Was Automatisierung Unternehmen und Mitarbeitern bringt

Automatisierung hat ganz selbstverständlich in unserem Alltag Einzug gehalten. Beim Online-Shopping sehen wir passende Artikel, Sprachassistenten erinnern uns an Termine und wir können uns auf wichtigere Dinge konzentrieren. Mit der Automatisierung von wiederkehrenden Finanzprozessen ist das genauso –  es bleibt mehr Zeit für höherwertige Aufgaben.

Laut einer Umfrage der Economist Group aus dem Jahr 2021 sagen 89 % der befragten Führungskräfte, dass sie planen, fortschrittliche Technologien zu implementieren, um den manuellen Aufwand zu verringern. Das nährt die Sorge vieler Arbeitnehmer, Automatisierung könnte sich negativ auf ihre Arbeit auswirken. Doch dafür gibt es keine Anzeichen – im Gegenteil.

Welche Auswirkungen hat die Automatisierung von Finanzprozessen?

Das World Economic Forum geht davon aus, dass bis 2025 durch die Automatisierung weltweit 85 Millionen Arbeitsplätze in 15 Branchen wegfallen werden – während gleichzeitig 97 Millionen Arbeitsplätze geschaffen werden. Da die Automatisierung immer mehr Aufgaben der Informations- und Datenverarbeitung übernimmt, wird die Nachfrage nach menschlichen Fähigkeiten wie Kreativität, Flexibilität und analytischem Denken steigen.

Denn jetzt werden mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben frei, die dem Unternehmen echten Mehrwert bringen. So kann beispielsweise ein Leiter der Kreditorenbuchhaltung, der früher Stunden mit der manuellen Prüfung und dem Abgleich von Bestellungen verbracht hat, diese Zeit nun nutzen, um mit den Lieferanten günstigere Konditionen auszuhandeln.

Die Automatisierung mühsamer, weniger wertvoller Aufgaben trägt dazu bei, ein angenehmeres Arbeitsumfeld zu schaffen und engagierte Mitarbeiter zu binden. Und natürlich hilft sie auch, um Top-Bewerber für ein zukunftsorientiertes, mitarbeiterfreundliches Unternehmen zu gewinnen. Nachfolgend finden Sie vier weitere wichtige Vorteile, die zeigen, wie die Automatisierung Unternehmen und Mitarbeitern gleichermaßen zugute kommen kann:

1. Bessere Compliance: Mit der zunehmenden Digitalisierung der Welt wird es immer komplexer, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Eine Analyse von Deloitte aus dem Jahr 2021 ergab, dass sich weltweit täglich 220 Vorschriften ändern. Automatisierung hilft bei der Bewältigung dieser Komplexität, indem sie Probleme aufzeigt. So werden zum einen Geldstrafen vermieden, zum anderen entstehen Möglichkeiten zur Inanspruchnahme von Steuervergünstigungen und Rückerstattungen.
2. Größere Genauigkeit: Wenn Ihre Finanzmitarbeiter auf manuelle Prozesse angewiesen sind – wie in den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen – sind sie in der Regel mit der Bearbeitung zahlreicher E-Mails und dem Durchsuchen endloser Dokumente überfordert. Durch die Automatisierung Ihrer Prozesse wird ein einziges System geschaffen, mit dem Rechnungen von der Genehmigung bis zur Zahlung digital erfasst und weitergeleitet werden können – in praktisch jedem gewünschten Format. 
3. Kostenkontrolle und Ausgabenmanagement: Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Bei dem in Chicago ansässigen Unternehmen CareerBuilder sind 40% der Mitarbeiter im Vertrieb tätig, also oft unterwegs. Durch den Einsatz von Concur Travel und Concur Expense konnte das Unternehmen die Einhaltung von Richtlinien verbessern, erhebliche Einsparungen sowie eine bessere Kontrolle über die Ausgaben erzielen:
   • Einsparungen in Höhe von 420.000 US-Dollar dank der automatischen Bearbeitung von Berichten, elektronischen Belegen und vielem mehr.
   • Verbesserung der Compliance bei Online-Buchungen von 80 % auf 95 %.
   • Verringerung des Bedarfs an Verwaltungspersonal von etwas mehr als zwei auf eine Person. Die Stellen wurden jedoch nicht gestrichen. Stattdessen wurden die Mitarbeiter für Arbeiten eingesetzt, die einen höheren Mehrwert erbringen.
4. Ersparnis durch Wissen: Wenn Sie sich auf einen manuellen Prozess verlassen, haben Sie mit nicht erfassten, unorganisierten, veralteten Daten sowie inkonsistenten Erkenntnissen und Entscheidungen im Cash Management zu kämpfen. Durch die Automatisierung Ihrer Prozesse können Sie nahezu in Echtzeit auf Daten zugreifen, um Frühzahlerrabatte zu nutzen, pünktliche Zahlungen zu leisten und Ausgaben für bestimmte Kategorien zu kontrollieren. AMI-Partners hat das Potenzial für verschiedene Branchen untersucht. Demnach spart eine verbesserte Nachverfolgung Finanzunternehmen 28.000 US-Dollar und Einzelhandelsunternehmen 33.000 US-Dollar pro Jahr. Durch exakte Daten lassen sich bei Dienstleistungsunternehmen 39.000 US-Dollar jährlich einsparen. Und eine bessere Analyse bring laut AMI-Partners Tech-Firmen eine Ersparnis von 35.000 Dollar pro Jahr.

Worauf Sie bei einer automatisierten Lösung achten sollten

Die Automatisierung von Ausgaben- und Rechnungsprozessen kann Unternehmen bei der Bewältigung der digitalen Komplexität unterstützen. Führungskräfte aus Unternehmen aller Größen erkennen zunehmend, wie die Automatisierung helfen kann, sich auf Unvorhergesehenes vorzubereiten und genau zu erkennen, was in ihrem Unternehmen gut funktioniert – und was nicht.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten einer Automatisierungslösung für die Reisekostenabrechnung, oder testen Sie einfach die Demo von Concur Expense:

Reisekostenabrechnung mit Concur Expense

Reisekostenabrechnung mit der Reisekosten Software und der Reisekosten App von SAP Concur erstellen.

Video-Demo starten