Wie KUKA die Abrechnung von Reisekosten vereinfacht

Das Maschinenbauunternehmen KUKA ist einer der führenden Anbieter von Automatisierungslösungen und auf der ganzen Welt vertreten. Der Hauptsitz von KUKA ist in Deutschland – hier entstehen die Ideen für viele zukunftsweisende Produkte im Bereich Industrie 4.0. Das Leben und die Arbeit einfacher machen ist damit ein Grundprinzip des Unternehmens. Das sollte auch für den eigenen Alltag gelten: Mit SAP-Concur-Lösungen hat KUKA die richtige Antwort auf interne Herausforderungen gefunden.

Das Unternehmen verfolgt grundsätzlich eine Cloud-First-Strategie und ist deshalb immer auf der Suche nach SaaS-Lösungen, die seinen Mitarbeitenden eine einfache und angenehme Nutzung bieten. Bereits seit 2011 hatte KUKA in den USA SAP-Concur-Lösungen erfolgreich im Einsatz, in Deutschland bot sich eine umfassende T&E-Software erst recht an, schließlich sind hier oft unterschiedliche Steuersätze zu berücksichtigen, die Abrechnungen verlangsamen können. Alle, die noch auf herkömmliche Weise einzelne Positionen aufschlüsseln wissen, wie zeitaufwendig und frustrierend das sein kann. Das KUKA-Team (mit Mitarbeitenden u.a. aus den Bereichen Finanzen, IT, Personal und Reisen) arbeitete deshalb 2016 gemeinsam an der Entwicklung eines einfachen Prozesses, der in SAP ERP integriert sein sollte.

Weniger Fehler und weniger abgelehnte Spesenabrechnungen

Das Ergebnis hat die Verantwortlichen überzeugt:

• Vereinheitlichung der weltweiten Reiserichtlinien
• Reibungslosere Abrechnungsprozesse
• Weniger Fehler und Nachfragen bei Reisekostenabrechnungen
• Reduktion der IT-Supportkosten
• Sieben Mal (!) mehr Schnelligkeit beim Einreichen, Genehmigen und Erstatten von Reisekosten

Damit hat sich für KUKA die Vereinheitlichung mit SAP-Concur-Lösungen bis heute sehr gelohnt. Und das Schönste: Durch die Zeitersparnis und die positive Nutzererfahrung profitieren am Ende gleich beide Seiten – das Unternehmen selbst und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.