Warum Spesenabrechnungen im Homeoffice neu gedacht werden müssen

Mit dem Wandel der Arbeitswelt hin zu hybriden Arbeitsmodellen wird die Frage der korrekten Abrechnung immer wichtiger. Besonders bei Mitarbeitenden, die nur aus dem Homeoffice, also remote, arbeiten, kommen Arbeitgeber durchaus mal ins Grübeln, wenn es um die Rückerstattung der Ausgaben geht. Grundsätzlich gilt: Reisekosten können nach einer Geschäftsreise von Arbeitnehmenden geltend gemacht werden und umfassen in der Regel Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder auch den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Diese Kosten sind umgangssprachlich auch als Spesen bekannt und es gelten oft strenge Regeln und Rechte. Im Homeoffice gibt es besondere Regeln, denn typische Ausgaben wie Fahrtkosten fallen weg, während andere Kosten, etwa für die technische Ausstattung, an Bedeutung gewinnen. Doch welche Pflichten haben Unternehmen und worauf sollten sie vorbereitet sein? Und wie können Mitarbeitende eine hohe finanzielle Belastung umgehen?

Das kann im Homeoffice abgerechnet werden

Prinzipiell sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitenden die notwendige Ausstattung für ihre Tätigkeit bereitzustellen. Das gilt sowohl für das Büro, als auch im Homeoffice. Im Homeoffice gelten weitere Erstattungsansprüche wie etwa für Möbel oder Heizkosten häufig jedoch nur, wenn ein Arbeitnehmer dauerhaft von Zuhause arbeitet und das Büro des Arbeitgebers nicht nutzen kann. Empfohlen wird daher eine vertragliche Regelung für eine pauschale Bezuschussung, der sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgeber zustimmen.

Büroausstattung

Büroartikel wie Stifte, aber auch Druckerpapier und Tintenpatronen sind inzwischen häufiger in Spesenabrechnungen zu finden. Arbeitnehmende können die Kosten für Arbeitsmittel und technische Ausstattungen, wie Schreibtische, Monitore oder Drucker bei ihrem Arbeitgeber einreichen, wenn er diese nicht selbst bereitstellt. Auch Mitarbeitende, die nicht vollständig aus dem Homeoffice arbeiten, können ihre Ausgaben über die Steuererklärung zumindest teilweise rückerstattet bekommen.

Als Faustregel gilt: Gegenstände, die zu mindestens 10 Prozent beruflich genutzt werden, können Arbeitnehmende steuerlich geltend machen. Bei einer überwiegenden beruflichen Nutzung von mehr als 90 Prozent können die Kosten voll abgesetzt werden, ansonsten erfolgt die Absetzung anteilig.

Verpflegung und Betriebskosten

Verpflegungskosten sind im Homeoffice nicht erstattungsfähig, da diese nur bei einer Mindestabwesenheit von der Arbeitsstätte gezahlt werden und das Homeoffice als solche eingestuft wird. Ungewöhnlich, aber möglich ist es, Betriebskosten wie Strom, Wasser oder Heizkosten beim Arbeitgeber einzureichen. Da dabei beispielsweise bei den Internetkosten nur schwer zwischen privater und beruflicher Nutzung unterschieden werden kann, empfiehlt sich die Nutzung einer monatlichen Kostenpauschale.

Alternativ können Betriebskosten über die private Steuererklärung als Werbungskosten teilweise bis vollständig abgerechnet werden. Die Erstattung ist abhängig davon, ob das Arbeitszimmer steuerlich anerkannt ist: Ein steuerlich voll absetzbares Arbeitszimmer muss ein separater Raum sein, der ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Es ist absetzbar, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet oder kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Kosten wie Miete und Nebenkosten können dann von Arbeitnehmenden anteilig abgesetzt werden, maximal jedoch 1.260 Euro pro Jahr, außer es handelt sich um den Hauptarbeitsplatz. Setzen Arbeitnehmende die Kosten für ihr Arbeitszimmer von der Steuer ab, können sie die Homeoffice-Pauschale nicht gleichzeitig nutzen.

Die Homeoffice-Pauschale

Unabhängig davon, ob ein separates Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung vorhanden ist oder nicht, hat der Gesetzgeber die sogenannte Homeoffice-Pauschale eingeführt. In der Steuererklärung können dadurch seit 2020 auch die damit verbundenen Zusatzkosten steuerlich geltend gemacht werden. Die Höhe der Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Tag. Seit 2023 können jährlich maximal 1.260 Euro steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden. Das entspricht rund 210 Tagen im Jahr. Steht jedoch dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, entfällt die Voraussetzung der überwiegenden Tätigkeit.

Die Homeoffice-Pauschale lohnt sich vor allem für Arbeitnehmende, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, aber kein steuerlich absetzbares Arbeitszimmer haben. Besonders vorteilhaft ist sie für diejenigen, die teilweise im Homeoffice tätig sind, da sie unabhängig von den strengen Anforderungen für das häusliche Arbeitszimmer genutzt werden kann. Steuerliche Vorteile ergeben sich auch für Freiberufler oder Personen ohne festen Arbeitsplatz beim Arbeitgeber.

Sorgfältige Dokumentation bringt steuerliche Vorteile

Entscheidend für die Kostenabrechnung im Homeoffice durch den Arbeitgeber ist eine sorgfältige Dokumentation. Arbeitnehmende sollten alle Belege, wie zum Beispiel Rechnungen für Arbeitsmittel, sorgfältig aufbewahren, um ihre Ansprüche nachweisen zu können.

Wichtig ist, dass diese Erstattungen steuerfrei bleiben, solange es sich um beruflich bedingte Aufwendungen handelt und die Zahlungen den tatsächlichen Kosten entsprechen. Für den Arbeitnehmende bedeutet dies, dass er die erstatteten Beträge nicht mehr in seiner Steuererklärung geltend machen kann, da sie bereits vom Arbeitgeber übernommen wurden. Eine klare Dokumentation und entsprechende Homeoffice-Richtlinien im Unternehmen sind daher entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Erstattung korrekt abgewickelt wird.

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