Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen gegen internen Widerstand

Die Harmonisierung von Geschäftsprozessen und -systemen soll Geschäftsabläufe vereinfachen, verkürzen und beschleunigen. Als eines der größten Hindernisse erweist sich für deutsche Unternehmen allerdings nicht etwa fehlendes Budget oder Expertise (je 30 Prozent), sondern einzelne Abteilungen, die gegen dafür erforderliche Neuerungen sind (51 Prozent). Lediglich fehlende personelle Ressourcen (65 Prozent) sowie Prozesstransparenz (55 Prozent) sind noch größere Hürden auf dem Weg zu einheitlichen Prozessen. Diese Ergebnisse einer Umfrage von SAP Concur unter 200 Finanz- und IT-Verantwortlichen deutscher Unternehmen, veröffentlicht SAP SE (NYSE: SAP).1

SAP Concur ist die weltweit führende Lösung für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Die Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen bietet nicht nur Unternehmen einige Vorteile. Auch die Mitarbeiter profitieren von mehr Transparenz, unkomplizierteren Abläufen und der damit verbundenen Zeitersparnis.

Treiber für Prozessharmonisierung: Kosteneinsparungen und Skalierbarkeit

Wo eine Harmonisierung von Geschäftsprozessen und der IT-Systemlandschaft Aufwände reduziert, können Unternehmen auch Kosten einsparen. Dieser wesentliche Vorteil liegt für viele Unternehmen klar auf der Hand: 44 Prozent der Befragten bewerten das Einsparpotenzial einer Prozessvereinheitlichung als groß, beziehungsweise sehr groß. Für die meisten Befragten spielt auch die Skalierbarkeit, also die Anpassungsfähigkeit der Prozesse und Systeme an neue Gegebenheiten, eine übergeordnete Rolle. Gut zwei von drei (69 Prozent) messen ihr eine hohe oder gar sehr hohe Bedeutung bei. Doch obwohl sie sich der Vorteile einer Harmonisierung bewusst sind, planen nur 29 Prozent der deutschen Unternehmen, relevante Prozesse in naher Zukunft zu vereinheitlichen. Kurz vor der Umsetzung stehen aktuell sogar lediglich 18 Prozent der befragten Unternehmen. Hier scheinen die Hürden noch zu groß, um die Vereinheitlichung voranzutreiben. Vom Nutzen profitieren bisher vor allem große Unternehmen mit über 2.500 Mitarbeitern. Über die Hälfte von ihnen (53 Prozent) befindet sich bereits mitten in der Umsetzungsphase.

Vereinheitlichung von Prozessen bei Geschäftsreisen ist ausbaufähig

Im Fokus der Vereinheitlichung stehen in den befragten Unternehmen meist Prozesse in den Bereichen Buchhaltung/Rechnungswesen (80 Prozent), Finanzen (73 Prozent) oder Einkauf (71 Prozent). Das Geschäftsreisemanagement ist eng mit diesen Bereichen verzahnt. Folglich schaffen Verknüpfungen und Angleichungen der Prozesse in diesen Unternehmensbereichen mehr Transparenz und Agilität im Ausgabenmanagement.

Tatsächlich besteht bei der Vereinheitlichung von Prozessen im Geschäftsreisemanagement deutscher Unternehmen aber noch Luft nach oben: Nur gut ein Drittel (36 Prozent) hat den Prozess der Geschäftsreiseplanung und Reisekostenabrechnung bereits vereinheitlicht. Auch in diesem Bereich haben Unternehmen mit über 2.500 Mitarbeitern, in denen das Geschäftsreisemanagement schon aufgrund der Unternehmensgröße zunehmend komplexer wird, die Vorteile einer Vereinheitlichung erkannt. 40 Prozent haben den Prozess der Planung und Abrechnung bereits vereinheitlicht, 21 Prozent planen eine Harmonisierung in den nächsten zwei Jahren.

„Die Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen spart Unternehmen und ihren Mitarbeitern nicht nur Zeit, sondern bares Geld. Doch obwohl sich Viele dieser positiven Effekte bewusst sind, fehlt es gerade im Geschäftsreisemanagement noch an einheitlichen Prozessen für die Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen“, so Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Cloud-Lösungen, auf die ein Drittel der befragten Unternehmen bereits setzt, erleichtern das Ausgabenmanagement und sorgen für gesteigerte Kostentransparenz.“

• 1SAP Concur befragte im Oktober und November 2019 gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut forsa 200 Finanz- und IT-Verantwortliche bzw. verantwortliche Personen für IT-Prozesse im Finanzbereich von Unternehmen ab 500 Beschäftigten über alle Branchen in Deutschland.