Unternehmensausgaben: Vier Schritte zur Kontrolle

Sie suchen eine einfache Gleichung für den wirtschaftlichen Erfolg in allen Situationen? Ganz einfach: Unternehmensausgaben kontrollieren und die Compliance verbessern ergibt eine höhere Stabilität. Ein wichtiger erster Schritt ist hier, die tatsächlichen Kosten von Unternehmensausgaben zu kennen. Anschließend können Sie weitere vier Schritte gehen, um die Ausgaben in Ihrem Unternehmen zu kontrollieren.

Alle Mitarbeiterbeiterausgaben an einem Ort konsoldidieren

Denken Sie an die unzähligen Arten, wie Ihre Mitarbeiter Ausgaben tätigen: z. B. über Reiseanbieter und Reisedienstleister, Privat- und Firmenkreditkarten, Lieferanten und beliebte Apps von Fahrdiensten. Und das Geld kann überall ausgegeben werden – zu Hause, im Büro oder irgendwo unterwegs. Sie möchten sicher sein, dass Sie alle Einzelheiten erfassen, wann und wo die Ausgaben getätigt werden.

Das Sammeln der Daten zu den Mitarbeiterausgaben ist zwar ein guter Anfang, aber nur ein Teil der Formel. Nach dem Erfassen sollten die Daten an einem Ort gespeichert sein, auf den jeder zugreifen kann, der die Informationen zur Entscheidungsfindung verwenden kann. Um mit maximaler Effizienz zu arbeiten, sollte das System problemlos Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und die Details korrekt zuordnen und anzeigen.

Mit Budgettreue wirtschaften

Jedes Jahr befassen sich Unternehmen und ihre einzelnen Abteilungen mit derselben mühsamen Aufgabe: Sie erstellen ihre Budgets, um die Ausgaben für die kommenden zwölf Monate zu steuern. Warum wird so häufig mehr (oder weniger) Geld ausgegeben, als laut Budgets zugewiesen wurde? Ein Grund dafür mag darin liegen, dass viele Unternehmen zwar den Wert in der Budgetplanung sehen, doch dann nicht mit derselben Leidenschaft die Verwaltung dieser Budgets nachverfolgen.

Ein Budgetbetrag ist wirklich nur das, eine Zahl. Erst die zu dieser Zahl getätigten Ausgaben machen den Wert des Budgets aus. Um das Beste aus Ihrem Budget herauszuholen, sollten alle damit verbundenen Kosten zugewiesen werden, sobald Beträge angefordert oder ausgegeben werden. Aktualität ist der Schlüssel. Wenn die Daten mit Verzögerung gebucht werden, haben Sie keinen genauen Überblick darüber, wie viel Geld zu jedem beliebigen Zeitpunkt noch verfügbar ist: Das Budget wird für die Planung unbrauchbar. Durch die vollständige Erfassung der Ausgaben wird die Genauigkeit weiter verbessert.

Den Rechnungsprozess überprüfen und verfeinern

Das Bezahlen von Lieferanten ist eine kostspielige Routineaufgabe für jedes Unternehmen. Hierbei geht es um „direkte Kosten“ für Waren und Dienstleistungen und „indirekte Kosten“ (möglicherweise mehr als Sie denken), die bei den zahlreichen Schritten in der Beschaffungs- und Zahlungsabwicklung entstehen. Wenn Sie diesen kritischen Workflow unter die Lupe nehmen, können Sie Schwachstellen und Einsparungsmöglichkeiten aufdecken.

Um dies effektiv zu tun, sollte das gesamte System vom Anlegen der Bestellung bis zur Zahlung an den Lieferanten von Anfang bis Ende überprüft werden. Achten Sie insbesondere auf häufige und fehleranfällige Aufgaben, wie z. B. der Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen. Bei der Abstimmung möchten Sie vor dem Absenden der Zahlung sicherstellen, dass Sie auch bekommen haben, wofür Sie bezahlen.

Neben der Überprüfung des Prozesses ist dies auch eine gute Gelegenheit, um wichtige Regeln, z. B. für die Weiterleitung und Ausnahmebehandlung, noch einmal auf den Prüfstand zu stellen. Haben die Genehmigenden alles, um genaue und zeitnahe Entscheidungen treffen zu können? Gibt es bei Unstimmigkeiten einen klaren Weg, um diese zu lösen? Geben Sie Ihrem Finanzverantwortlichen die richtigen Werkzeuge und Informationen, damit er den Überblick hat und während des gesamten Prozesses die Verantwortlichkeiten sicherstellen kann.

Ausgabendaten analysieren und Erkenntnisse ziehen

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Ausgabenkontrolle besteht darin, die Ausgaben genau zu verstehen und die Erkenntnisse wertschöpfend einzusetzen. Im gesamten Unternehmen sollten regelmäßig Analysen durchgeführt werden, angefangen beim obersten Finanzmanagement bis hin zu allen anderen Ebenen. Verfolgen Sie die Ausgaben nach Kategorie, Lieferant, Kostenstelle, Team, Mitarbeiter – je nachdem, was für Ihr Unternehmen oder Ihre einzelnen Abteilungen am sinnvollsten ist. Die Teams setzen hier wahrscheinlich unterschiedliche Schwerpunkte. Daher ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter die Ausgabendaten flexibel anzeigen und handhaben können.