Vom Strom bis zum Bürostuhl: die Spesen der Zukunft

Mit dem Wechsel ins Homeoffice in Folge der Corona-Pandemie kommen virtuelle Lösungen verstärkt zum Einsatz – Tools wie Slack oder Zoom kommen gut an und Arbeitsprozesse, die früher nur Digital Nomads vorbehalten waren, halten jetzt bei einem Großteil der Arbeitnehmer Einzug. Bei diesen steigt nun zunehmend der Wunsch, mehr Zeit im Homeoffice zu verbringen – auch nach Aufhebung der strengen Hygienemaßnahmen. Das könnte  nachhaltige Auswirkungen auf die Arbeitswelt haben und die insbesondere in Deutschland so gepflegte Präsenzkultur bald vor einen Wandel stellen.

Der zentrale Treffpunkt „Büro“ verschmilzt mit den privaten Wohnräumen der Mitarbeiter und am Ende stellt sich aus Arbeitgeber-Sicht dann doch recht schnell die Frage: Wie wirkt sich das auf die Spesen aus? Welche Ausgaben werden durch Homeoffice zur neuen Normalität und welche Verpflichtungen haben Arbeitgeber? In diesem noch nie dagewesenen Szenario könnte das, was früher eine gültige Abrechnung ausmachte, inzwischen völlig aus der Luft gegriffen sein. Denn im Homeoffice können durchaus ungewöhnlichen Ausgaben anfallen.

Typische Ausgaben im Homeoffice

Den rechtlichen Rahmen für typische Ausgaben im Homeoffice, haben wir untenstehend zusammengefasst:  

1. Internet: Die meisten Menschen haben ohnehin einen Internetanschluss zu Hause. Aber wie steht es um die Datenübertragungsgeschwindigkeit, wenn Arbeitnehmer von zu Hause per Remote-Verbindungen arbeiten, E-Mails verschicken, online recherchieren und Videokonferenzen abhalten? Abhängig von der privaten Nutzung reicht nicht jedes Internet-Paket dafür aus, zusätzlich zum normalen Verbrauch auch noch schnelles Internet für den Arbeitsalltag zur Verfügung zu haben.
2. Wird die Nutzung der Internetverbindung pauschal abgerechnet, entstehen dem Arbeitnehmer keine zusätzlichen Kosten. Ein Anspruch auf Erstattung der Aufwendungen ist daher grundsätzlich kaum vertretbar. Wer jedoch dauerhaft viel von zu Hause aus arbeitet, kann die Kosten auf die berufliche und private Nutzung aufteilen und so zwischen 25 und 50 Prozent der Kosten von der Steuer absetzen. Der Anteil variiert jedoch mit den Arbeitstagen, die ein Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet und muss realistisch geschätzt werden.
3. Technologie: Der Arbeitgeber muss die Kosten für den Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel grundsätzlich tragen. Essentielle Ausstattung wie Laptop, Drucker oder Schreibmaterial muss er seinen Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Stellt der Arbeitgeber diese trotz der grundsätzlichen Verpflichtung nicht zur Verfügung, kann der Arbeitnehmer sich die für das Homeoffice erforderlichen Aufwendungen erstatten lassen. Pauschalen, Abgeltungsklauseln oder Höchstbeträge schaffen die dafür erforderlichen Rahmenbedingungen und helfen beiden Seiten, die Kosten im Blick zu behalten.
4. Büromöbel: Kurzfristig reicht der Küchenstuhl vielleicht noch, aber  spätestens, wenn die ersten Rückenschmerzen einsetzen, sollten Arbeitnehmer über die Anschaffung eines Bürostuhls oder die Einrichtung eines geeigneten Arbeitsplatzes zu Hause nachdenken. Rein rechtlich gesehen muss der Arbeitgeber die nötigen Mittel stellen, sodass Mitarbeiter in vollem Umfang von zu Hause aus arbeiten können, wenn dies angeordnet wird. Ist den Mitarbeitern jedoch frei gestellt, ob sie in den eigenen vier Wänden oder im Büro arbeiten, sehen die Regelungen anders aus. In diesem Fall ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, für entstandene Kosten aufzukommen. Auch hier gilt: Individuelle Regelungen helfen schnell im Einzelfall.
5. Strom- und Heizkosten: Der Laptop lädt fast ununterbrochen, der eigene Herd ersetzt die Kantine im Büro und das Tageslicht leuchtet den Arbeitsplatz nur unzureichend aus – das macht sich auch auf der Stromrechnung bemerkbar. Im Homeoffice nutzen Arbeitnehmer meist rund um die Uhr den eigenen Strom. Hohe Kosten? Fehlanzeige! Wird nur ein Laptop als Arbeitsgerät genutzt, liegen die Mehrkosten pro Arbeitstag bei durchschnittlich 15 Cent. Herkömmliche PCs mit einem angeschlossenen Monitor machen sich jedoch auf lange Sicht durchaus im Geldbeutel bemerkbar und liegen bei ungefähr 50 Cent pro Arbeitstag. Je nach Ausstattung und weiteren angeschlossenen Geräten können die Kosten noch einmal variieren. Energieexperten schätzen die allgemeinen Mehrkosten für Strom pro Arbeitstag in der Regel auf unter einen Euro. Grundsätzlich gilt auch hier, dass der Arbeitgeber für die erforderlichen Arbeitsmittel verantwortlich ist. Aber auch wenn Mitarbeiter Rechnungen aufbewahren, ist es in der Realität nur schwer möglich, die entstandenen Mehrkosten zu ermitteln. Mit intern vereinbarten Regelungen können Mitarbeiter jedoch an die Hand genommen werden.
6. Telefonie: Gerade im Homeoffice ist der Austausch über das Telefon unumgänglich. Besonders, um mit Kunden in Kontakt zu bleiben, aber auch für interne Besprechungen greift man schnell mal zum Hörer. Haben Mitarbeiter Diensthandys, erübrigt sich die Frage nach Zusatzkosten. Ist dies nicht der Fall und das private Festnetz oder Smartphone muss genutzt werden, fallen zusätzliche Aufwände für Telekommunikation an, die der Arbeitgeber erstatten muss. Ohne Einzelnachweis können bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens aber 20 Euro monatlich pauschal steuerfrei erstattet werden.
7. Dienstfahrten: Verlassen Mitarbeiter das Haus, um Produkte auszuliefern, eine Dienstleistung zu erbringen oder Gegenstände abzuholen, müssen die dafür verbrauchten Spritkosten erstattet werden. Wird die Dienstreise mit dem eigenen Wagen unternommen, muss sich die Fahrtkostenerstattung des Arbeitgebers nach einer Kilometerpauschale richten. Inzwischen auch nicht mehr ungewöhnlich sind sogenannte Tankkarten. Hier wird der angefallene Betrag mit der Karte bezahlt und dadurch direkt von einem Betriebskonto abgebucht. Wer mit öffentlichen Verkehrsmitteln reist, erhält den Wert des benötigten Tickets. Arbeitgeber sollten darauf hinweisen, dass Rechnungen oder Tickets gut aufbewahrt werden sollten, um Aufwendungen später nachweisen zu können. Hier finden Sie mehr zum Thema Fahrtkostenabrechnung. 

Eine Gelegenheit Finanzprozesse zu überdenken

Mit der „neuen Normalität“ entstehen auch neue Regelungen, die es zu beachten gilt. Positiv vermerken lässt sich jedoch, dass die aktuelle Zeit eine gute Gelegenheit ist, sich auf die Zukunft vorzubereiten. Denn derzeitige Prognosen bestätigen den Trend zum Homeoffice auch nach der Krise. Dadurch verändert sich auch die Spesenpolitik, da tatsächlich anfallende Kosten in der Realität nicht immer eindeutig zu ermitteln sind. Ein schneller Tipp: Mit einer monatlichen Aufwandspauschale, die sich in der Regel auf 50 Euro pro Mitarbeiter beläuft, können anfallende Kosten einfach und langfristig gedeckt werden.

Eine Investition, die sich mit Blick in die Zukunft lohnt, ist die Erarbeitung einer Kostenrichtlinie für das Homeoffice. Tipps, wie sie diese erstellen, finden Sie hier:

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