostenabrechnungen zu erstellen.

Geschäftsreisende können die GPS-Funktion entweder manuell starten oder so einstellen, dass diese während ihrer Arbeitszeiten alle gefahrenen Kilometer automatisch erfasst. Nach jeder Fahrt erinnert Concur Drive zudem per Push-Nachricht an die Erstellung einer Fahrtkostenabrechnung. Diese kann dann mit nur einem Klick in Concur Expense übertragen werden. Die jeweils richtige Kilometerpauschale wird so automatisch berechnet und in die Reisekostenabrechnung überführt.

„Dank Concur Drive müssen Geschäftsreisende ihre Fahrtkostenabrechnungen nicht mehr manuell ausfüllen. Mit nur einem Klick wird die Kilometerpauschale automatisch berechnet und an die Reisekostenabrechnung übermittelt. Das spart viel Zeit und Verwaltungsaufwand“, sagt Götz Reinhardt. „Zudem werden Abrechnungen transparenter und Unternehmen sparen Kosten, da nur noch die Kilometer abgerechnet werden, die auch tatsächlich gefahren werden. So werden betrügerische, aber auch versehentlich unterlaufene Fehlangaben, unterbunden und gleichzeitig die Compliance gefördert, indem die gefahrene Strecke auf einer Karte dargestellt und an die Abrechnung angehängt wird. Auch nachträgliche Änderungen der gefahrenen Kilometer werden protokolliert und sind somit der Prüfstelle ersichtlich.“