Wie Unternehmen Mehrwertsteuer zurückfordern

In Deutschland liegt die Mehrwertsteuer bei 19 %, in der Schweiz werden 7,7 % berechnet, in Schweden 25 % und Ungarn hat mit 27 % den höchsten Mehrwertsteuersatz in Europa. Die Mehrwertsteuer ist weltweit in mehr als 40 Ländern erstattungsfähig, Steuersätze, Fristen, Prozesse und Richtlinien variieren jedoch stark. Zudem haben allein im Krisenjahr 2020 24 Länder eine vorübergehende Änderung ihrer Mehrwertsteuer umgesetzt. Angesichts dieses regulatorischen Sumpfs ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen das Potenzial von weltweit 63 Milliarden Euro erstattungsfähiger Mehrwertsteuer nicht ausschöpfen. Integrierte, digitale Prozesse sind hier die Lösung, um für das eigene Unternehmen mehr rauszuholen und dabei richtlinienkonform vorzugehen.

Mehrwertsteuer für Unternehmen

Die Mehrwertsteuer ist eine Abgabe, die auf Waren und Dienstleistungen entlang der gesamten Lieferkette erhoben wird. Das gilt auch für Mitarbeiterausgaben, die auf Geschäftsreise entstehen. Reisen Sie oder Ihre Geschäftsreisenden also in ein Land, das Mehrwertsteuern erhebt, zahlen Sie eine entsprechende Abgabe auf Reisekosten wie Hotels, Taxifahrten, Zugfahrten und Verpflegung.

Die gute Nachricht: Die im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer kann zurückgefordert werden. Das ist angesichts der Tatsache, dass für viele Unternehmen das Geschäftsreisemanagement – nach den Personalkosten – die zweitgrößte Kostenstelle ist, besonders attraktiv. Eine aktuelle SAP-Concur-Studie zeigt, dass Unternehmen in Europa aus bis zu zehn Ländern die Mehrwertsteuer zurückfordern könnten. Dennoch werden 54 % der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer weltweit nicht zurückgefordert. Unzählige Unternehmen lassen Millionenbeträge im Ausland zurück. Gerade die Mehrwertsteuer, die auf Mitarbeiterausgaben anfällt, wird häufig vergessen.

Der Grund: Der Rückforderungsprozess kann schwierig, fehleranfällig und zeitaufwändig sein.

Was macht den Prozess so kompliziert?

In einer Welt mit verschiedenen Richtlinien, Währungen und Steuersätzen ist das Steuerrecht gelinde gesagt komplex. Wechselnde Vorschriften, verschobene Mehrwertsteuerfristen und das Arbeiten im Homeoffice haben die ohnehin komplexe Steuerlandschaft weiter verkompliziert. Angesichts dieser Situation ist es für Finanzverantwortliche unmöglich, auf dem Laufenden zu bleiben. 24 % geben an, dass sie nicht wissen, wie sie die Mehrwertsteuer zurückfordern.

Zudem verfügen viele Unternehmen nicht über ausreichend Ressourcen, um sich mit zeitaufwendigen Aufgaben wie Datenerfassung, manueller Datenübertragungen oder Währungsberechnungen zu beschäftigen. Auch die Sprachbarrieren sind beachtlich: So setzen die verschiedenen Länder in der Regel voraus, dass Erstattungsdokumente in der Landessprache ausgefüllt werden.

Umso verwunderlicher ist es, dass die fehleranfälligen Prozesse zur Verwaltung der Mehrwertsteuerrückforderung häufig manuell umgesetzt werden. Denn die Einhaltung der Compliance ist hier das A und O.

Mehrwertsteuer rechtskonform zurückfordern

Compliance bezieht sich auf die Einhaltung von Rechtsvorschriften durch Unternehmen. In diesem Fall bedeutet das: Wenn Unternehmen die Mehrwertsteuer zurückfordern wollen, müssen sie sich an länderspezifische Richtlinien halten, über alle erforderlichen Belege verfügen und die Mehrwertsteuer korrekt ausweisen. Eine aktuelle SAP-Concur-Studie zeigt: 42 % der von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingereichten Belege sind fehlerhaft oder unvollständig. In vielen Unternehmen werden diese Belege manuell bearbeitet und geprüft – eine Mammutaufgabe für die Finanzteams.

Das Risiko ist groß, Fehler zu machen und bei einer behördlichen Prüfung empfindliche Strafen zahlen zu müssen. Denn die Steuerbehörden haben ihre Prüfprozesse längst digitalisiert und fragen immer mehr Daten rund um die Transaktionsprozesse ab. Falsche, unvollständige oder unbegründete Rückforderungen sind da schnell gefunden. So ist es wenig verwunderlich, dass 39 % der befragten Unternehmen künftig noch häufigere Kontrollen und höhere Bußgeldzahlungen bei Compliance-Verstößen erwarten.

KI-basierte Lösung für die Mehrwertsteuerrückerstattung

Klar muss sein: Mit der Einführung eines digitalen Tools ist es nicht getan. So geben in oben genannter Studie 44 % der deutschen Unternehmen an, ihre digitalen Lösungen bisher nicht optimal zu nutzen. Es bedarf eines integrierten End-to-End-Prozesses, um die Compliance sicherzustellen und den Druck von alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu nehmen.

So können in Concur Expense direkt Reisekostenrichtlinien hinterlegt werden, um Verstöße schon im Einreichungs- und Genehmigungsprozess von Ausgaben aufzudecken. Unterwegs und im Homeoffice digitalisieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Papierbelege über die mobile App. Das vereinfacht den Abrechnungsprozess enorm. Dass derzeit die Hälfte der europäischen Unternehmen noch immer mit Papierbelegen arbeitet, widerspricht der weit verbreiteten dezentralen Zusammenarbeit und zeigt, dass es noch Aufholbedarf gibt.

Die Verknüpfung des digitalen Reisekostenmanagements und der Mehrwertsteuerrückerstattung übernimmt der SAP-Concur-Partner Blue dot. Die Anwendung prüft mit Hilfe künstlicher Intelligenz (KI) sämtliche Informationen auf den Spesenabrechnungen und Belegbildern. Dazu rekonstruiert die KI die gesamte Reise und gleicht die Belege mit internationalen Steuervorschriften ab. Ist ein Beleg fehlerhaft oder unvollständig – wurden zum Beispiel Datum, Währung oder Firmenanschrift vergessen – korrigiert und ergänzt die Lösung die Informationen automatisch. Von Kleinstrechnungen bis zu großen Posten lässt sich so das maximale Rückerstattungspotenzial ausschöpfen, während die Compliance sichergestellt ist.

Transparenz für die Steuerprüfung schaffen

Der oben beschriebene Prozess ist auf Dashboards übersichtlich aufbereitet. Das schafft erstens Transparenz, zweitens sind Unternehmen stets auf behördliche Prüfungen vorbereitet und drittens werden mögliche Schwachstellen und häufige Fehler frühzeitig aufgedeckt, die dann zum Beispiel in Richtlinien hinterlegt werden können.

Die Anwendung Concur Tax Assurance by Blue dot ist in den bestehenden SAP-Concur-Vertrag integriert, sodass keine zusätzlichen Lieferantenverträge erforderlich sind. Das SAP-Concur-Supportteam unterstützt bei den ersten Schritten.

Mehr über die rechtskonforme Mehrwertsteuerrückerstattung mithilfe KI-gestützter Lösungen erfahren Sie in unserem Whitepaper Maximale Compliance und Mehrwertsteuerrückerstattung.

Mikrokosmos Mehrwertsteuer – Ein Leitfaden

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie unter Einhaltung der Steuervorschriften das Thema der Mehrwertsteuerrückerstattung richtig angehen und endlich auch Ihr Geld von der Geschäftsreise zurückholen.

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