Wie Automatisierung nicht nur Finanzabteilungen entlasten kann

Finanzabteilungen wollen strategisch und zukunftsorientiert arbeiten. Doch manuelle Verwaltungsaufgaben bremsen sie oft aus. Daten eingeben und fehlende Unterlagen einholen – all das kostet Zeit, Energie und damit auch Geld. Wir zeigen Ihnen an neun Beispielen, wie Automatisierung Prozesse vereinfacht, verbessert und beschleunigt.

Anwendungsbeispiele von Concur Expense

Wenn eine ganze Abteilung ihren eigentlichen Aufgaben nicht so nachgehen kann wie gedacht, führt das zwangsläufig zur Frustration unter Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Zudem können durch die wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten Fehler entstehen, die sich durch Automatisierung tatsächlich vermeiden lassen. Concur Expense wurde entwickelt, damit Ihr Unternehmen ganz leicht Belege erfassen, Spesenabrechnungen bearbeiten und Ausgaben-Richtlinien durchsetzen kann. Und – Stichwort „strategisch“ – bessere Entscheidungen auf der Grundlage zeitnaher, präziser Daten treffen kann. Wie das konkret aussieht, sehen Sie an unseren neun Anwendungsbeispielen.

1. Belege und Spesenabrechnungen auf dem Smartphone verwalten: Nie wieder verlorene Quittungen, unvollständige Spesenabrechnungen und lange zeitliche Verzögerungen: Direkt in der Concur App lassen sich Belege automatisch auslesen und in eine Abrechnung eintragen. Ganz einfach von unterwegs und ohne Schreibfehler. So landen die Ausgaben schnell im System und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freuen sich über einen zeitnahem Ausgleich.
2. Eine einzige Schnittstelle für alle Ausgaben nutzen: Viele Systeme, viele Schulungen, viele Fragen, viele Fehlerquellen. Wie schön wäre es, mit einem einfachen, cloudbasierten intuitiv zu bedienenden Tool zu arbeiten, was alle Ansprüche an das Spesen-, Rechnungs- und sogar Reisemanagement erfüllt! Nicht möglich? Doch.
3. Automatische Datenfeeds von Kreditkarten, Reiseanbietern und Partnern erhalten: Mit Concur Expense werden die Kreditkartendaten des Unternehmens automatisch in die Spesenabrechnungen übernommen. Digitale Quittungen für Hotelrechnungen und mehr können einfach weitergeleitet werden, um automatisch eine Kostenabrechnung zu erstellen. Sogar Reisebuchungsbestätigungen für Flüge, Hotels und Transport landen im System und sorgen für einen frühen und perfekten Überblick.
4. Gereiste Kilometer automatisch erfassen: Concur Drive bietet eine automatische Entfernungserfassung über eine mobile App. Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre geschäftlichen Kilometerstände ganz einfach verfolgen und erfassen – und das Finanzteam kann sich auf die Richtigkeit der Zahlen verlassen.
5. Ausgaben von unterwegs aus freigeben: Mit Concur Expense können Verantwortliche Ausgaben auf ihrem Smartphone überprüfen und genehmigen, egal wo sie sich gerade befinden. Keine unnötigen Verzögerungen mehr. Ihr Unternehmen nimmt Fahrt auf und Ihr Finanzteam hat mehr Kontrolle über Zahlungstermine und Cashflow.
6. T&E-Richtlinien automatisch integrieren: Nicht selten sind Reise- und Spesenrichtlinien irgendwo im Intranet des Unternehmens abgelegt, wo sie nur schwer zugänglich sind. Automatisierung bedeutet, dass die Richtlinien präsent bleiben. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn eine Ausgabe gegen die Richtlinien verstößt oder weitere Unterlagen erforderlich sind. Das bringt mehr Sicherheit und Produktivität für alle.
7. Ausgaben von Experten prüfen lassen: Mit dem Audit-Service steht Ihnen ein globales Team von Prüfern und intelligenter Technologie zur Verfügung, mit dem Ihr Unternehmen die Compliance verbessern, potenziellen Betrug erkennen und die Arbeitsbelastung für Ihr Team minimieren kann.
8. Steuererstattungen abrufen: Die Rückforderung von Geldern, die Ihrem Unternehmen zustehen, muss keine Belastung für Ihr Team sein. Durch Ihre Reise- und Spesenabrechnung mit SAP Concur-Lösungen kann Ihnen unser Netzwerk von Steuerpartnern dabei helfen, dass Steuererstattungen schnell auf Ihrem Konto landen.
9. Auf über 100 hilfreiche Apps zugreifen: SAP-Concur-Lösungen sind mit vielen Anwendungen renommierter Anbieter vernetzt. Ob Fluglinie, Sicherheitswarnung, Mietwagen, Hotels oder Visa – durch eine Verknüpfung holen Sie mehr aus Ihren bevorzugten Apps und Services heraus.

Sie sehen, Concur Expense bietet vielfältige Möglichkeiten, Zeit zu sparen, Prozesse zu verschlanken, Fehler zu verhindern und am Ende auch für mehr Sicherheit und Kontrolle zu sorgen. Und das beste: Ihre Abteilung hat endlich wieder Zeit, sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen.

Schnelle Reisekostenabrechnung mit Concur Expense

In der Video-Demo sehen Sie, wie das automatisierte System Ihnen dabei hilft, sich vom händischen Ausfüllen etlicher Reisekostenformulare und dem lästigen Sortieren von Belegen zu verabschieden.

Zur Video-Demo