Geschäftsreisen: vom Finanzverantwortlichen zum Unternehmenslenker

Heute wird erwartet, dass Finanzverantwortliche mit der Einführung intelligenter Prozesse aktiv zum Geschäftserfolg beitragen. Immerhin operieren sie dank Budget-Einblicken am Herzen eines Unternehmens. Selbstverständlich besteht die Erwartung auch, wenn es um Ausgaben rund um Geschäftsreisen geht. Mit 10 Prozent des Budgets ein nicht unerheblicher Posten in Unternehmen. Deshalb sollten Finanzentscheider Möglichkeiten zur Kosteneinsparung erkennen, interne Abläufe beschleunigen sowie Mitarbeiter zur Einhaltung interner Richtlinien anhalten.

Soweit das Idealbild, welches Finanzverantwortliche jedoch nicht immer ganz so leicht in die Tat umsetzen können. Wie lässt sich das ändern?

Übersicht über Ausgaben für Geschäftsreisen behalten: 3 Tipps

1. Ausgaben als Ganzes betrachten: Abrechnungen für An- und Rückreise direkt nach der Buchung an das Accounting weitergeleitet, die Kosten der Unterkunft nach Rückkehr ins Büro übermittelt – aber die Spesen erst kurz vor Geschäftsjahresabschluss eingereicht. Das kann vorkommen. Rechnen Mitarbeiter mit Reisen verbundene Kosten zu unterschiedlichen Zeitpunkten ab, verlieren Finanzentscheider schnell den Überblick. Den benötigen sie allerdings, um mögliche Einsparungen erkennen oder gegebenenfalls mit Anbietern neu verhandeln zu können. Mit Lösungen, die alle Daten in einem System bündeln, sind die für eine Geschäftsreise angefallenen Kosten hingegen schnell auf einen Blick ersichtlich. Einen Mehrwert liefern Lösungen insbesondere, wenn sie direkt mit anderen Systemen für die Ressourcenplanung verknüpft sind; für 73 Prozent der Finanzentscheider immerhin der Hauptnutzen eines effektiven Kostenmanagements. Budgetverantwortliche erhalten so einen vollständigen Überblick über die Ausgaben der Mitarbeiter. In Echtzeit.
2. Richtlinien im Auge behalten: Bei der Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen unterliegen Mitarbeiter oftmals Richtlinien. Diese können die Wahl von Verkehrsmitteln und Hotelanbietern, Kostengrenzen und vieles mehr betreffen. Aber kennen Mitarbeiter diese? Wurden die Richtlinien hinreichend kommuniziert? Nicht zuletzt: Halten sich Mitarbeiter auch tatsächlich an die Vorgaben? Das zu kontrollieren gleicht einer Mammutaufgabe. Zumindest, wenn Finanzverantwortliche hier Informationen individuell nachvollziehen, festhalten und bei Fehlern nachhaken müssen. Integrierte Anwendungen, in denen Reiserichtlinien hinterlegt werden können, automatisieren diese Vorgänge. Mitarbeitern werden so nur Buchungsoptionen angezeigt, die den Richtlinien ihres Unternehmens entsprechen.
3. Emanzipieren Sie Mitarbeiter: Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource eines jeden Unternehmens. Sie können zudem entscheidend zu einem aktiven Ausgabenmanagement beitragen. Vor allem, wenn sie professionelle Lösungen nutzen können. In dem Fall profitieren sie von weniger Zeitaufwand für die Buchung und weniger Aufwand für die Spesenabrechnungen.

Die Lösung für ein effizientes Kostenmanagement liegt in flexiblen Tools, die alle mit Geschäftsreisen verbunden Kosten und Buchungen zentral zusammenführen – im Idealfall in Echtzeit. Sind die Lösungen darüber hinaus in das ERP-System eingebunden, haben Finanzentscheider stets den Überblick über Ausgaben.

Concur Travel und Concur Expense bieten Finanzentscheidern stets maximale Transparenz. Sie können auf dieser Basis Entscheidungen treffen, die zum Erfolg des ganzen Unternehmens beitragen.