Wechsel in die Cloud: So finden Sie den richtigen Anbieter

Es gibt viele gute Gründe, die für ein Reise- und Reisekostenmanagement in der Cloud sprechen: Sie erhalten einfach zu bedienende Tools, die Ihnen mehr Effizienz, bessere Transparenz und mehr Kontrolle über Ihre Kosten bieten. Berücksichtigt man dann noch, dass gerade im Geschäftsreisebereich viele Daten – Dank digitaler Buchungen – ohnehin elektronisch vorliegen, ist es kein Wunder, dass viele Unternehmen auf Cloud-Lösungen im T&E-Management setzen.

Schritt in die Cloud wagen

Doch auch wenn die Vorteile der Cloud oft bekannt sind, ist der Wechsel in die Cloud für Viele noch ein Schritt in eine unbekannte Welt. Das ist besonders dann der Fall, wenn die Verantwortlichen, die eine entsprechende Cloud-Lösung einführen möchten, keine IT-Spezialisten sind. Worauf sollten Sie also achten, wenn Sie den Schritt in die Cloud wagen? Und wie finden Sie den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen?

Wir haben für Sie Fragen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, die richtige Lösung für Ihr Reise- und Reisekostenmanagement zu finden.

Entspricht das Produkt Ihren spezifischen Bedürfnissen?

Beginnen wir mit der wichtigsten Frage: Bietet Ihnen die Lösung das, was Sie brauchen? Hier sind einige Punkte, auf die es ankommt:

• Ist das Produkt überall und jederzeit auf allen Endgeräten (Desktop, Tablet und Smartphone) verfügbar?
• Wie oft wird die Lösung aktualisiert und erweitert?
• Kann die Lösung in Ihre anderen IT-Systeme integriert werden?
• Wie schnell sehen Sie einen Return-on-Investment (ROI)? Wie sieht die Erfolgsbilanz des Anbieters beim ROI für seine Kunden aus?
• Ist das Produkt eigenständig oder bietet es auch ein Ökosystem aus anderen Lösungen und Anwendungen, die Ihrem Unternehmen zusätzlich helfen könnten?
• Ist das Produkt skalierbar, sodass es auch dann noch eine gute Lösung ist, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich weiterentwickelt?

Hat der Anbieter die Erfahrung und das Wissen, das Sie brauchen?

Es gibt drei Bereiche, die Sie hier berücksichtigen sollten:

• Erfahrung: Hat der Anbieter Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen Ihrer Größe oder Ihrer Branche?
• Wissen: Kennt sich der Anbieter mit finanziellen Vorschriften und Richtlinien aus?
• Verstehen: Versteht der Anbieter, wie sich diese Vorschriften auf Ihr Unternehmen auswirken?

Wie zuverlässig ist der Anbieter?

• Werden die Daten Ihrer Mitarbeiter sicher gespeichert und ist der Schutz personenbezogener Daten jederzeit gewährleistet?
• Ist auch der Datenaustausch zwischen den Systemen des Anbieters und Ihren eigenen Anwendungen gesichert – zum Beispiel zwischen Geschäftsreisemanagement- und ERP-System?
• Ist die Gefahr potenzieller Ausfallzeiten minimiert und sind aussagekräftige Service-Level vertraglich zugesichert?
• Ist der Anbieter in der Lage, seine Maßnahmen zur Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Ihrer Daten durch aussagekräftige Zertifizierungen nach internationalen Industriestandards von unabhängiger Seite bestätigen zu lassen?

Welche Unterstützung benötigen Sie?

Die besten T&E-Cloud-Lösungen sind intuitiv und einfach zu bedienen. Trotzdem ist es – vor allem in den ersten Tagen – wahrscheinlich, dass sie Unterstützung brauchen werden. Hier sind einige Punkte zu beachten:

• Welche Support-Level gibt es beim Anbieter und wie einfach ist der Zugang?
• Welche Schulungen oder Schulungsunterlagen bietet der Anbieter, damit Sie schnell und reibungslos starten können?

Ist die Zusammenarbeit langfristig angelegt?

Die richtige T&E-Lösung ist eine, mit der Sie auch langfristig arbeiten können. Fragen Sie daher Ihre möglichen Anbieter:

• Was sind die langfristigen strategischen Pläne des Anbieters?
• Welche Investitionen tätigt der Anbieter, um seine Lösungen weiterzuentwickeln und innovative Fortschritte zu erzielen?
• Ist der Anbieter ein langjähriger Partner seiner Kunden?

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