Wie geht die Buchhaltung mit der Abrechnung von Reisekosten um?

In Unternehmen kennt sich die Buchhaltung bestens mit Reisekostenabrechnungen aus. Chief Financial Officer (CFO) und das Team gehen dabei nach strikten Vorgaben vor und setzen zunehmend auf automatisierte Tools. Beides reduziert die Fehlerquote und vereinfacht die Abrechnung inklusive des bürokratischen Aufwands.

Insbesondere beim Verpflegungsmehraufwand gehen Mitarbeiter meist in Vorleistung. Der Arbeitgeber erstattet diese anschließend, in der Regel lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Reisekosten gelten als Betriebsausgaben und mindern damit den zu versteuernden Gewinn. Dem Finanzamt steht eine Betriebsprüfung zu, um die Angaben auf Richtigkeit zu überprüfen. Deshalb ist eine penible Einhaltung des Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesses dringend notwendig, um hohe Ausgleichszahlungen zu vermeiden.

Prüfung von Reisekostenabrechnungen in der Buchhaltung

Gehen Reisekostenabrechnungen in der Buchhaltung ein, obliegt dieser zunächst einmal die Prüfung. In der Abrechnung aufgeführte Kosten werden mit den auf Belegen ausgewiesenen abgeglichen sowie die Einhaltung von Reisekostenrichtlinien überprüft. So stellt die Buchhaltung sicher, dass die Angaben auf den Aufwandskonten und beim Finanzamt auch einer kritischen Überprüfung standhalten.

Unterstützen intelligente Tools die Buchhaltung, wird die Transparenz erhöht und die Fachabteilung deutlich entlastet. Mehr noch: Das Ausgabenmanagement wird intelligent und vereinfacht komplexe Geschäftsprozesse. 

Erfassung von Reisekosten in der Buchhaltung

Von Mitarbeitern eingereichte Reisekosten werden in der Buchhaltung auf Aufwandskonten erfasst. Die Struktur orientiert sich dabei auch daran, wie die Kosten beim Finanzamt geltend gemacht werden müssen. Hier ist eine Sammelbuchung sämtlicher mit einer Geschäftsreise verbundenen Kosten nicht zulässig. Diese müssen folgendermaßen aufgeteilt werden:

• Übernachtungs- und Reisenebenkosten: Zu letzteren zählen beispielsweise Maut- und Parkgebühren, Kosten für die Aufbewahrung von Gepäck oder auch Telefonkosten.
• Verpflegungsmehraufwand: Dieser kann beim Finanzamt jedoch nur nach den gesetzlich geltenden Pauschalbeträgen geltend gemacht werden, unabhängig davon, ob das Unternehmen höhere Beträge rückerstattet.
• Fahrtkosten mit Geschäftswagen, Privat-Pkw oder anderen Transportmitteln: hier mehr zur Abrechnung von Fahrtkosten.

Auf den Aufwandskonten wird der Betrag grundsätzlich ohne Mehrwertsteuer erfasst. Diese können Unternehmen mit dem sogenannten Vorsteuerabzug zurückfordern. Dieser liegt in Deutschland bei einem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent oder bei einem Regelsteuersatz von 19 Prozent.

Sonderfälle bei Sozialbeiträgen

Ob pauschal oder real – die Grundregel ist einfach: mit Geschäftsreisen verbundene Kosten unterliegen weder der Sozialversicherung noch der Einkommenssteuer. In den folgenden Fällen gibt es jedoch Ausnahmen:

• Pauschalbeträge, die über den gesetzlich festgelegten liegen (Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale). Diese gelten dann als Arbeitslohn und sind auch als solcher zu versteuern.
• Private Anschaffungen oder Ausgaben auf Geschäftsreisen.
• Alle Ausgaben, die von den Steuerbehörden überprüft und für betrügerisch erklärt wurden.

Rückerstattung auf der Gehaltsabrechnung

Bei vielen Unternehmen wird die Kostenerstattung gesondert auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgewiesen. Sie erscheint unten auf der Monatsabrechnung als Nettobetrag, wenn sie nicht sozialversicherungspflichtig ist. Andernfalls wird die Summe als Bruttobetrag aufgeführt. Eine weitere Option sind von der Gehaltsabrechnung unabhängige Rückerstattungssysteme, bei denen alle Einzelheiten für den Mitarbeiter aufgeschlüsselt werden.

In Finanzabteilungen werden Reisekosten zunehmend mit der Hilfe spezialisierter Tools verwaltet. Egal, welches System für die Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung verwendet wird, lassen sich die meisten Programme für die Reisekostenabrechnung nahtlos in eine bestehende Infrastruktur integrieren. Diese Integration erleichtert die Arbeit der Buchhaltung und kann für den CFO und sein Team von strategischer Bedeutung sein.

Die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen ist nur ein Teil der Arbeit von Finanzabteilungen. Was zählt, ist die strategische Dimension. Diese ermöglicht, relevante Daten in einem einzigen Tool auf einem Dashboard mit Zugang zu nützlichen Berichten zu aggregieren. Das führt zu mehr Transparenz bei den Ausgaben und zur Optimierung des Cashflows. So werden Ineffizienzen und hohe Kostenblöcke identifiziert und das Unternehmenswachstum wird unterstützt. Durch die Geschwindigkeit, in der sich das Finanzgeschäft verändert, bleibt jedoch immer weniger Zeit, sich neben dem Tagesgeschäft um wichtige strategische Aspekte zu kümmern.

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