Wie Belegscanner die finanzielle Effizienz steigern

In der schnelllebigen Welt des modernen Geschäftslebens ist die digitale Transformation eine wesentliche Voraussetzung für nachhaltigen Erfolg. Die Umstellung auf papierlose Prozesse und die Automatisierung rationalisieren nicht nur die Abläufe, sondern minimieren auch Fehler. Die Vorteile liegen auf der Hand. Der Belegscanner ist ein entscheidendes Tool bei dieser Transformation, insbesondere für die Verwaltung von Geschäftsausgaben.

Belegscanner sind ein starker Treiber von Automatisierung und Effizienz. Sie verbessern die Kostenabrechnung und andere Finanzprozesse spürbar. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, wenn Sie eine Belegscanner-Lösung für Ihr Unternehmen nutzen möchten.

Was sind Belegscanner?

Ein Quittungsscanner ist ein vielseitiges technologisches Hilfsmittel (in Form von Hardware oder Software), mit dem Papierquittungen durch Bilderfassung oder Scannen in digitale Dokumente umgewandelt werden können. Die Kamera eines Smartphones oder Tablets nutzt beispielsweise eine mobile Software zum Scannen von Belegen und damit zur nahtlosen Erfassung von Quittungen oder Rechnungen.

Was sind die Vorteile von Belegscannern?

Beleg- oder Rechnungsscanner bieten eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen, Finanzteams und Mitarbeitende gleichermaßen. Es beginnt bei Kosteneinsparungen und verbesserter Effizienz, was den Gewinn eines Unternehmens steigern kann und geht bis hin zu Bequemlichkeit und Zeitersparnis – beides wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus.

Verbesserte Datengenauigkeit

Belegscanner erleichtern eine umfassende und genaue Buchführung und Spesenabrechnung. Denn sie ermöglichen den Mitarbeitenden, Quittungen schnell zu scannen und so das Risiko durch Verlust oder Beschädigung der typischen „Zettelwirtschaft“ deutlich zu verringern.

Quittungsscanner, die mit OCR-Funktionen (Optical Character Recognition) ausgestattet sind, reduzieren die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe weiter und minimieren Fehler, die durch Tippfehler oder Fehler bei der Übertragung entstehen.

Höhere Effizienz und Produktivität

Digitale Belegprozesse sind manuellen Methoden in puncto Effizienz überlegen. Sie ermöglichen das nahtlose und ortsunabhängige Einreichen von Belegen und beschleunigen die Genehmigungsprozesse durch cloudbasierte Workflows und Automatisierung.

Die Verarbeitung einer Spesenabrechnung über ein cloudbasiertes System hat zahlreiche Produktionsvorteile gegenüber der Arbeit mit Papier. Ein Beispiel: Die Mitarbeitenden können Belege unterwegs scannen und einreichen. Das Erfassen von Belegen fügt sich damit nahtlos in den mobilen, flexiblen Workflow mit dem Smartphone ein. Sie müssen nicht warten, bis sie im Büro sind, auch das Versenden von Quittungen in Papierform entfällt.

Genehmigungsprozesse laufen in cloudbasierten Workflows ab, d. h. mehrere Personen können Belege oder Anträge auf Kostenerstattung gleichzeitig bearbeiten und genehmigen. Das beschleunigt die Buchhaltungsprozesse erheblich. Digitale Workflows können dabei KI und Automatisierung nutzen, um die Produktivität zu steigern. So können Sie beispielsweise eine Lösung programmieren, die die Genehmigung von Spesenabrechnungen automatisiert. Die Software erkennt, dass für jede Ausgabe ein Beleg hochgeladen wurde und leitet automatisch die nachfolgenden Schritte ein.

Integration mit Finanzsystemen

Belegscanner, die sich in andere Finanzmanagement-Lösungen wie die SAP Concur mobile App integrieren lassen, bieten zusätzliche Vorteile, da hier ein umfassendes Reise- und Spesenmanagement auch konsequent mobil umgesetzt wird. Besonders vorteilhaft ist ein Quittungsscanner, der zusätzliche Funktionen für die Automatisierung des Spesenmanagements bietet oder durch die Automatisierung von Rechnungen andere Finanzprozesse unterstützt.

Die SAP Concur mobile App beispielsweise ermöglicht nicht nur das Scannen und Nachverfolgen von Belegen, sondern auch die Erstellung von Reisekostenabrechnungen, das Nachverfolgen von Kilometern und die nahtlose Integration mit anderen Lösungen. So entsteht eine konsequente und einheitliche mobile Lösung für ein umfassendes Reise- und Spesenmanagement.

Mehr Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Das Scannen von Belegen erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit der Spesenabrechnung und den Rückerstattungsprozessen, denn die üblichen Unannehmlichkeiten, die mit der Verwaltung physischer Quittungen verbunden sind, entfallen. Bei herkömmlichen Papierverfahren müssen die Mitarbeitenden die Belege so lange aufbewahren, bis sie eine Spesenabrechnung einreichen können, was vor allem bei Geschäftsreisen lästig sein kann. Mit mobilen Belegscannern bzw. mobiler Software zum Scannen von Quittungen können Mitarbeitende ihre Belege sofort erfassen und müssen sich nicht um die physische Aufbewahrung von Quittungen während der Reise kümmern. Ein großer Vorteil – allzu oft gehen Belege unterwegs verloren oder werden unleserlich (Stichwort: Thermopapier).

Verbesserte Compliance und Prüfung

Belegscanner verbessern die Compliance- und Prüfungsmöglichkeiten, indem sie entstehende Kosten nachvollziehbarer machen, die Sicherheit von Quittungen gewährleisten und die Organisation von Dokumenten erleichtern. Ein Belegscanner, mit dem Mitarbeitende Originalbelege scannen und digitale Kopien einreichen können, verbessert die Einhaltung von Vorschriften und die Prüfungsmöglichkeiten in vielerlei Hinsicht.

• Es erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass jede Ausgabe durch einen Beleg belegt ist.
• Die langfristige Aufbewahrung von Quittungen ist automatisch gewährleistet und die Lesbarkeit bleibt erhalten.
• Die Belegsammlung ist nach Datum geordnet, was das Auffinden eines für eine Prüfung benötigten Belegs erleichtert.

Nachhaltigere Prozesse

Belegscanner tragen zur Nachhaltigkeit bei, indem sie den Papierverbrauch reduzieren und die Grundlage für eine effektive papierlose Quittungsbearbeitung schaffen. Natürlich ist der Ursprung meist ein Papierbeleg, aber durch die digitale Belegerfassung ist der Weg für nachhaltigere Prozesse geebnet. Da sie die elektronische Erstattung von Ausgaben erleichtern, reduzieren Quittungsscanner den Papierverbrauch in Unternehmen und bilden so die Grundlage für den effektiven Umgang mit papierlosen Quittungen.

Worauf Sie bei einem Belegscanner achten sollten

Bei der Auswahl des richtigen Belegscanners für Ihr Unternehmen sollten Sie Folgendes beachten:

• Hardware oder Software. Möchten Sie eine separate Hardware, z. B. einen Scanner, durch den Sie die Belege physisch hindurchführen, oder eine Software, mit der Sie verschiedene Geräte ausstatten können? Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben wollen, Quittungen unterwegs zu erfassen, ist eine Software zum Scannen von Belegen die bessere Wahl.
• Auflösung. Informieren Sie sich über die mögliche Leistung des Scanners. Welche Auflösung und welches Format haben die Belegbilder? Unterstützen sie Ihre nachgelagerten Finanzprozesse?
• Portabilität. Wie tragbar muss Ihre Lösung sein? Einige Scanner sind Desktop-Geräte, die für den Einsatz am Computer gedacht sind, während mobile Software zum Belege scannen überall dort benutzt werden kann, wo auch ein Smartphone eingesetzt wird.
• Integration. Bietet die Lösung geeignete Integrationsmöglichkeiten mit Ihren bestehenden Finanzlösungen und Ihrer Software zur Kostenerfassung?

Mobiles Scannen von Belegen

Die Technologie zum Belege scannen per Smartphone wird von vielen Unternehmen aufgrund ihrer Mobilität und Benutzerfreundlichkeit bevorzugt. Sie bietet einen strategischen Ansatz zur Steigerung der finanziellen Effizienz, zur Minimierung von Fehlern und zur Einführung nachhaltiger, papierloser Prozesse.

Erfahren Sie, wie SAP-Concur-Lösungen das mobile Einscannen von Belegen unterstützen, Ihre Prozesse im Bereich der Reisekostenabrechnung verbessern und die finanzielle Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern.