Variable und feste Ausgaben – das sind die Unterschiede

Die Verwaltung der Ausgaben im Unternehmen ist oft eine Gratwanderung. Ausgaben für das Wachstum sind notwendig, aber eine sorgfältige Planung sowohl der festen als auch der variablen Ausgaben ist unerlässlich. Schließlich lässt sich nur so die Rentabilität sichern und das Unternehmen ist auf unvorhergesehene Herausforderungen vorbereitet. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Unterschieden zwischen fixen und variablen Ausgaben sowie ihren Auswirkungen auf den Cashflow. Außerdem bieten wir Ihnen umsetzbare Strategien, um Ihre Finanzlage zu stärken und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Die Grundlagen: Fixe Kosten oder variable Ausgaben?

Starten wir mit der Definition von festen und variablen Ausgaben.

Was sind feste Ausgaben?

Fixkosten bleiben Monat für Monat gleich, unabhängig von der Menge der produzierten Waren oder der geleisteten Arbeitsstunden. Diese Ausgaben werden in der Regel durch Verträge oder Vereinbarungen festgelegt und unterliegen im Laufe der Zeit nur minimalen Schwankungen. Auch wenn es während der Vertragslaufzeit zu Preisanpassungen kommen kann, handelt es sich um bekannte Kosten.

Beispiele für feste Kosten:

• Mietzahlungen
• Leasing von Fahrzeugen
• Versicherung
• Zinszahlungen
• Internet-Dienstleistungen
• Gehaltsempfängerinnen und -empfänger

Was ist ein variabler Aufwand?

Variable Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von der Menge der produzierten Waren oder der erbrachten Dienstleistungen. Wenn die Produktion zunimmt, steigen auch die Ausgaben für Versorgungsleistungen, Arbeit und andere variable Kosten.

Beispiele für variable Kosten:

• Kosten für Rohmaterial
• Arbeitskräfte
• Kosten für Versorgungsleistungen
• Verkaufsprovisionen
• Geschäftsreisen
• Fracht und Versand

Auswirkungen auf das Cashflow-Management

Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen festen bzw. variablen Kosten und dem Cashflow. Je mehr Ausgaben Sie haben, desto mehr Einnahmen müssen Sie erzielen, um rentabel zu sein. Das Zusammenspiel zwischen fixen und variablen Ausgaben beeinflusst die Cashflow-Dynamik erheblich. Die Ausgewogenheit dieser Kosten ist entscheidend für die Gewährleistung einer nachhaltigen Rentabilität und betrieblichen Kontinuität.

Es muss genügend Geld in Ihr Unternehmen fließen, um die Betriebskosten zu bezahlen und das Unternehmen am Laufen zu halten oder zukünftige Investitionen zu tätigen. Nur dann kann das Unternehmen wachsen. Während feste Ausgaben eine vorhersehbare Grundlage für die Budgetierung bilden, schwanken die variablen Ausgaben je nach Aktivität. So kann beispielsweise ein umfangreicher Auftrag den Cashflow belasten, weil die für die Produktion der Waren benötigten Rohstoffe gekauft werden müssen. Beide beeinflussen also die Cashflow-Dynamik auf unterschiedliche Weise.

Stabilität versus Flexibilität

Feste Ausgaben bieten Stabilität, da sie eine vorhersehbare Basis für die Budgetierung bilden. Allerdings fehlt es ihnen aufgrund vertraglicher Verpflichtungen oft an Flexibilität. So können sie die Anpassung an veränderte Umstände erschweren, z. B. durch vertragliche Bestimmungen, die Sie an die Zahlungen binden. Variable Ausgaben sind zwar weniger vorhersehbar, bieten aber mehr Flexibilität. Unternehmen können diese Ausgaben auf der Grundlage von Nachfrageschwankungen oder Marktbedingungen anpassen und so flexibel auf veränderte Bedingungen reagieren. So können Sie beispielsweise Investitionen in neue Anlagen oder Lagerbestände verschieben, wenn die Auftragslage schwierig ist.

Planung und Vorhersage

Die Verwaltung fester Ausgaben erfordert eine sorgfältige Planung. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass Sie über einen ausreichenden Cashflow zur Deckung der laufenden Betriebskosten verfügen. Variable Ausgaben erfordern genaue Prognosen, um Mehrausgaben oder Minderausgaben zu vermeiden. Es ist z. B. wichtig, optimale Lagerbestände aufrecht zu erhalten, damit Sie die  Kundennachfrage befriedigen können, ohne überschüssiges Kapital zu binden, das anderweitig verwendet werden könnte.

Entscheidungsfindung

Sowohl die festen als auch die variablen Ausgaben beeinflussen das strategische Cashflow-Management und die Entscheidungsfindung. Während eine Senkung der Ausgaben die finanzielle Belastung verringern kann, können Investitionen in Bereichen wie Marketing und Vertrieb notwendig sein, um das Umsatzwachstum zu fördern.

Beispiele für Strategien zum Ausgabenmanagement

Verschiedene Strategien können Unternehmen dabei helfen, den Cashflow zu optimieren, wenn sie feste und variable Ausgaben effektiv verwalten.

Einige Beispiele dafür sind:

• Senkung der Fixkosten durch Umstellung auf gemeinsam genutzte Büroräume.
• Neuverhandlung von Verträgen bei der Erneuerung, um die Kosten zu senken, oder Wechsel zu einem anderen Anbieter.
• Verhandlungen mit Lieferanten über verlängerte Kredit- und Zahlungsfristen, um mehr Zeit für die Deckung variabler Kosten zu haben.
• Anpassung des Personalbestands in saisonalen Geschäften auf der Grundlage saisonaler Nachfrageschwankungen, damit Personalüberschuss in der Nebensaison minimiert werden kann.
• Einsatz von KI und Automatisierung, um Ausgabenbetrug zu erkennen und zu verhindern.

Fünf bewährte und zukunftssichere Finanzstrategien

Unerwartete Veränderungen sind unvermeidlich. Daher müssen Unternehmen ihre Finanzstrategien flexibel und anpassungsfähig gestalten, um sich vor negativen Entwicklungen zu schützen und schnell zu handeln, wenn sich Chancen ergeben. Dabei gibt es allen voran fünf Finanzstrategien, die Ihr Unternehmen zukunftssicher machen können:
 

1. Strenge Ausgabenkontrollen: Die Einführung eines soliden Budgetierungsprozesses ermöglicht es Ihnen, die Ausgaben zu überwachen und zu verfolgen. Dabei können Sie kontinuierlich nach Möglichkeiten zur Kostensenkung zur Gewinnmaximierung suchen. Dafür müssen klare Ausgabenrichtlinien aufgestellt werden. Mit der richtigen Plattform für das Ausgabenmanagement können Sie dafür sorgen, dass die Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen und Ausgabenbetrug verhindert wird. Zudem erhalten Sie mehr Ausgabenkontrolle und Kostentransparenz.
2. Daten ausnutzen: Die Nachverfolgung und Analyse von Finanzdaten der Vergangenheit ermöglicht es Ihnen, Trends bei Ausgaben und Cashflow aufzudecken. Durch die Kombination von Datenanalysen mit Prognose- und Modellierungstools erhalten Sie den Einblick, den Sie brauchen, um Ausgabenmuster zu verfolgen, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen über die Ressourcenverteilung zu treffen. Wichtige Indikatoren wie Cashflow, Gewinnspannen und Verschuldungsgrad sollten in Echtzeit überwacht werden, so dass Sie Momentaufnahmen über die finanzielle Gesundheit und das aktuelle Risiko erhalten.
3. Verbesserung der Flexibilität: Unternehmen können auch Flexibilität in Verträgen aushandeln. Durch den Abschluss von Verträgen mit kürzeren Bindungsfristen oder variablen Kostenstrukturen können Sie sich leichter an Veränderungen anpassen. Bei SaaS-Software beispielsweise können Sie oft nur für den aktuellen Bedarf zahlen und haben die Möglichkeit, die Kosten bei wachsender Nutzerzahl zu erhöhen. Kluge Geschäftsführer entwickeln auch Notfallpläne. Sicher lässt sich nicht alles vorhersehen, was die Zukunft bringt. Aber wenn die Verbrauchernachfrage sinkt, wirtschaftlicher Abschwung droht oder die Lieferketten unterbrochen sind, dann haben Sie bereits einen Plan für die Verwaltung Ihrer Ausgaben.​​​​​​
4. Widerstandsfähigkeit aufbauen: Unternehmen müssen auch ihren Cashflow klug verwalten. Der Aufbau eines Polsters aus liquiden oder nahezu liquiden Mitteln kann helfen, unerwartete Ausgaben zu bewältigen, ohne in anderen Bereichen Abstriche machen zu müssen. Sie können Ihre Widerstandsfähigkeit auch dadurch erhöhen, dass Sie Ihre Schuldenlast senken. Damit lässt sich Cashflow für künftige Investitionen freisetzen und zugleich das Risiko steigender Zinssätze verringern. Unternehmen profitieren außerdem vom Aufbau engerer Beziehungen zu wichtigen Kreditgebern, Lieferanten und Kunden. Dies gibt Ihnen eine gute Verhandlungsposition, um günstigere Bedingungen zu auszuhandeln – vor allem in wirtschaftlich schwierigen Zeiten.
5. Kontinuierliche Verbesserung anstreben: Die Unternehmen, die in ihre Mitarbeitenden investieren und sich neue Technologien zu eigen machen, sind am besten positioniert, um zu wachsen. Das Experimentieren mit innovativen Finanz- und Betriebsmodellen – und die ständige Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten – hilft Ihrem Team, mit den aufkommenden Branchentrends Schritt zu halten. Wie man so schön sagt: Die einzige Konstante ist der Wandel. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Führungskräfte eine wachstumsorientierte Haltung einnehmen und sich ständig anpassen und Innovationen fördern.

Kostenkontrolle und Cashflow

Die effektive Verwaltung von festen und variablen Ausgaben ist die Grundlage für ein solides Finanzmanagement. Durch die Umsetzung maßgeschneiderter Strategien zur Kostenkontrolle und Optimierung des Cashflows können Unternehmen ihre finanzielle Belastbarkeit erhöhen und sich für ein nachhaltiges Wachstum positionieren.

Mit den cloudbasierten SAP-Concur-Lösungen für die Reisekostenabrechnung können Unternehmen ihr Kostenmanagement automatisieren, beschleunigen und verbessern. Denn damit bekommen sie Werkzeuge an die Hand, mit denen sie Ausgaben genau und zeitnah verfolgen können. So erhalten Führungskräfte den Überblick über ihre Ausgaben, den sie brauchen, um wichtige Entscheidungen über Finanzen, Budgets und strategische Prioritäten in Echtzeit zu treffen.

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