Wie Unternehmen Reisekosten abrechnen: Formen der Rückerstattung

Unternehmen können ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit entstandene Kosten erstatten. Dafür müssen die Ausgaben mit den gesetzlichen Vorgaben und den Reisekostenrichtlinien des Unternehmens übereinstimmen und vom Unternehmen genehmigt werden. Ein rechtsverbindlicher Anspruch auf Reisekostenrückerstattung besteht für Arbeitnehmerinnen und Arbeiternehmer in Deutschland allerdings nicht. Dies ist daher idealerweise im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt. Damit eine Reisekostenrückerstattung jedoch richtlinienkonform ist, muss sie bestimmte Formalia erfüllen. In Unternehmen, in denen Geschäftsreisen an der Tagesordnung sind, erfolgt die Erstattung häufig über die Gehaltsabrechnung.

Erstattung von Geschäftsreisekosten: Tatsächliche Kosten & Pauschalen

Bei der Erstattung von Reisekosten hat der Arbeitgeber zwei Möglichkeiten:

1. Erstattung der tatsächlichen Reisekosten: In diesem Fall werden die angefallenen Kosten vollständig zurückgezahlt, unabhängig von der Art der Ausgaben (Unterkunft, Transport, Verpflegungskosten usw.). Diese müssen Arbeiternehmerinnen und Arbeiternehmerdurch entsprechende Belege nachweisen.
2. Reisekostenerstattung über Pauschalen: Mitarbeitenden wird ein Pauschalbetrag zur Deckung der Reisekosten zurückgezahlt. Dass die tatsächlichen Ausgaben diesen Betrag gegebenenfalls übersteigen können, ändert nichts an dessen Höhe. Für den Weg zur Arbeit sind in Deutschland zum Beispiel Beträge von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer üblich. Ab 2024 gilt ab dem 21. Kilometer eine höhere Pauschale von 38 Cent. Pro Übernachtung sind überdies 20 Euro Übernachtungspauschale üblich. Als Verpflegungsmehraufwand werden 30 Euro für einen ganzen Tag und 15 Euro für den An- und Abreisetag oder eine Geschäftsreise ohne Übernachtung gezahlt.

Reisekostenrückerstattung – steuerfrei?

Im Gegensatz zu den auf der Gehaltsabrechnung angegebenen Gehältern und sonstigen Bonuszahlungen sind die Vergütungen aus der Reisekostenabrechnung − ob tatsächlich oder pauschal − gemäß § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) in der Regel steuerfrei. Dafür müssen allerdings mehrere Bedingungen erfüllt sein:

• Die Ausgaben müssen im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit stehen: Es ist nicht möglich, dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin persönliche Ausgaben zu erstatten, auch nicht mit Zustimmung des Arbeitgebers. Die als Reisekostenrückerstattung gezahlten Vergütungen für Verpflegung sind nur insoweit steuerfrei, als sie die Pauschbeträge nach § 9 Absatz 4a nicht übersteigen.
• Die Ausgaben müssen angemessen, gerechtfertigt und tatsächlich angefallen sein: Alle Reisekosten müssen sich in einem Gesamtrahmen bewegen, der durch die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens definiert ist. Andernfalls können außergewöhnliche Ausgaben wie ein Gourmetessen oder eine Übernachtung in einem Luxushotel als unbegründet angesehen werden.
• Letztlich muss jede Ausgabe durch einen Beleg nachgewiesen werden, der den Vorschriften entspricht.

Reisekostenabrechnungen in die Gehaltsabrechnung integrieren

Erhalten Mitarbeitende Vergütungen für verauslagte Reisekosten, werden diese auf der monatlichen Gehaltsabrechnung angegeben. Diese beinhaltet auch eine genaue Aufschlüsselung der Einkünfte. Zum einen ist die übliche oder außerordentliche Vergütung der Mitarbeitenden sozialversicherungspflichtig und wird nach Verrechnung der Abzüge als Brutto- oder Nettobetrag ausgewiesen. Zum anderen werden die als Reisekostenrückerstattung enthaltenen Beträge am Ende der Gehaltsabrechnung unter Vergütung ausgewiesen. Diese Kategorie unterscheidet sich deutlich von der ersten, um die eingezogenen Beträge zu klären, insbesondere im Falle einer Steuerprüfung.

Digitalisierung der Reisekostenabrechnung

Automatisierte End-to-end-Lösungen von SAP Concur können die Arbeit der Buchhaltung und der Personalabteilung erheblich erleichtern. Sobald eine Reisekostenabrechnung eingereicht, geprüft und freigegeben wurde, tauschen die Programme die Informationen aus und integrieren sie automatisch in die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Eine All-in-One-Lösung, die das Risiko von Fehlern, Duplikaten und Auslassungen erheblich reduziert und Manipulationen verhindert.

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Durch die übersichtliche Integration der Reisekostenabrechnungen in die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Erstattungen optimal abgebildet und belegt werden. Die Unterscheidung zwischen Gehalt und Reisekostenerstattung bietet eine bessere Transparenz und erleichtert den Mitarbeitenden die Verwaltung ihrer persönlichen Konten. Einige Tools sind bereits in der Lage, darüber zu informieren, ob Ausgaben bereits erstattet wurden oder zeitnah rückvergütet werden. Diese Funktion ermöglicht eine transparente und unmittelbare Übermittlung der Informationen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die damit nicht mehr auf ihre Gehaltsabrechnung warten müssen.