Geschäftsreisen heute: Wartezeiten clever nutzen

Aktuelle Zahlen vom ADAC belegen, dass die Reiselust größtenteils wieder das Vorkrisenniveau erreicht hat. Dabei werden viele Reisende aufgrund von Streiks, Baustellen und Personalmangel bei Bahn und Flughäfen ausgebremst. Die Sorge, dass sich das Flugchaos des Sommers 2022 auch 2023 wiederholen könnte, scheint berechtigt. Eurocontrol, die Europäische Organisation zur Sicherung der Luftfahrt, hat Präventionsmaßnahmen erarbeitet, um Flugverspätungen und deren Folgen wie Gepäckverlust und endlose Warteschlangen zu begrenzen. Bei aktuell 31.000 geplanten Flügen im europäischen Luftraum werden bereits insgesamt circa 1.330 Verspätungsstunden registriert. Wer die Bahn nutzt, kennt ebenfalls leidvolle Zugverspätungen. Nur 65 % aller Fernverkehrszüge der Deutschen Bahn waren 2022 pünktlich. Hinzu kommen sämtliche Züge, die aus verschiedenen Gründen komplett ausgefallen sind.

Lebenszeit als Lebensqualität begreifen – praktische Tools und Achtsamkeit

Auch Dienstreisende, deren Businesstrips heute größtenteils effizient und minutiös geplant sind, werden nicht immer um Warteschlangen an Flughäfen oder in ausgebremsten Zügen herumkommen. Das eigene Reiseschicksal schlecht gelaunt ertragen oder Zeiten des Leerlaufs klug nutzen? Bis zu einem gewissen Punkt hat jeder die Art und Weise zu Reisen selbst in der Hand. Statt Lebenszeit beim Warten abzusitzen, können Reisende für sich persönlich profitieren.

10 Tipps für mehr Geschäftsreise-Qualität

#1 Mobiles Arbeiten an deutschen Flughäfen, Bahnhöfen, in Zügen und S-Bahnen: Wir können heute nicht immer, aber fast überall arbeiten. Zumindest kurze Aufgaben – E-Mails checken, Telefonate, Team-Abstimmungen oder Internetrecherchen – lassen sich unterwegs erledigen. Dafür benötigen Mitarbeitende weder einen persönlichen Schreibtischplatz im Unternehmen noch ein Homeoffice. Damit gerade Geschäftsreisende Reise- und Wartezeiten besonders produktiv nutzen können, bieten immer mehr Reise-Drehscheiben praktische Plätze für Mobile Work an. Selbst auf kürzeren Bahnfahrten kann der Arbeitsmodus eingeschaltet werden.

#2 Tief durchatmen und kurz runterkommen: Hand aufs Herz – verspätete Züge oder gecancelte Flüge sind keine gute Nachricht. Schnell steigt da der Blutdruck. Fällt die Wartezeit besonders lang aus, können Geschäftsreisende etwas für ihren Ruhepuls tun: Durchatmen oder Musik hören. Wie wäre es mit Massagen oder Wellness? Einen Spa haben zum Beispiel der Flughafen München sowie der Flughafen Helsinki. Besonders nervöse Reisende oder solche mit Flugangst können zur Beruhigung oder Ablenkung am Flughafen Aberdeen mit Hunden kuscheln. Wer tief abtauchen möchte, kann in Napcabs am Flughafen München oder am Flughafen Zürich eine Runde schlafen.

#3 Reisekostenabrechnung unterwegs erledigen: Belege für den Flughafen-Kaffee, das geschäftliche Abendessen oder die Taxifahrt zum Bahnhof können heutzutage in vielen Unternehmen mit einer Reisekosten-App wie der von SAP Concur per Smartphone schnell abfotografiert und digital erfasst werden. Die App hilft beim Erstellen der Spesenabrechnung und kalkuliert z. B. Verpflegungspauschalen automatisch. Das lästige Aufbewahren und Sortieren von Belegen nach der Reise entfällt. Die Reisekostenabrechnung wird so schon auf der Reise erledigt und die Ausgaben, für die Mitarbeitende in Vorkasse gehen, werden schneller zurückerstattet.

#4 Unterwegs lernen und weiterbilden: Was man immer schon einmal wissen wollte – jetzt ist die Gelegenheit, eine Liste anzulegen und sie dann nach und nach unterwegs abzuarbeiten. Denn Reisen bietet Zeit für Recherchen, ein dickes Buch oder Freiräume, um Whitepaper und Studienreports zu lesen, die sich bereits im Downloadordner angesammelt haben. Wer lieber zuhört und die angenehmen Nebeneffekte von Noise-Cancelling genießt, nutzt die Reisezeit, um vom liebsten Experten-Podcast gleich mehrere Folgen durchzuhören und sich mit neuen Trends und Technologien zu befassen.

#5 Sich bewegen und aktiv werden: Reisegepäck einschließen und eine Runde durch das Terminal, um den Bahnhof oder den jeweiligen Wartebereich spazieren. Wer eine ruhige Ecke oder passende Räume findet, kann besonders für solche Situationen geeignete Yoga- oder Rückenübungen machen. Ist kein Platz für dergleichen zu finden, lohnt immerhin eine kurze Brustdehnung auf der Stelle oder eine Augen-Gymnastik zum Entspannen von regelmäßiger und langer Bildschirmarbeit. Wer einen längeren Stopover vor sich hat, kann an zentralen Flughäfen wie London Heathrow oder dem Chicago O’Hare International Airport die Stadt erkunden.

#6 Beziehungen pflegen: Mit dem Sitznachbarn ins Gespräch kommen und sich mit anderen Gelangweilten zusammentun, macht Reise- und Wartezeiten erträglicher und erweitert den kosmopolitischen Radius. Über einen Anruf freuen sich bestimmt auch die meisten Eltern oder Großeltern. Mit neuen und alten Job-Kontakten kann man sich jetzt wunderbar auf Online-Netzwerken wie LinkedIn austauschen und von Top Voices inspirieren lassen. Und wer sich auf Geschäftsreisen beim Freundeskreis und der Familie melden möchte, schreibt jetzt eine Postkarte oder schickt einen digitalen Foto-Gruß in die Familien-Gruppe.

#7 Was immer geht: Bummeln & Beauty! Die Duty-free-Shops am Flughafen verlocken zum (Window-)Shopping ebenso wie die großen Einkaufsbahnhöfe – zum Beispiel Leipzig HBF und Berlin HBF. Hier findet man oft limitierte Sonderausführungen und seltene Fachzeitschriften, die es woanders nicht immer vorrätig gibt.

#8 Fremdsprachen pauken: Basis-Vokabeln wie „Hallo“, „Wie geht’s?“ und „Auf Wiedersehen!“ in der Landessprache des Reiseziellandes lernen? Das kommt immer sehr sympathisch an. Online-Übersetzungsdienste wie DeepL helfen hier im Handumdrehen. Ein persönlicher Small-Talk mit entscheidenden Stichworten zu besonderen Hobbies lässt sich jetzt ebenfalls bestens vorbereiten – so steigt die Vorfreude auf das Geschäftsessen.

#9 Die Wunder von Flora und Fauna bestaunen: Wer meint, Flughäfen bestünden nur aus Stahl, Beton und Glas, der muss genauer hinschauen. Viele Airports haben Sonnenterrassen mit Panorama-Aussicht. (In ein Schmetterlingshaus können Reisende am Flughafen Auckland gehen. Den Botanischen Garten am Changi Airport in Singapur sollte man sich bei längeren Aufenthalten auch nicht entgehen lassen.)

#10 Nichts tun, um auf Dauer viel mehr machen zu können: Wer möglichst produktiv sein möchte, sollte ab und an bewusst einmal pausieren – vor sich hinträumen und augenscheinlich gar nichts tun. Das Gehirn, das selbstverständlich auch dann noch höchstaktiv ist, dankt es. Das macht resilienter und nachhaltig stärker. Zum „Dolce far niente“ – der süßen Kunst des Müßiggangs – gehört unbedingt das Digital Detox. Also, Smartphone zur Seite legen und das Laptop herunterfahren!

Erledigt ist erledigt: Spesenabrechnung automatisch und nebenbei

„Technologien erleichtern uns den Alltag. Mit praktischen, innovativen Tools wie der SAP Concur mobile App können Geschäftsreisende Belege einfach unterwegs erfassen und so ihre Ausgaben zeitnah und unkompliziert bei ihren Arbeitgebern zurückfordern“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Wer lästige Pflichtaufgaben nebenbei erledigt, nutzt Leerlauf und Wartezeiten: Wenn wir bei unvorhergesehenen Reisesituation, die immer auftreten können, unfreiwillige Pausen selbstbestimmt gestalten, macht uns das zufriedener und es reduziert Stress.“