Warum das Ausgabenmanagement automatisiert werden sollte

Mitarbeiterausgaben manuell zu verwalten ist ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Doch warum sollten Sie jetzt auf die Automatisierung ihres Ausgabenmanagements setzen? Weil gerade hier die bestehenden Prozesse oft nicht mehr tragbar, für alle Beteiligten beschwerlich und frustrierend sind. Gerade im Bereich der Spesen- und Reisekostenabrechnung gibt es ein enormes Optimierungspotential. Genau jetzt ist der richtige Moment, um zu handeln – und zwar bevor Wettbewerbsnachteile entstehen und Mitarbeitende frustriert sind.

Denn ein effizientes, digitales Ausgabenmanagement verbessert nicht nur den Status quo, sondern schafft auch einen entscheidenden Vorsprung. Konkret können automatisierte Prozesse zu erstaunlichen Zeitersparnissen führen – ist das nicht ein unglaublicher Zugewinn für die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden?

Eine Reisekosten-Software optimiert nicht nur die Einhaltung von Richtlinien für Mitarbeiterausgaben, sie ermöglicht auch einen schnellen Blick auf anfallende Kosten und kann Einsparpotentiale aufdecken. Jetzt denken Sie vielleicht, das ist bestimmt teuer und langwierig. Ganz und gar nicht! Für den Mittelstand gibt es schnelle und unkomplizierte Lösungen für die Abwicklung von Mitarbeiterausgaben und Reisekostenabrechnungen, die flexibel in bestehende Systeme integriert werden können, skalierbar sind und ganz ohne langwierigen Einführungsprojekte umgesetzt werden.

Ausgabenmanagement: Einfach, schnell und automatisch

Im Finanzmanagement des Mittelstands sind papierlastige Prozesse für die Verwaltung von Rechnungen, Dienstreisen und Spesen keine Seltenheit. Sie sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und liefern so unzuverlässige Daten. Das ist auch für kleine und mittelständische Unternehmen nicht mehr zeitgemäß. Mit SAP-Concur-Lösungen wird das Abrechnen von Spesen und Reisekosten automatisiert und digitalisiert – damit papierlos und vor allem fehlerfrei. Alle Ausgaben oder Daten einer Geschäftsreise lassen sich an einem Ort erfassen und verwalten. Somit können Berichte einfacher bearbeitet und Zahlungen schneller ausgeführt werden. Dabei spielt es keine Rolle mehr, ob die Belege aus dem Büro, dem Homeoffice oder unterwegs von der Dienstreise an die Finanzabteilung übermittelt werden. Egal von welchem Ort der Welt, die Reisekosten- und Spesenabrechnungen werden nur noch digital eingereicht.

Transparenz und Kostenkontrolle – jederzeit und überall

Die cloudbasierten SAP-Concur-Lösungen (Software as a Service) lassen sich mit bestehenden Finanz- und HR-Systemen verknüpfen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um SAP-Tools handelt oder nicht. Das heißt: Mittelständler können ihr Geschäftsreisemanagement unkompliziert in ihre breitere ERP-Landschaft integrieren. Indem sie alle Quellen miteinander verbinden, erhalten sie einen kompletten Überblick über ihre Ausgaben und eine einheitliche Datenbasis. Den Finanz- und Prüfungsteams stehen damit aussagekräftige Informationen zur Verfügung, um jeden Aspekt des Reiseprogramms zu analysieren, Einsparpotentiale aufzudecken und Ausgaben effektiv zu steuern. Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten steht die Kostenkontrolle besonders im Fokus, denn dadurch können sich Unternehmen für die Zukunft widerstandsfähiger aufstellen, während sie gleichzeitig Wettbewerbsvorteile sichern.

Compliance im Blick

Das Ausgabenmanagement mittelständischer Unternehmen muss nicht nur den internen Reisekostenrichtlinien gerecht werden. Es muss sich auch in der globalisierten und digitalisierten Welt von heute bewähren. Es gilt, Bestimmungen zu Steuern, Handel, Visa und anderen gesetzlichen Richtlinien zu befolgen, entsprechende Unterlagen stetig zu aktualisieren und an die Mitarbeitenden zu kommunizieren. Wie verlockend klingt hier eine automatisierte Lösung, die externe Richtlinien und Compliance-Vorgaben in ein bestehendes System integriert und es damit ermöglicht, stets regelkonform zu agieren? Durch die Einführung von SAP-Concur-Tools für den Mittelstand erfolgt das Compliance-Upgrade ganz automatisch.

Weniger Stress, mehr Sicherheit und größere Zufriedenheit für Mitarbeitende

Eine Digitalisierung des Ausgabenmanagements schützt Unternehmen und ihre Mitarbeiter nicht nur vor Betrug, Bußgeldern und anderen Strafen, sondern sorgt auch für Sicherheit auf Reisen und verbessert das Mitarbeitererlebnis insgesamt. So helfen vollständige und aktuelle Geschäftsreisedaten den Travel-Managern und Sicherheitsteams, Reisende zeitnah zu lokalisieren, im Notfall zu informieren und zu unterstützen.

Die effizienten Lösungen entlasten nicht nur die Mitarbeitenden in der Finanzabteilung – auch für Geschäftsreisende und Mitarbeitende mit Jobbedingten Ausgaben wird es stressfreier. Sie können mit Concur Expense Belege erfassen, Spesenabrechnungen und den Verpflegungsmehraufwand einreichen,

Mit Concur Travel können sie Reisen buchen und unterwegs Änderungen vornehmen. Diese Schritte können sie unabhängig von anderen Abteilungen umsetzen. Die mobile App macht es Mitarbeitern so einfach wie möglich, angefallene Kosten einzureichen und schnell zurückzuerhalten. Gerade jetzt, da viele Mitarbeiter dezentral im Homeoffice arbeiten, geben intelligente Tools Orientierung und Hilfestellung. Das schnelle Einreichen der Ausgaben schafft Raum für wichtigere Aufgaben und strategische Themen. Positive Mitarbeitererlebnisse erhöhen schließlich die Produktivität und Motivation.

In Zukunft alle Möglichkeiten haben

Wer jetzt in die Digitalisierung seines Ausgabenmanagements investiert, macht sein Unternehmen robuster und reaktionsfähiger. Zudem sind SAP-Concur-Tools darauf ausgelegt, mitzuwachsen und sich flexibel an den aktuellen Bedarf anzupassen. Den Abrechnungsprozess von Mitarbeiterausgaben in nur acht Wochen automatisieren – das geht! Starten Sie hier mit einem effizienten Ausgabenmanagement selbstbewusst in eine erfolgreiche wirtschaftliche Zukunft!